My Psico Agenda
Domingo, once de la noche. Abres Google Calendar en el móvil para ver cómo viene la semana: el dentista del martes, la cena del viernes y, entre medias, catorce sesiones apuntadas a mano. Una paciente te escribió el jueves por WhatsApp para cambiar su hora y no estás segura de haber movido el evento. Otro paciente debe dos sesiones, pero eso no está en el calendario, está en una libreta. Y mañana a primera hora tendrás que escribir a cuatro personas para recordarles que vienen.
Google Calendar es un buen calendario, y por eso tantas consultas empiezan con él. Esta guía explica qué hace bien Google Calendar para psicólogos, qué no puede hacer por una consulta y qué conviene mirar con los datos de tus pacientes. También cuenta cómo seguir usándolo sin que tu trabajo dependa de él, con una agenda para psicólogos con Google Calendar sincronizado: la consulta vive en la agenda y tu calendario de siempre la refleja. Te contamos cómo lo hace My Psico Agenda, con los nombres que verás en pantalla, y lo que la sincronización no hace.
Por qué tantos psicólogos llevan la consulta en Google Calendar
Cuando abres consulta, Google Calendar ya está en tu móvil. No cuesta nada, se ve igual en el ordenador y en el teléfono, te avisa antes de cada evento y te deja pintar cada cosa de un color. Si además trabajas en dos sitios, la vista de semana te enseña de un vistazo cuándo vas a uno y cuándo al otro. Con diez pacientes a la semana, funciona.
El problema aparece con el volumen. A partir de veinte o treinta sesiones semanales, el calendario se convierte en una lista de nombres y lo importante pasa a estar en otros sitios: los recordatorios en WhatsApp, las notas en un cuaderno, los cobros en un Excel y los consentimientos en una carpeta. Ninguno de esos sitios sabe nada de los demás. Si te reconoces ahí, tenemos una guía para organizar la agenda del psicólogo que te puede servir aunque no cambies de herramienta.
Lo que Google Calendar no hace por una consulta de psicología
Usar Google Calendar como agenda de psicólogo tiene cuatro huecos que no se arreglan con más colores ni con más calendarios.
No avisa a tus pacientes
Las notificaciones de Google Calendar te avisan a ti. Para que el paciente reciba algo tendrías que invitarle al evento con su correo, y entonces ve tu dirección y el resto de invitados si te equivocas al crearlo. Además, mucha gente no abre el correo; el WhatsApp, en cambio, sí lo lee. Al final acabas escribiendo a mano la víspera, y el día que no lo haces es el día que alguien no viene. Tenemos datos y consejos sobre eso en la guía para reducir las ausencias en consulta.
No sabe quién es cada paciente
Para Google, «Lucía G. 18:00» es un texto. No sabe cuántas sesiones lleva, si ha firmado el consentimiento, si viene con un bono o qué hablasteis la semana pasada. Cuando quieres saber cuándo vino por última vez, tienes que buscar su nombre en el calendario y contar eventos hacia atrás.
No cobra ni factura
Un evento no tiene precio ni estado de pago, y menos aún una factura con su número correlativo, la exención de IVA de la asistencia sanitaria y el registro de VeriFactu. Todo eso lo llevas aparte, y cada vez que alguien cambia una sesión de día hay que tocarlo en dos sitios.
No distingue una anulación de una ausencia
Si un paciente anula, lo normal es borrar el evento. El hueco queda libre, pero pierdes el rastro: a final de mes no sabes cuántas sesiones se anularon, quién avisó con tiempo y quién no vino. Esa información es la que necesitas para aplicar tu política de cancelaciones con criterio.
Los datos de tus pacientes en un calendario personal
Un evento que dice «Lucía García, 18:00» en el calendario de una psicóloga revela que Lucía va a terapia. Eso es un dato de salud y el RGPD lo trata como una categoría especial. La guía de la AEPD para profesionales del sector sanitario explica qué cuenta como dato de salud y qué obligaciones tienes. No hace falta dejar Google Calendar por ello, pero sí revisar tres cosas:
- Con quién compartes el calendario. Si tu pareja o tu familia ve tu calendario personal, ve también los nombres de tus pacientes. En la ayuda de Google tienes cómo compartir tu calendario y con qué nivel de detalle; puedes dejar que vean solo si estás libre u ocupada.
- Qué sale en la pantalla bloqueada. Las notificaciones del móvil enseñan el título del evento a quien tenga el teléfono delante. Puedes ocultar el contenido de las notificaciones en los ajustes del sistema.
- Cómo proteges la cuenta. Si alguien entra en tu cuenta de Google, entra en tu calendario. Activa la verificación en dos pasos y, si puedes, usa una cuenta solo para la consulta.
Si quieres repasar el resto de obligaciones, como el registro de actividades, los encargados del tratamiento o los plazos, tienes nuestra guía de protección de datos en la consulta de psicología.
Una agenda para psicólogos que se sincroniza con Google Calendar
La salida que suele funcionar mejor es separar los papeles. La consulta se lleva en un programa hecho para eso, con sus pacientes, sus recordatorios y sus facturas. Google Calendar se queda como espejo: lo miras en el móvil igual que siempre y ves tus sesiones junto al dentista y la cena del viernes. Es lo que hace la agenda online para psicólogos de My Psico Agenda cuando conectas tu cuenta de Google.
La sincronización va en un solo sentido: de la agenda a Google. Cada cita que creas, mueves o anulas en la agenda aparece en tu Google Calendar como un evento. Lo que apuntas directamente en Google se queda en Google y no entra en la agenda. Tus eventos personales no se tocan, porque la app solo gestiona los eventos que crea ella. Así lo dice la ventana de conexión: «Solo gestionamos los eventos que crea My Psico Agenda».
Qué ves en Google Calendar cuando sincronizas tu agenda
Cada sesión llega a tu calendario con el nombre del paciente en el título, precedido de 🧠. Si la ficha es de un menor, sale el nombre del menor, y en la terapia de pareja aparecen los dos nombres con 🧑🤝🧑. Las citas de tipo «Otros» llevan 📌 y los bloqueos, 🔒.
Al abrir el evento, la descripción trae lo que necesitas saber sin entrar en la app:
- El tipo de cita y su estado.
- El nombre completo del paciente y su edad.
- El centro, la sala y la modalidad, si los has indicado.
- La duración, el precio y lo que te queda a ti si trabajas con comisión.
- El pago: pagada, no pagada o pagada en parte, con lo que falta.
- Si la sesión es de un bono, qué número de sesión es.
Los eventos activos mantienen las notificaciones que tengas por defecto en Google, así que te seguirá llegando el aviso de siempre antes de cada sesión. El evento se crea con tu zona horaria, la que tengas en Ajustes ▸ General, así que la hora se ve bien aunque mires el calendario desde otro país.
Un color por estado de la cita
El color del evento cambia con el estado de la cita: azul si está pendiente, amarillo mientras está en curso, verde cuando ha terminado y gris si se anuló. Si prefieres otros, el icono de Google de la agenda abre «Tu Google Calendar». En «Colores de las citas» eliges «Colores personalizados» y asignas uno a «Pendientes», «En progreso», «Finalizadas», «Anuladas» y «Bloqueos». Google solo admite once colores para los eventos, así que la app te enseña esos once. Al guardar, se repintan solas las citas del último mes y de los dos meses siguientes.
Los cambios llegan al momento
Cuando creas, mueves, editas o anulas una cita en la agenda, el evento cambia en Google en unos segundos, sin que tengas que pulsar nada. El estado también se actualiza solo. Durante la sesión el evento pasa a «en progreso» y al terminar, a finalizada, aunque no tengas la app abierta: la agenda lo repasa cada minuto. Cuando registras un pago, la línea del pago de la descripción se actualiza.
Las citas anuladas no desaparecen
Si anulas una cita desde la agenda, el evento no se borra. Se queda en gris, con «❌» delante y «ANULADA» al final del título, y sin notificaciones. Así ves el hueco que ha quedado y conservas el rastro de la anulación. Si lo que haces es eliminar la cita, el evento también se elimina de Google. Y si quitas un bloqueo, sus eventos desaparecen del calendario.
Cómo sincronizar Google Calendar con tu agenda, paso a paso
- En la barra de la agenda, pulsa el icono de Google, «Vincular con Google». En el móvil el botón dice solo «Google». También puedes hacerlo desde Ajustes ▸ Integraciones.
- Se abre «Conecta tu Google Calendar». Pulsa «Continuar con Google».
- En la ventana de Google, elige la cuenta y autoriza el acceso a tu calendario.
- La agenda envía las citas del último mes y las que tengas por delante. Verás «Sincronizando tu último mes…» y, al acabar, cuántas citas se han sincronizado.
- Desde ese momento, cada cambio se refleja solo.
Para cambiar los colores o desconectar Google Calendar, vuelve a pulsar el icono de Google de la agenda. Si desconectas, los eventos que ya estaban en Google se quedan allí, pero dejan de actualizarse.
En un centro de psicología con varios terapeutas
En un centro, cada terapeuta conecta su propia cuenta de Google y ve en ella sus sesiones. Si la recepción o la dirección le da una cita desde la agenda unificada del centro, la cita queda en la agenda del terapeuta y aparece también en su Google Calendar. La sincronización es individual: el centro organiza el día de todo el equipo en la agenda unificada, con las salas y los cambios en tiempo real, y no se vuelca en una cuenta de Google compartida. Tienes los tres planes de centro en la página de software para centros de psicología.
Google Calendar solo o con una agenda para psicólogos
Esta tabla resume lo que cambia cuando la consulta pasa a una agenda y Google Calendar se queda como espejo.
| Qué necesitas | Solo Google | Con agenda |
|---|---|---|
| Ver la semana en el móvil | Sí | Sí |
| Recordatorio al paciente | No | |
| Ficha e historia clínica | No | Sí |
| Consentimiento firmado | No | Sí |
| Cobros y bonos | No | Sí |
| Facturas VeriFactu | No | Sí |
| Anulaciones con rastro | No | Sí |
| Precio | Gratis | Desde 4,99 € |
Los recordatorios salen por WhatsApp 24 horas antes de la sesión, con la fecha, la hora y dos botones para confirmar o anular. Si el paciente confirma, en la agenda aparece un ✅ junto a su nombre; si anula, la hora queda libre para ofrecérsela a otra persona. Tienes el detalle en la página de recordatorios por WhatsApp para psicólogos.
Lo que no hace la sincronización con Google Calendar
- No lee tu calendario. Si tienes el dentista apuntado solo en Google, la agenda no lo sabe: no te avisará de un choque ni lo descontará de las horas libres que enseña tu Espacio Pacientes. Para eso, crea un bloqueo en la agenda.
- No funciona al revés. Si mueves un evento de la consulta en Google Calendar, la cita de la agenda no cambia, y la próxima vez que la toques volverá a su hora.
- No esconde los nombres. En el título sale el nombre del paciente; por eso conviene revisar con quién compartes el calendario.
- No incluye videollamada. Si haces sesiones online, usa la plataforma que ya tengas.
Cuánto cuesta una agenda para psicólogos con Google Calendar
La sincronización con Google Calendar está en todos los planes, también en el más barato. My Psico Agenda se paga al mes y sin permanencia, con el IVA aparte:
- Semilla, 4,99 €/mes: para empezar, con hasta 15 pacientes y 20 recordatorios automáticos al mes.
- Júnior, 19,99 €/mes: pacientes sin límite, 100 facturas VeriFactu y 100 recordatorios al mes.
- Sénior, 29,99 €/mes: facturas sin límite y 250 recordatorios al mes.
- Para centros, Centro Mini, 99,99 €/mes hasta 5 terapeutas; Plan Medio, 129,99 €/mes hasta 10, y Centro Super, 159,99 €/mes hasta 15.
Si trabajas por tu cuenta, el primer mes del plan Júnior es gratis y sin tarjeta. Es tiempo de sobra para probar este programa para psicólogos con tus pacientes reales y ver tu semana en Google Calendar sin tocarla a mano. Tienes la comparativa en la página de precios y una visión general del software para psicólogos.
Cómo pasar a una agenda sin perder nada
- Crea tu cuenta y elige el mes gratis en la ventana de bienvenida.
- Trae a tus pacientes desde un Excel o un CSV, o desde Google Contacts.
- Pasa tus horas fijas con «Terapia recurrente»: eliges la frecuencia y la agenda reserva las sesiones de los próximos meses.
- Conecta Google Calendar desde el icono de Google de la agenda.
- Borra de Google los eventos de la consulta que creaste a mano, para no verlos duplicados. Los personales se quedan como estaban.
- Bloquea en la agenda tu tiempo personal de cada semana, para que no te den citas encima.
Si todavía estás comparando opciones, la guía de la mejor agenda online para psicólogos repasa qué mirar antes de decidir.
Preguntas frecuentes sobre Google Calendar para psicólogos
Las dudas que más nos llegan sobre Google Calendar para psicólogos y la sincronización con la agenda.
¿Puedo usar Google Calendar como agenda de psicólogo?
Puedes, y para empezar funciona. Pero Google Calendar no avisa a tus pacientes, no guarda su ficha, no lleva los cobros ni hace facturas, y al borrar una cita anulada pierdes el rastro. Cuando la consulta crece, lo habitual es llevarla en una agenda para psicólogos y dejar Google Calendar como espejo.
¿Puedo seguir usando Google Calendar si me paso a My Psico Agenda?
Sí. Conectas tu cuenta de Google desde el icono de Google de la agenda y tus citas aparecen en tu Google Calendar, junto a tus eventos personales. Cada vez que creas, mueves o anulas una cita en la agenda, el evento cambia solo.
¿La sincronización funciona en los dos sentidos?
No. Va de la agenda a Google. Lo que apuntas directamente en Google Calendar no entra en la agenda, y si mueves allí un evento de la consulta, la cita no cambia. Para reservar tiempo personal en la agenda, crea un bloqueo.
¿Qué datos del paciente aparecen en Google Calendar?
El título lleva el nombre del paciente. La descripción incluye el tipo y el estado de la cita, el nombre completo y la edad, el centro, la sala y la modalidad si los has indicado, la duración, el precio, el pago y, si es de un bono, el número de sesión. Por eso conviene revisar con quién compartes tu calendario.
¿Qué pasa en Google Calendar si anulo una cita?
Si la anulas desde la agenda, el evento se queda en gris, con «❌» delante y «ANULADA» al final del título, y sin notificaciones. Si eliminas la cita, el evento también se elimina de Google.
¿Los terapeutas de un centro pueden conectar su Google Calendar?
Sí. Cada terapeuta conecta su propia cuenta de Google y ve sus sesiones, también las que le da el centro desde la agenda unificada. La sincronización es individual, de cada terapeuta.
¿Cuánto cuesta?
La sincronización con Google Calendar está en todos los planes. El Semilla cuesta 4,99 €/mes + IVA, con hasta 15 pacientes, y el Júnior, 19,99 €/mes + IVA, sin límite de pacientes. Para centros, el Centro Mini cuesta 99,99 €/mes + IVA para hasta 5 terapeutas. No hay permanencia y el primer mes del plan Júnior es gratis y sin tarjeta.