Software para atención temprana: la agenda del centro, las familias y el equipo en un solo sitio

Lunes, 9:00. La logopeda tiene a Martina en la sala 2, la fisioterapeuta espera a Hugo para la sesión de psicomotricidad y la psicóloga empieza la primera entrevista con unos padres a los que el pediatra mandó hace tres semanas. A las 9:20 entra un WhatsApp: Hugo tiene fiebre y no viene. En un centro de atención temprana el día se organiza así, con muchas personas, muchas salas y una familia detrás de cada niño. Un software para atención temprana tiene que estar hecho para eso: para un equipo que trabaja con niños pequeños y con sus familias, no para un profesional que pasa consulta solo.

En esta guía repasamos qué necesita un centro de desarrollo infantil y atención temprana (CDIAT) de su programa de gestión, con ejemplos de cómo lo resuelve My Psico Agenda y los nombres que verás en pantalla. También te contamos lo que no hace, para que decidas con todos los datos.

Qué es la atención temprana y por qué su gestión es distinta

El Consenso Estatal para la Mejora de la Atención Temprana, publicado en el BOE en febrero de 2025, la define como el conjunto de actuaciones preventivas y de promoción del desarrollo dirigidas a los niños y niñas menores de 6 años, a su familia y a su entorno, con una respuesta ágil, integral y coordinada por equipos de profesionales. El mismo texto dice que es un derecho universal, público y gratuito, y toma como referencia europea un plazo de 30 a 45 días entre que se detecta un riesgo en el desarrollo y el niño empieza a recibir atención.

El volumen no es pequeño. Según el informe de la Federación Española de Asociaciones de Profesionales de la Atención Temprana (GAT) con datos de 2024, en las comunidades que aportaron cifras se atendió a 135.592 niños y niñas, y cada profesional atiende de media a unos 25 menores. Son 25 familias por persona, casi todas con sesiones semanales durante meses.

Por eso la gestión de un CDIAT se parece poco a la de una consulta de adultos:

• El paciente es un niño, pero quien pide la cita, recibe los avisos, firma y paga es su madre, su padre o su tutor.
• Un mismo niño suele ir a varios profesionales: psicología, logopedia, fisioterapia, terapia ocupacional, estimulación.
• Las sesiones se repiten cada semana a la misma hora durante cursos enteros.
• Las salas mandan: la de psicomotricidad o la de estimulación no se pueden reservar dos veces.
• Conviven plazas públicas o concertadas con sesiones privadas, y no todas se facturan igual.

Qué debe tener un software para atención temprana

Antes de comparar programas conviene tener la lista delante. Un buen software para atención temprana debería dejarte:

1. Ver la agenda de todo el equipo, por profesional y por sala, y crear citas para cualquiera.
2. Abrir la ficha del menor con los datos de la madre y del padre, y elegir a quién se factura.
3. Que un niño pase por varios profesionales sin duplicar sus datos a mano.
4. Programar las sesiones semanales una sola vez.
5. Mandar los recordatorios a la familia y ver al momento quién confirma y quién anula.
6. Dar a la familia un espacio propio para pedir hora, anular y descargar documentos.
7. Facturar a quien paga: a la madre, al padre, a medias o a una entidad.
8. Guardar la historia clínica y los informes de cada niño con las garantías que exigen los datos de salud de un menor.

Vamos punto por punto con lo que verás en My Psico Agenda.

La agenda del centro: cada profesional, cada sala, cada semana

Lo primero que se le pide a un software para atención temprana es la agenda. Con un plan de centro, la coordinación ve la semana de todo el equipo en una sola pantalla: una fila por profesional, cada una con su color, y los huecos libres a la vista. También puedes verla por sala, que en atención temprana es casi más útil, porque enseña de un vistazo cuándo está libre la sala de psicomotricidad. Al pulsar un día se abre el detalle con todas sus citas y el botón «+ Nueva cita», que sale ya con la profesional de esa fila elegida.

Cada cita guarda su sala, y el programa avisa antes de guardar si esa sala ya está ocupada a esa hora. Es lo que evita la escena clásica de dos terapeutas y un niño en la puerta de la misma sala.

Lo que pasa en las agendas se ve sin recargar la página. Si la familia de Hugo anula desde el recordatorio, en la agenda de su terapeuta aparece la cita como «anulada por el paciente» y el hueco queda libre con un aviso: «Hueco libre · pulsa para reservar». Un clic y se abre una cita nueva con esa terapeuta, ese día y esa hora, lista para dársela a otra familia o a alguien de la lista de espera. La vista se actualiza cada 2 segundos, así que recepción se entera casi a la vez que la terapeuta.

Las sesiones semanales se programan una sola vez

En atención temprana casi todo es semanal. Al pulsar un hueco libre eliges «Terapia recurrente», el niño y la frecuencia: cada semana, cada 2, 3 o 4 semanas o una vez al mes. Después decides cuántas sesiones reservas o marcas «Para siempre», que deja creadas las de los próximos 5 meses y va añadiendo la siguiente a medida que se hacen. Si alguna fecha ya está ocupada (por otra cita, un bloqueo o la sala), sale tachada y esa sesión se salta, así que nunca pisa nada. Cuando a mitad de curso hay que cambiar la hora, eliges si el cambio es «Solo esta sesión» o «Esta y las siguientes».

La ficha del menor: el niño y su familia en el mismo sitio

Al dar de alta a un niño marcas «¿Paciente menor?». La ficha es del niño, con su nombre, sus apellidos y su número identificativo, y debajo aparece el bloque «Madre y padre del menor», con el nombre y el documento de identidad de cada uno. Ahí mismo eliges a nombre de quién van las facturas: «Madre», «Padre» o «A medias».

Ese diseño tiene consecuencias prácticas que en un CDIAT se agradecen:

• En la agenda, la tarjeta de la cita enseña el nombre del niño con un distintivo de terapia infantil y su edad, que se calcula sola a partir de la fecha de nacimiento.
• El buscador de Contactos encuentra al niño también por el nombre de su madre o de su padre.
• El recordatorio por WhatsApp llega al teléfono de la familia que pongas en la ficha y nombra al niño, algo útil cuando una familia tiene a dos hermanos en el centro.
• Las facturas nunca salen a nombre del niño, sino de la madre, del padre o de los dos a medias.
• El consentimiento informado lleva la cláusula de menores y, si la ficha tiene madre y padre, puedes pedir que firme uno o que firmen los dos, cada uno con su propio enlace.

Cada profesional puede añadir además campos propios a la ficha, por ejemplo el colegio o quién derivó al niño, para tener a mano lo que su forma de trabajar necesita.

Un niño, varios profesionales: sin fichas duplicadas

Martina va a logopedia los lunes y a psicología los jueves. En muchos programas eso acaba en dos fichas que no se hablan: la madre cambia de teléfono, se lo dice a la logopeda y la psicóloga sigue mandando los avisos al número viejo.

En My Psico Agenda el centro abre la ficha de Martina, pulsa «Duplicar» y elige en qué agendas la quiere. Cada profesional tiene su ficha, marcada con el chip «Compartido», y las fichas quedan enlazadas:

• Se sincroniza entre todas: el nombre, el teléfono, el email, el número identificativo, los datos de facturación, la foto y los consentimientos. Si la madre cambia de teléfono, el cambio llega a todas las fichas al momento.
• Es de cada profesional: la historia clínica, los archivos, los datos adicionales y sus citas. La logopeda no ve las citas de la psicóloga, ni al revés.

Para el centro Martina sigue siendo una sola paciente: en las estadísticas ves sus sesiones con cada profesional y puedes hacerle una única factura con todas. Si un día deja de ir a uno de los dos servicios, el centro pulsa «Dejar de sincronizar» y cada ficha conserva lo suyo.

Las familias: recordatorios, confirmaciones y su propio espacio

Los plantones duelen más en atención temprana, porque la sesión perdida es una semana menos de intervención y una hora que otra familia de la lista de espera podía haber usado. Cada cita manda un recordatorio por WhatsApp la víspera al teléfono de la ficha, y puede mandarse otro al crearla. El mensaje lleva dos botones, uno para confirmar y otro para anular.

Lo que la familia hace con esos botones aparece en la agenda: un check junto al nombre del niño si confirma, el hueco libre si anula. Si una familia prefiere no recibir avisos, se desactivan en su ficha.

Además, cada familia tiene su espacio del paciente, al que entra con un código y un PIN desde el móvil:

• Ve el calendario de sesiones y las próximas citas.
• Pide hora en los huecos libres de su terapeuta, con un mensaje si quiere. En la agenda del centro sale como «Hay 1 paciente interesado en esta hora» y, al pulsarlo, se ve quién es, qué día y a qué hora quiere venir y lo que ha escrito.
• Anula una sesión, que en la agenda queda como hueco libre.
• Consulta sus bonos y las sesiones que le quedan.
• Descarga los documentos que su terapeuta decide compartir, como unas pautas para casa o un informe.

El espacio está en castellano, catalán e inglés, algo que se agradece cuando la familia no domina el idioma del centro.

Facturación: a la madre, al padre, a medias o a una entidad

Con las sesiones privadas, quien paga casi nunca es el paciente. En la ficha del menor eliges a quién se factura: a la madre, al padre o a medias, que genera dos facturas, una para cada uno. Si las sesiones las cubre una empresa o una mutua, activas «Facturar Empresa» con su razón social y su CIF y la factura sale a su nombre, mientras la ficha, la agenda y la historia siguen siendo del niño.

Las facturas se emiten con VeriFactu, se pueden descargar en PDF y, si alguien te pide la factura electrónica, en formato Facturae firmado con tu certificado. Para las familias que pagan por adelantado tienes los bonos de sesiones, y cada familia ve en su espacio cuántas le quedan.

Historia clínica, informes y documentos de cada niño

En un programa de gestión para atención temprana la información clínica pesa tanto como la agenda. Cada profesional lleva la historia clínica del niño en texto libre, con la fecha y la forma que use su servicio, y adjunta lo que necesite: imágenes, vídeos, PDF, documentos de Word o hojas de Excel. Cada archivo se puede dejar oculto o hacer visible para que la familia lo vea en su espacio. Cuando hace falta, la ficha se descarga en PDF con todas las sesiones incluidas.

Las estadísticas del niño reúnen el total de sesiones, el porcentaje de asistencia, las horas y la fecha de la próxima cita. Las del centro enseñan la actividad de cada profesional, lo facturado y lo que corresponde a cada uno, y en las de cada profesional ves cómo se reparte su trabajo por tipo de terapia (Terapia Infantil, Logopedia, Neuropsicología o Terapia Familiar, entre otras).

Protección de datos: menores y datos de salud

Un CDIAT guarda datos de salud de niños, que es de lo más delicado que hay. El RGPD los trata como una categoría especial de datos, y en la web de la Agencia Española de Protección de Datos tienes las obligaciones y las guías para quien los trata. Ningún programa cumple la ley por ti, pero sí puede ponértelo fácil o difícil.

En My Psico Agenda los datos están en servidores de la Unión Europea, cifrados en reposo, con una copia de seguridad cifrada cada noche. Cada profesional entra con su propio usuario, puede activar la verificación por email en dispositivos nuevos y un PIN para proteger la pantalla, y ve desde dónde tiene la sesión abierta. Los consentimientos, también el de menores, se firman y se guardan en la ficha, y tienes más detalle en la página de consentimiento informado.

Cuánto cuesta un software para atención temprana

Para un centro hay dos planes, los dos al mes y sin permanencia:

• Centro Mini: 99,99 €/mes + IVA, hasta 5 profesionales. Cada uno tiene su agenda con pacientes ilimitados, 100 recordatorios automáticos y 100 facturas VeriFactu al mes, y el centro suma 550 facturas propias.
• Centro Super: 129,99 €/mes + IVA, hasta 15 profesionales, con 250 recordatorios al mes por profesional, facturas VeriFactu ilimitadas y la sección de Recursos (música de relajación y juegos para la sesión).

El primer mes es gratis con el Centro Mini, sin tarjeta. Si trabajas por tu cuenta, por ejemplo como logopeda o psicóloga infantil, los planes individuales empiezan en 4,99 €/mes + IVA. Tienes el detalle de todo en la página de precios y la explicación del plan de centro en software para centros.

Lo que no hace este software para atención temprana

• El plan más amplio cubre hasta 15 profesionales: un equipo más grande no cabe en una sola cuenta de centro.
• No integra videollamadas: si haces sesiones online con alguna familia, usa la plataforma que ya tengas.
• No trae baterías de evaluación estandarizadas. Los resultados de las pruebas se registran en la historia clínica o en los campos propios de la ficha.
• No envía facturas a las administraciones por FACe ni se conecta con los sistemas de justificación de plazas públicas.
• Está pensado para la atención terapéutica y psicológica. La fisioterapia usa la misma agenda, ficha y facturación, pero no tiene herramientas propias.

Cómo ponerlo en marcha en tu centro

Un CDIAT no puede parar una semana para cambiar de programa, así que conviene implantar el software para atención temprana por partes:

1. Crea la cuenta del centro y reclama el mes gratis desde la ventana de bienvenida.
2. Da de alta a los profesionales. Cada uno recibe su acceso y su agenda, y configura sus propios recordatorios.
3. Crea las salas (estimulación, psicomotricidad, logopedia…) para que cada cita reserve la suya.
4. Trae a los pacientes. Cada profesional puede importar los suyos desde un Excel o un CSV en Ajustes, y el centro duplica en varias agendas a los niños que comparten profesionales.
5. Programa las sesiones semanales con «Terapia recurrente», niño por niño.
6. Empieza con un grupo de familias: activa sus recordatorios, mándales el acceso a su espacio y, cuando veas que funciona, sigue con el resto.

Si el centro trabaja con niños con autismo, la guía sobre el trastorno del espectro autista repasa la evaluación y el abordaje desde la consulta. Si trabajas por tu cuenta, el artículo de software para psicólogos infantiles o el de software para logopedas se ajustan mejor a tu día a día.