Software para terapeutas Gestalt: agenda, notas y facturas con o sin IVA

Jueves, 19:30. Tu paciente lleva media sesión hablando de su padre y le propones que le hable a la silla de enfrente, como si estuviera ahí sentado. Durante veinte minutos no existe nada más que esa silla, su voz y lo que se va dando cuenta. Luego la sesión termina y aparece lo de siempre: apuntar lo que ha surgido, cobrar, confirmar la hora del jueves que viene y comprobar que el grupo del sábado sigue teniendo sala. Un software para terapeutas Gestalt no va a trabajar el darse cuenta por ti. Lo que sí puede hacer es quitarte de encima esa parte administrativa para que no te robe la atención que necesitas en la consulta.

La terapia Gestalt la desarrollaron Fritz Perls, Laura Perls y Paul Goodman entre las décadas de 1940 y 1950, y se describió por primera vez en el libro Gestalt Therapy de 1951 (la entrada de Wikipedia resume su historia y sus técnicas). La Asociación Española de Terapia Gestalt la sitúa dentro de la corriente humanista-experiencial. Se practica en sesiones individuales, en pareja y en grupo, y esa forma de trabajar deja su huella en la gestión: sesiones semanales, grupos, talleres de fin de semana, notas que hablan más de procesos que de diagnósticos y, muchas veces, una duda fiscal que otros enfoques no tienen. Esta guía repasa qué necesita de verdad una consulta de terapia Gestalt de su programa de gestión, con una checklist al final para elegir.

Qué necesita un software para terapeutas Gestalt (y qué le sobra)

Lo llames software, agenda o programa para terapeutas Gestalt, en el fondo hablamos de un programa de gestión de consulta: agenda, fichas, notas, consentimientos y facturación. Lo que cambia de un enfoque a otro es qué pieza pesa más. En una consulta Gestalt suelen ser estas cinco:

• Una agenda que distinga sesiones y grupos: la sesión individual de cada semana y, además, los grupos, los talleres y tus horas de supervisión, sin que los pacientes puedan pedir hora encima.
• Notas de proceso unidas a cada sesión: qué figura apareció, qué experimento propusiste, qué se quedó abierto.
• Un encuadre claro y firmado: horario, honorarios, cancelaciones y confidencialidad, también la del grupo.
• Facturas correctas con o sin IVA, según tu titulación, y cobros por sesión o con bonos.
• Datos protegidos, porque lo que se trabaja en una sesión es información de salud.

Lo que sobra también se ve rápido. A un terapeuta Gestalt no le hacen falta mensajes automáticos de «¿cómo te sientes hoy?», puntuaciones de estado de ánimo ni un panel lleno de gráficos de marketing. Un buen programa aparece cuando lo abres y desaparece cuando empieza la sesión.

Una agenda para terapeutas Gestalt: sesiones, grupos y talleres

La base de casi cualquier consulta Gestalt es la sesión individual semanal, de 50 o 60 minutos según cada profesional. La agenda para terapeutas Gestalt tiene que enseñarte esa semana de un vistazo y dejarte crear cada sesión sin rellenar lo mismo una y otra vez.

En My Psico Agenda, al elegir al paciente en una cita nueva se copian la duración, el precio y el tipo de terapia de su última cita. Si la anterior fue una sesión de una hora a 60 € marcada como «Gestalt», la nueva sale igual y solo eliges el día y la hora. La duración se escoge entre 30 minutos, 45, una hora, hora y media o dos horas, así que caben tanto la sesión habitual como una sesión larga de pareja. La vista semanal dibuja cada cita con su duración real y, si intentas poner a alguien encima de otra sesión, la app te avisa de que ese horario ya está ocupado.

Tu horario también cuenta. En Ajustes ▸ General marcas qué días trabajas y de qué hora a qué hora, y la agenda enseña justo esas horas: si empiezas a las 8:00 o terminas a las 22:00, las tienes en pantalla. Ese mismo horario es lo único que tus pacientes ven disponible cuando piden cita desde su espacio.

Grupos, talleres de fin de semana y formación

Aquí conviene ser claros: My Psico Agenda está pensada para citas individuales, de una persona por cita, y no gestiona grupos con varios participantes dentro de la misma cita. Para tu grupo de los martes, un taller intensivo o las horas de supervisión, lo práctico es reservar esa franja con un bloqueo. Los bloqueos pueden ser de un día suelto o repetirse cada semana, y desaparecen de los huecos que tus pacientes pueden pedir.

Si trabajas en fin de semana, activa «Fines de semana» en Ajustes ▸ General. Por defecto la agenda enseña de lunes a viernes; con el interruptor encendido aparecen el sábado y el domingo, puedes darles horario y tus pacientes ven esos días en su espacio. Si el taller ocupa todo el sábado, lo bloqueas y nadie podrá pedir hora ese día.

El espacio del paciente: que pidan hora sin mensajes a deshoras

Buena parte del día de un terapeuta se va en mensajes para cuadrar horas. Cada paciente tiene en My Psico Agenda un espacio propio, al que entra con un código y un PIN, donde ve sus próximas sesiones y los huecos libres dentro de tu horario. Desde ahí puede pedirte una hora, con un mensaje si quiere contarte algo, o anular una cita, y tú lo resuelves desde tu agenda cuando te va bien, no en mitad de una sesión.

Es una forma sencilla de proteger el encuadre: la disponibilidad la decides tú una vez, en el horario laboral, y el paciente solo puede pedir lo que tú has dejado abierto.

Notas de sesión en terapia Gestalt: el proceso, no solo el dato

En Gestalt se anota poco diagnóstico y mucho proceso: lo que emergió, cómo respondió el cuerpo, qué pasó con la silla vacía, qué quedó pendiente para la semana siguiente. Si quieres repasar los recursos más habituales, tenemos una guía sobre la terapia Gestalt, sus técnicas y para qué sirve. Lo importante para la gestión es que esas notas no acaben en una libreta que se pierde o en documentos sueltos por el ordenador.

En My Psico Agenda cada cita tiene su propio campo de notas, de modo que lo que escribes el jueves queda unido a ese jueves. En la ficha del paciente tienes además la historia clínica, los archivos adjuntos (un informe, un dibujo escaneado, una carta que el paciente quiso dejarte) y los consentimientos firmados. Si alguna vez necesitas entregar o archivar un resumen, la ficha se exporta en PDF eligiendo qué datos incluir.

Campos propios para una consulta Gestalt

La ficha estándar pide nombre, teléfono, correo y número identificativo. A ti seguramente te orientan otros datos, y el programa debería tener sitio para ellos. En My Psico Agenda puedes crear campos propios de siete tipos (texto corto o largo, número, fecha, sí o no, lista y opciones múltiples) y marcar los que sean obligatorios. Algunos que tienen sentido en Gestalt:

• Modalidad, como lista: individual, pareja o también en grupo.
• Grupo al que asiste, como texto corto, si combina sesiones individuales y grupo.
• Frecuencia acordada, como lista: semanal o quincenal.
• Derivado por, como texto corto.
• Inicio del proceso, como fecha.

Consentimiento informado y encuadre en terapia Gestalt

El trabajo experiencial, el trabajo con el cuerpo o la silla vacía pueden mover mucho, y el paciente tiene derecho a saber cómo trabajas antes de empezar. Lo mismo vale para lo práctico: cuánto cuesta la sesión, con cuánta antelación se anula y qué pasa si no avisa. Si además participa en un grupo, conviene dejar por escrito el compromiso de confidencialidad entre compañeros.

En My Psico Agenda el consentimiento informado se edita cláusula a cláusula, así que puedes añadir tu forma de trabajar y tu política de cancelaciones con tus propias palabras. El paciente lo firma en la consulta o a distancia con un enlace, y el PDF firmado se guarda en su ficha. Si atiendes a menores, el documento recoge los datos de la madre y del padre.

Recordatorios por WhatsApp: menos ausencias sin perseguir a nadie

Una ausencia sin avisar deja un hueco que ya no se puede llenar. Los recordatorios por WhatsApp automáticos salen 24 horas antes de la sesión (y, si quieres, también al crear la cita), con botones para que el paciente confirme o anule. Se pueden desactivar en la ficha de un paciente concreto sin tocar a los demás. Para un aviso puntual, el recordatorio manual abre WhatsApp con el mensaje ya escrito y solo tienes que enviarlo; los manuales son ilimitados en todos los planes.

Cobros y facturas del terapeuta Gestalt: ¿con IVA o sin IVA?

Esta es la pregunta que más se repite. La Ley del IVA deja exenta, en su artículo 20, la asistencia sanitaria que prestan los profesionales médicos o sanitarios, y menciona de forma expresa a los psicólogos. Muchos terapeutas Gestalt son psicólogos; otros llegan desde la educación, el trabajo social u otras profesiones después de formarse en una escuela. Si no tienes la condición de profesional sanitario, lo habitual es que tus sesiones lleven IVA. Tu asesoría te dirá qué te corresponde; lo que el programa tiene que hacer es permitir las dos cosas.

En My Psico Agenda las facturas se crean como borrador y cada una lleva la casilla «Exenta de IVA (asistencia sanitaria)». Si en el borrador la desmarcas, eliges el tipo de IVA (21, 10 o 4 %; el 21 % sale propuesto), y en los ajustes de facturación decides si tus facturas salen exentas por defecto y qué retención de IRPF aplicas. Así puedes emitir facturas con IVA si es tu caso, sin plantillas de Excel ni fórmulas.

La facturación sale de las propias sesiones: la pestaña «Sesiones sin facturar» te enseña lo que tienes pendiente, seleccionas las que quieras y el asistente crea una factura por paciente, con tu serie y numeración correlativa. También puedes hacer una factura en blanco con el concepto que prefieras, por ejemplo la inscripción a un taller. Para quien paga por adelantado están los bonos de sesiones, incluidos en todos los planes, y todo está preparado para VeriFactu, el sistema de la Agencia Tributaria que será obligatorio en 2027.

Cuánto trabajas en Gestalt y cuánto en otros enfoques

Muchos terapeutas Gestalt combinan su enfoque con otros: mindfulness, terapia humanista, trabajo con parejas. En cada cita eliges el tipo de terapia entre 17 enfoques, «Gestalt» incluido, y las estadísticas te enseñan una gráfica con las sesiones de cada tipo de terapia. De un vistazo sabes cuántas de tus sesiones son de Gestalt y cuántas de otros enfoques.

Por paciente ves sesiones, horas, asistencia, días desde la última sesión y próxima cita, con filtro por fechas. Y al abrir o crear una cita, junto al nombre aparece en gris el número de esa sesión, por ejemplo «(Cita número 18)», así no tienes que contar a mano cuántas lleváis.

Confidencialidad y protección de datos

Lo que se dice en una sesión Gestalt es información de salud y el RGPD la protege como una categoría especial. En My Psico Agenda los datos se guardan cifrados en servidores de la Unión Europea, con una copia de seguridad diaria. Puedes activar la verificación en dos pasos al entrar y un PIN que bloquea las secciones sensibles, útil si compartes ordenador en un centro. Tienes el detalle en la página de seguridad y una guía completa sobre el RGPD en la consulta de psicología.

Si haces sesiones online, la app no incluye videollamada: la haces con la plataforma que ya uses, y la cita, el recordatorio, las notas y la factura quedan en la agenda igual que en una sesión presencial.

Software para escuelas y centros de terapia Gestalt

Las escuelas y los centros donde trabajan varios terapeutas Gestalt tienen otras necesidades: varias agendas, una sala de grupos que no se puede reservar dos veces, reparto de honorarios y una dirección que necesita ver de un vistazo la actividad de todo el equipo. El plan de centro de My Psico Agenda da a cada terapeuta su propia agenda y a la dirección un panel con las agendas en tiempo real, la gestión de salas, las comisiones y la facturación VeriFactu del centro y de cada profesional.

El Centro Mini cuesta 124,99 €/mes + IVA para hasta 5 terapeutas, y el Centro Super, 199,99 €/mes + IVA para hasta 15. Tienes más detalle en la página de software para centros de psicología.

Cómo elegir un software para terapeutas Gestalt: checklist

Antes de decidirte, prueba el programa con tu semana real y no con la demostración, y repasa estas preguntas:

1. ¿Puedo crear las sesiones de cada paciente sin rellenar lo mismo cada vez?
2. ¿Puedo reservar grupos, talleres y supervisión para que nadie pida hora encima?
3. ¿Puedo trabajar sábados y domingos si lo necesito?
4. ¿Tengo notas en cada sesión, además de la historia clínica?
5. ¿Puedo escribir mi encuadre en el consentimiento y que el paciente lo firme a distancia?
6. ¿Puedo facturar con IVA o sin IVA según mi caso, y está preparado para VeriFactu?
7. ¿Puedo apagar los recordatorios de un paciente concreto?
8. ¿Veo qué parte de mi trabajo es Gestalt y qué parte otros enfoques?
9. ¿Dónde están los servidores, se cifran los datos y hay verificación en dos pasos?
10. ¿Puedo irme cuando quiera, sin permanencia?

Si quieres más criterios, la guía de software para terapeutas tiene su propia lista, y la página de agenda para psicoterapeutas autónomos resume cómo funciona la app en una consulta privada.

My Psico Agenda como software para terapeutas Gestalt

My Psico Agenda no está hecha solo para Gestalt y no te la vamos a vender así. Es un software para psicólogos y terapeutas que encaja en una consulta Gestalt porque es sencillo, deja fuera lo que no necesitas y resuelve la parte administrativa. Esto es lo que incluye:

• Agenda en el navegador y en el móvil, con tu horario laboral, fines de semana si los trabajas y bloqueos para grupos y talleres.
• Duración, precio y tipo de terapia copiados de la última cita, y el número de sesión siempre a la vista.
• Espacio propio para cada paciente, donde pide hora dentro de tu horario.
• Notas por sesión, historia clínica, archivos, campos propios, foto del paciente y ficha exportable en PDF.
• Consentimiento editable, con firma en la consulta o por enlace.
• Recordatorios por WhatsApp que puedes apagar paciente a paciente.
• Facturas con o sin IVA a partir de las sesiones, bonos y preparación para VeriFactu.

Si estás empezando o tienes pocos pacientes, el plan Semilla cuesta 4,99 €/mes + IVA e incluye hasta 25 pacientes, 20 recordatorios automáticos y 20 facturas VeriFactu al mes. El Júnior (19,99 €) y el Sénior (29,99 €) quitan el límite de pacientes y amplían recordatorios, facturas y almacenamiento; lo tienes todo en la página de precios y en la de software para psicólogos. El primer mes es gratis, sin tarjeta y sin permanencia.

Preguntas frecuentes sobre software para terapeutas Gestalt

Las dudas que más se repiten cuando una consulta de terapia Gestalt busca programa de gestión.

¿Qué es un software para terapeutas Gestalt?

Es un programa de gestión de consulta (agenda, fichas, notas, consentimientos, recordatorios y facturación) que se adapta a cómo trabaja un terapeuta Gestalt: sesiones individuales semanales, grupos y talleres, notas de proceso y cobros que a veces llevan IVA. No hace falta que sea un programa exclusivo de Gestalt. Lo importante es que te deje reservar tus grupos, anotar cada sesión y facturar como te corresponde.

¿Me sirve si soy terapeuta Gestalt pero no psicólogo?

Sí. My Psico Agenda es para psicólogos y terapeutas, y funciona igual tengas o no la condición de profesional sanitario. La diferencia está en la factura: puedes desmarcar la exención de IVA, elegir en el borrador el tipo que te corresponda y dejar la exención desmarcada por defecto en los ajustes de facturación. Confirma con tu asesoría qué IVA debes aplicar.

¿Puedo gestionar grupos y talleres de fin de semana?

La app trabaja con citas individuales, de una persona por cita, así que no gestiona la lista de participantes de un grupo. Lo que sí puedes hacer es reservar la franja del grupo o del taller con un bloqueo, de un día o repetido cada semana, para que ningún paciente pida hora encima. Y si trabajas en fin de semana, activa «Fines de semana» en Ajustes ▸ General para que el sábado y el domingo aparezcan en tu agenda.

¿Mis facturas llevan IVA?

Depende de tu situación. La Ley del IVA exime la asistencia sanitaria de los profesionales sanitarios, entre ellos los psicólogos; si trabajas como terapeuta Gestalt sin esa condición, lo habitual es facturar con IVA. En My Psico Agenda eliges en cada factura si va exenta o con IVA, y puedes fijar la opción por defecto.

¿Dónde apunto lo que surge en cada sesión?

Cada cita tiene su propio campo de notas, así lo que escribes queda unido a esa sesión. Además, la ficha del paciente guarda la historia clínica, los archivos adjuntos y los consentimientos firmados, y se puede exportar en PDF eligiendo qué datos incluir.

¿Sirve para una escuela o un centro de terapia Gestalt con varios terapeutas?

Sí, con el plan de centro. Cada terapeuta tiene su propia agenda y la dirección ve las agendas de todo el equipo en tiempo real, las salas, las comisiones y la facturación. El Centro Mini es para hasta 5 terapeutas (124,99 €/mes + IVA) y el Centro Super para hasta 15 (199,99 €/mes + IVA).

¿Cuánto cuesta un software para terapeutas Gestalt como My Psico Agenda?

El plan Semilla cuesta 4,99 €/mes + IVA para hasta 25 pacientes. El Júnior (19,99 €) y el Sénior (29,99 €) no tienen límite de pacientes. Todos se pagan al mes, sin permanencia, y el primer mes es gratis sin tarjeta.