Software para terapeutas sistémicos: familias, parejas y hermanos en la misma agenda

Martes, 18:00. Entran Laura y Andrés, que se separaron hace un año, con sus hijos Leo, de 12, y Vera, de 9. Es la cuarta sesión familiar; la anterior fue hace tres semanas y la siguiente será dentro de otras tres. Antes de sentarse, Andrés pregunta si la factura puede ir a medias, Laura quiere saber si el consentimiento de los niños lo tiene que firmar él también y tú apuntas que el jueves ves a Laura y Andrés solos, sin los niños. Así es una semana normal en terapia sistémica, y un software para terapeutas sistémicos tiene que estar hecho para ella: para trabajar con parejas, familias y hermanos, no con un paciente que siempre llega solo.

En esta guía repasamos qué le pide la práctica sistémica a un programa de gestión, con ejemplos de cómo lo resuelve My Psico Agenda y los nombres que verás en pantalla. Al final te contamos también lo que no hace, para que decidas con todos los datos.

Qué cambia cuando el paciente es un sistema

El diccionario de la American Psychological Association define la teoría de sistemas familiares como un modelo que se centra en las relaciones entre los miembros de una familia que interactúan entre sí. En España, la Federación Española de Asociaciones de Terapia Familiar agrupa desde 1991 a quince asociaciones autonómicas que forman en terapia sistémico-familiar. Si quieres repasar el modelo, sus técnicas y cuándo se indica, tienes nuestra guía de terapia familiar sistémica.

A efectos de gestión, la diferencia se nota en cosas muy concretas:

• En la sala hay dos, tres o cuatro personas, y cada una puede tener su propio papel: quien pide la cita, quien paga, quien firma.
• Con menores, el consentimiento lo dan sus representantes, y si los padres están separados lo prudente es contar con los dos.
• La factura no siempre va a nombre de quien se sienta delante: a veces la pagan a medias.
• Muchos encuadres sistémicos espacian las sesiones cada dos, tres o cuatro semanas, y la duración no siempre es de una hora.
• Es habitual alternar formatos con la misma familia: una sesión con todos, otra solo con la pareja, otra con los hermanos.
• En los centros se trabaja a menudo en coterapia, con dos profesionales que necesitan ver los mismos datos.

Un programa pensado para el paciente individual obliga a resolver todo eso a mano. Uno pensado para el sistema lo trae resuelto de serie.

Qué debe tener un software para terapeutas sistémicos

Antes de comparar programas conviene tener la lista delante. Un buen software para terapeutas sistémicos debería dejarte:

1. Guardar a una pareja en una sola ficha, con los datos de las dos personas.
2. Abrir la ficha de un menor con los datos de la madre y del padre, y de varios hermanos a la vez.
3. Recoger el consentimiento informado de todas las personas que tienen que darlo, cada una desde su móvil.
4. Facturar a quien paga: a una persona, a la otra o a medias.
5. Programar sesiones que se repiten cada semana, cada dos, tres o cuatro semanas o cada mes, con la duración que uses.
6. Enviar recordatorios y ver al momento quién confirma y quién anula.
7. Llevar la historia clínica y adjuntar documentos, como el genograma.
8. Si trabajas en un centro, compartir los datos de una familia con quien hace la coterapia sin duplicarlos a mano.

Vamos punto por punto con lo que verás en My Psico Agenda.

Fichas que reflejan el sistema: pareja, menores y hermanos

La ficha es donde más se nota si un programa para terapia sistémica entiende cómo trabajas. En My Psico Agenda hay tres formas de abrir una ficha que van más allá del paciente individual.

Terapia de pareja: dos personas en una sola ficha

Al marcar la casilla «¿Terapia de pareja?», la ficha pide los datos de las dos personas: nombre, apellidos y número identificativo (al menos uno de los dos), y una foto para cada una si quieres. En la lista de contactos y en la agenda la pareja aparece como «Laura y Andrés», con el icono 🧑‍🤝‍🧑 en sus citas, así que a primera vista sabes que esa hora es de pareja. La cita es una sola y queda en la ficha de los dos.

Menores: la madre, el padre y quién firma

Con «¿Paciente menor?» la ficha es la del niño o la niña, y recoge el nombre de la madre y del padre, con su número identificativo si lo tienes. Ahí mismo eliges a nombre de quién van las facturas: de la madre, del padre o a medias. El teléfono y el email de la ficha son los de la familia, que es quien recibe los avisos. Y si en tu consulta atiendes por separado a la madre y al hijo, cada uno puede tener su propia ficha aunque compartan móvil: el programa la crea y te avisa de con quién comparte el teléfono.

Terapia de hermanos en el software para terapeutas sistémicos

Dentro de «¿Paciente menor?» aparece «¿Terapia de hermanos?». Al marcarla eliges si son dos o tres y rellenas los datos de cada uno, con su foto. En la agenda la cita se ve como «Leo y Vera» o «Martina, Jan y Noe», con las fotos de todos superpuestas, y la ficha es una sola, con los datos de la madre y del padre compartidos. Para un software para terapia sistémica es un detalle importante: los hermanos que vienen juntos ya no obligan a abrir tres fichas y a repetir tres veces los datos de los padres.

Una agenda para sesiones espaciadas

La agenda de un terapeuta sistémico se parece poco a la de alguien que ve a cada paciente cada martes a la misma hora. Por eso, al crear la cita puedes marcar «Terapia recurrente» y elegir la frecuencia: cada semana, cada dos, tres o cuatro semanas, o cada mes. Decides si son un número concreto de sesiones o si la serie sigue abierta, y en ese caso el programa mantiene reservadas las sesiones de los próximos cinco meses.

La duración es la que uses: 50 minutos, 75 o 90 para una sesión familiar. Si alguna fecha de la serie choca con otra cita, el programa la salta y te dice cuál ha saltado, en vez de reservar dos cosas a la misma hora. Y cuando cambias una sesión de la serie, eliges si el cambio vale solo para esa o para esa y todas las siguientes.

Cada cita lleva su «Tipo de terapia», y en la lista están «Terapia Sistémica», «Terapia Familiar», «Terapia de Pareja», «Terapia Infantil» y «Terapia para Adolescentes». Así luego puedes ver en las estadísticas cuántas sesiones has dedicado a cada formato. Si ya usas Google Calendar, la agenda se sincroniza con tu calendario de Google.

El consentimiento informado cuando en la sala hay varias personas

En terapia sistémica el consentimiento no lo da una sola persona. La Ley 41/2002 de autonomía del paciente establece que, a partir de los 16 años, no cabe el consentimiento por representación salvo en actuaciones de grave riesgo; por debajo de esa edad lo dan sus representantes legales, después de escuchar al menor. Con padres separados, conviene que firmen los dos.

My Psico Agenda trae plantillas propias para cada caso: la de pareja, la de menores y la de hermanos, que se adapta sola a dos o tres. En el paso «¿Quién firma?» eliges si firma la madre, el padre o los dos, y cada persona recibe su propio enlace para firmar desde el móvil. Mientras falte alguien, el consentimiento aparece como pendiente con un «Falta la firma de…», y cuando firma la última persona se genera el PDF con todas las firmas y se guarda en la ficha. El texto de las cláusulas lo puedes personalizar en castellano, catalán e inglés. Tienes más detalles sobre cómo funciona en la página de consentimiento informado digital.

Facturas a medias y a nombre de quien paga

Cuando la sesión es de pareja o de un menor, decides en la ficha a quién se factura: a una persona, a la otra o a medias. «A medias» genera dos facturas, una para cada uno, por la mitad del importe. En España las facturas salen con VeriFactu, con la exención de IVA sanitaria y la retención de IRPF que correspondan, y se emiten desde la propia sesión. Si alguna familia prefiere pagar por adelantado, tienes los bonos de sesiones, y cada persona ve en su espacio cuántas le quedan.

Coterapia y trabajo en equipo en un centro

En muchos centros de terapia familiar dos profesionales llevan a la misma familia, o una ve a la pareja y otra a los hijos. Con un plan de centro, cada terapeuta tiene su agenda y el centro ve las de todas. Desde la ficha, el centro puede «Duplicar» a la familia en la agenda de una compañera: cada una tiene su ficha, pero quedan enlazadas, y los datos personales, los de facturación, los de la madre y el padre, los de la pareja, la foto y los consentimientos se mantienen iguales en las dos. La historia clínica, el motivo de consulta y los archivos no se copian, porque son de cada profesional.

Las salas también cuentan: cada cita reserva la suya, y el programa avisa si esa sala ya está ocupada a esa hora, algo que se agradece cuando la sala grande es la única donde cabe una familia entera. Si diriges un centro, la página de software para centros de psicología explica los planes y lo que ve la dirección.

Historia clínica, genograma y documentos

Cada ficha tiene su historia clínica en texto libre, y cada cita su campo «Detalles / Notas» para lo que pasó en esa sesión. El genograma lo puedes adjuntar a la ficha como imagen o PDF, junto a informes y otros documentos. Los archivos quedan ocultos para la familia hasta que decides compartirlos, y entonces los ve en su espacio del paciente, al que entra con un código y un PIN. Desde ahí también puede pedir hora en tus huecos libres, anular una sesión y ver sus bonos.

Lo que no hace este software para terapeutas sistémicos

• No dibuja genogramas: el que hagas en papel o con otro programa se adjunta a la ficha.
• No integra videollamadas. Si haces sesiones online, usa la plataforma que ya tengas.
• No graba sesiones ni trae herramientas para equipos de observación.
• En una ficha de pareja, los recordatorios automáticos van al teléfono de la primera persona.
• Una ficha puede reunir a una pareja o hasta tres hermanos con sus padres. Para una familia más grande, lo práctico es la ficha del menor con sus padres o una ficha por persona.

Cuánto cuesta un software para terapeutas sistémicos

My Psico Agenda se paga al mes y sin permanencia. Los precios llevan el IVA aparte:

• Semilla, 4,99 €/mes: para empezar, con hasta 15 pacientes.
• Júnior, 19,99 €/mes: pacientes sin límite y más facturas y recordatorios automáticos.
• Sénior, 29,99 €/mes: facturas sin límite y más recordatorios al mes.
• Centro Mini, 99,99 €/mes para hasta 5 terapeutas, y Centro Super, 129,99 €/mes para hasta 15.

Si trabajas por tu cuenta, el primer mes del plan Júnior es gratis y sin tarjeta, así que puedes probar el software para terapeutas sistémicos con tus familias reales antes de decidir.

Cómo empezar sin parar la consulta

1. Crea tu cuenta y reclama el mes gratis desde la ventana de bienvenida.
2. Trae a tus pacientes desde un Excel o un CSV en Ajustes, o desde Google Contacts.
3. Marca las parejas, los menores y los hermanos en sus fichas a medida que vayan viniendo.
4. Programa las series de cada familia con «Terapia recurrente» y la frecuencia que uses.
5. Revisa las plantillas de consentimiento y manda los enlaces de firma antes de la siguiente sesión.