Plataforma per a psicòlegs: tota la consulta en un sol lloc

Quan un psicòleg busca una plataforma per a psicòlegs gairebé mai busca tecnologia: busca deixar de tenir la consulta repartida en sis llocs. El calendari del mòbil, els avisos escrits a mà cada diumenge al vespre, les notes de sessió en una carpeta de l'ordinador, els consentiments en paper dins d'un calaix, un Excel per saber qui ha pagat i el bloc de notes on apuntes a qui has de trucar. Funciona fins que un dia et falla, i la fallada mai és còmoda: dues persones citades a la mateixa hora, una sessió que ningú va recordar, una factura que surt amb el número repetit. Aquesta guia explica què és una plataforma d'aquest tipus, què ha de portar dins, on solen fallar i com provar-ne una sense jugar-te res.

Un aclariment que estalvia temps: quan en psicologia es parla de «plataforma» s'estan barrejant dues coses molt diferents. I segons quina busquis, la resposta correcta és una altra.

Què és una plataforma per a psicòlegs (i els dos significats que es confonen)

Una plataforma per a psicòlegs és, en sentit estricte, un sistema on entres amb el teu compte i des del qual gestiones tot el que envolta les sessions: les cites, les fitxes dels pacients, la història clínica, els consentiments, els avisos, els cobraments i les factures. No s'instal·la en un ordinador concret; viu a internet i l'obres des d'on estiguis. Fins aquí, el mateix que anomenaríem programari o programa de gestió.

L'embolic ve perquè la mateixa paraula s'utilitza per a una altra cosa.

La plataforma-aparador: la que et porta pacients

Són els directoris professionals i els serveis de teràpia en línia que publiquen el teu perfil, reben les consultes de gent que busca psicòleg i te les deriven. Tu pagues una quota, un percentatge de cada sessió o totes dues coses. Serveixen per omplir forats i per començar, i tenen una contrapartida coneguda: el pacient arriba a la plataforma, no a tu, i les condicions les posa qui té l'aparador.

La plataforma de gestió: la que t'ordena la consulta

És l'altra família, i és la que tracta aquest article. Una plataforma de gestió per a psicòlegs no t'aconsegueix pacients: t'ajuda a no perdre els que ja tens i a evitar que la part administrativa se't mengi les tardes. Agenda, recordatoris, història clínica, consentiments, bons, facturació i un espai per al pacient. Cap comissió per sessió: pagues una quota i les persones que atens són teves.

Per què una plataforma i no cinc aplicacions soltes

L'objecció més raonable és aquesta: «jo ja tinc calendari, WhatsApp, Drive i un full de càlcul, i em surt gratis». És veritat que surt gratis en euros. El preu es paga en una altra moneda.

El primer és el transvasament de dades. Quan la cita viu en un lloc, el telèfon en un altre i el preu en un tercer, cada sessió t'obliga a copiar informació d'una pantalla a una altra. Són trenta segons per cita que es converteixen en un parell d'hores al mes, i cada còpia és una oportunitat d'equivocar-se.

El segon és que res avisa ningú. El calendari t'avisa a tu, no al teu pacient. Els recordatoris s'han d'escriure un a un, i quan tens una setmana dolenta es queden sense escriure; justament la setmana en què més t'hauria convingut enviar-los.

El tercer és la paperassa seriosa. Una nota de sessió en un document sense protecció, un consentiment signat en un paper que és dins d'un calaix i unes factures numerades a mà no només són incòmodes: són un problema el dia que algú et demana la història, et reclama una factura de fa dos anys o has de demostrar que tens el consentiment signat.

Una plataforma per a consultes de psicologia resol les tres coses pel mateix lloc: la dada s'escriu una vegada, els avisos surten sols i els documents queden guardats amb la seva data i la seva signatura.

Què ha de tenir una plataforma per a psicòlegs

Abans de mirar preus, comprova que la plataforma per a terapeutes que estàs valorant cobreix aquesta llista. Si li falta res d'aquí, acabaràs mantenint una eina paral·lela, i tornem al punt de partida.

• Agenda amb vistes de dia, setmana i mes, amb avís quan dues cites es trepitgen i amb la durada real de les teves sessions.
• Recordatoris automàtics que surtin sense que te n'hagis de recordar, i recordatoris manuals per als casos solts.
• Fitxa i història clínica de text lliure, amb adjunts i dates, no un formulari que t'obligui a treballar com pensa el programa.
• Consentiment informat amb signatura a la pantalla o per enllaç, i el PDF signat guardat a la fitxa.
• Bons o paquets de sessions, si vens blocs en lloc de sessions soltes.
• Facturació de debò: numeració correlativa, exempció d'IVA sanitari, IRPF quan toqui i factura electrònica.
• Un espai per al pacient on pugui veure la propera cita i els seus documents sense escriure't.
• Accés des del mòbil i la tauleta amb el mateix contingut que a l'ordinador.
• Seguretat seriosa: xifratge, verificació en dos passos, servidors a la Unió Europea i la possibilitat d'exportar les teves dades.
• Sense permanència. Si et lliguen un any, desconfia.

La resta de l'article és com es tradueix cada punt en el dia a dia d'una consulta.

L'agenda: el lloc on viuràs

L'agenda és la pantalla que obriràs vint vegades al dia, així que és la que decideix si una plataforma et cau bé o et cau mal. Necessites veure la setmana sencera d'un cop d'ull, crear una cita en dos clics i moure-la arrossegant quan algú canvia de torn a la feina. I necessites que t'avisi si estàs citant dues persones a la mateixa hora, perquè això passa més del que ens agrada explicar.

A l'agenda en línia cada cita porta la seva durada, la seva sala, el seu tipus i el seu preu. Aquest detall del preu sembla menor i no ho és: si l'import va a la cita, la factura del mes surt sola després.

Recordatoris: l'avís que evita l'hora buida

Una absència sense avisar és l'única pèrdua de la consulta que no es recupera. Els recordatoris automàtics per WhatsApp surten la vigília al telèfon que tens a la fitxa, amb la data, l'hora i el lloc. Porten dos botons, «Confirmo la cita» i «Anul·lar cita»: el pacient en toca un i t'arriba la seva resposta per WhatsApp amb el missatge ja escrit, sense buscar el teu número ni redactar res. Tu te n'assabentes amb hores de marge i decideixes què fas amb aquella hora.

La quota de recordatoris automàtics va per pla: 20 al mes al pla d'entrada, 100 a Júnior i il·limitades a Sénior. Els manuals són il·limitats en tots els plans, així que l'avís extra d'una setmana delicada no et costa quota.

Diverses consultes, sales i colors

Gairebé ningú atén en un únic lloc tota la setmana. Una plataforma en línia per a psicòlegs decent et deixa configurar diverses consultes amb la seva adreça i les seves sales, i triar on passa cada cita. Si comparteixes despatx, les sales eviten el clàssic de dues sessions a la mateixa habitació a les set. I si a més sincronitzes amb Google Calendar, el que poses a la plataforma apareix al calendari del mòbil sense que facis res.

Història clínica i consentiments: la part que no pot viure en un Word

Aquí és on se separa una plataforma clínica d'una agenda bonica. La història clínica digital ha de ser de text lliure, perquè cada professional registra a la seva manera: el motiu de consulta, la hipòtesi, els objectius, què va passar dijous i el pla per a la següent. Amb les seves dates, en ordre, i amb la possibilitat d'adjuntar un informe, un test corregit o l'alta d'un altre professional.

El que hi guanyes no és ordre per l'ordre. És obrir la fitxa d'algú que va tornar al cap de vuit mesos i llegir en dos minuts per on anàveu. Això és mitja sessió que no gastes reconstruint.

El consentiment, signat i guardat

El consentiment informat és obligatori i és exactament el paper que no apareix mai quan fa falta. En una plataforma escrius les teves clàusules una vegada —en castellà, català o anglès—, les reutilitzes amb cada persona i el pacient signa a la tauleta a la consulta o des del seu mòbil amb un enllaç. El PDF signat queda a la seva fitxa amb la data. Si atens menors, la plantilla inclou la clàusula del representant legal amb el nom del noi o de la noia a dins, de manera que quedi clar qui signa i per qui.

Bons, factures i factura electrònica

La part dels diners és la que més es posposa i la que més disgustos dona. Una plataforma de gestió per a psicòlegs ha de cobrir tres escenaris diferents.

El primer és la sessió solta: fas la sessió, la marques com a cobrada i llestos. El segon són els bons de sessions: crees un paquet de vuit o de dotze amb el seu preu, i cada cita que programes per a aquella persona en descompta una. Tu veus quantes queden sense portar el compte en una llibreta, i el pacient també les veu. El tercer és la factura: selecciones les sessions del mes d'una persona i surt una única factura amb totes dins, amb numeració correlativa i el seu PDF.

VeriFactu i la factura electrònica, sense mals de cap

Des de l'entrada en vigor del reglament de sistemes informàtics de facturació, el programari amb què factures ja no és un detall. La informació oficial de l'Agència Tributària sobre VeriFactu explica els requisits: registres de facturació encadenats, empremta, codi QR i remissió a l'Agència. És el tipus de cosa que no vols programar tu.

A la facturació de la plataforma això ja ve fet: la factura s'emet amb el seu registre, el seu QR i el seu enviament, amb l'exempció d'IVA de l'assistència sanitària aplicada i la retenció d'IRPF si treballes amb empreses o centres. Està inclòs en tots els plans, també en el d'entrada, amb una quota de 20 factures VeriFactu al mes a Semilla i més amunt segons el pla.

I hi ha un cas que gairebé ningú cobreix: quan una administració o una empresa et demana la factura «en format electrònic», el PDF no val. Demanen un XML Facturae signat, del tipus que es lliura a la plataforma FACe de facturació electrònica. Quan descarregues una factura, la plataforma pregunta si la vols en PDF o en Facturae 3.2.2 signada amb el teu propi certificat digital, i t'ho dona fet. Si t'ha passat algun cop, saps què val això.

El portal del pacient: la part que veu l'altra persona

Hi ha una meitat de la gestió que no passa a la teva pantalla, sinó al mòbil del teu pacient: preguntar l'hora de la propera cita, demanar un canvi, mirar quantes sessions li queden del bo, signar un document. Si tot això passa per missatges, ho pagues en temps.

Amb el portal del pacient cada persona entra amb el seu codi i el seu PIN a un espai propi on veu la propera cita, les sessions restants, els seus documents i els seus consentiments, i pot demanar hora en els forats que tu tinguis oberts. La sol·licitud t'arriba i l'acceptes o la rebutges. No és un xat: és justament el contrari, la manera que les gestions deixin d'ocupar la conversa clínica.

Al núvol, sense instal·lar res

Una plataforma, per definició, no s'instal·la. Entres amb el teu usuari des del navegador de l'ordinador de la consulta, des del portàtil de casa o des del mòbil a la sala d'espera, i veus el mateix als tres llocs. No hi ha «la versió del meu ordinador», no hi ha còpies que es desincronitzen i no cal demanar a ningú que t'instal·li res.

Això té dues conseqüències pràctiques. La primera és que les còpies de seguretat no són el teu problema: si et cau el portàtil per les escales, les teves dades hi continuen. La segona és que la informació és en un servidor que no controles, així que convé saber on és i qui respon per ell. Ho veurem al punt següent.

Si véns d'un programa instal·lat, aquest és el canvi que més s'agraeix i el que més por fa. Un consell: abans de moure res, prova la plataforma en paral·lel una o dues setmanes amb els pacients de debò. És el que recomanem també a la guia sobre com digitalitzar una consulta de psicologia.

Seguretat i protecció de dades: on viuen les històries dels teus pacients

Les dades de salut són categoria especial en el Reglament General de Protecció de Dades, i una història clínica de psicologia és de les coses més sensibles que hi ha. L'Agència Espanyola de Protecció de Dades publica guies per al sector sanitari que val la pena llegir un cop amb calma; no són llargues i eviten errors cars.

Preguntes concretes que hauries de fer a qualsevol plataforma per a psicòlegs abans de posar-hi un sol pacient:

1. On són físicament els servidors? Dins de la Unió Europea simplifica molt.
2. La informació està xifrada en trànsit i també guardada?
3. Hi ha verificació en dos passos quan entres des d'un equip nou?
4. Puc tancar la sessió a distància si em deixo la consulta oberta en un altre ordinador?
5. Signen el contracte d'encarregat del tractament? És un requisit, no un extra.
6. Puc exportar les meves dades i emportar-me-les si marxo?

A My Psico Agenda hi són les sis: xifratge en trànsit i en repòs, servidors a la Unió Europea, verificació en dos passos per correu en equips nous, un PIN configurable per a les accions sensibles, control dels teus dispositius amb tancament de sessió a distància i el contracte d'encarregat signat. La pàgina de seguretat ho desenvolupa. I un avís que fem sempre: cap eina compleix el RGPD per tu; la plataforma posa els mitjans, però el responsable del tractament ets tu.

Una plataforma per a un psicòleg sol i per a un centre

El treball en solitari i el treball en equip necessiten coses diferents de la mateixa plataforma. Si atens tu sol, el que vols és que no et faci nosa: un compte, la teva agenda, els teus pacients i les teves factures, sense panells d'administració que no faràs servir.

En un centre canvia l'escala. Cada terapeuta necessita el seu compte i la seva agenda; les sales es comparteixen perquè no coincideixin dues sessions al mateix despatx; la direcció necessita veure l'activitat del centre i calcular el repartiment d'honoraris sense barallar-se amb un full de càlcul cada dia 1. Això és el que fan els plans de centre: fins a cinc professionals a Centre Mini i fins a quinze a Centre Super, amb panell de direcció i comissions calculades.

També existeix el cas mixt, que és més comú del que sembla: dues tardes en un centre aliè i la resta en consulta pròpia. Amb diverses consultes configurades i el seu preu per defecte a cadascuna, el mateix compte et serveix per a les dues vides.

Com triar la teva plataforma per a psicòlegs en set passos

Les demos sempre surten bé. El que de debò decideix és posar-hi la teva setmana real. Aquest ordre funciona:

1. Carrega tres pacients reals amb la seva freqüència, el seu preu i el seu telèfon. Si donar d'alta un pacient ja és incòmode, imagina amb cinquanta.
2. Programa una setmana sencera, inclòs un canvi d'última hora i una cita que es trepitgi amb una altra, per veure com avisa.
3. Prova el recordatori de punta a punta: que surti, que arribi, que el pacient pugui respondre i que tu te n'assabentis.
4. Escriu una sessió llarga a la història clínica i adjunta un PDF. Si no pots escriure a la teva manera, acabaràs amb una llibreta a part.
5. Signa un consentiment amb l'enllaç, com si fossis el pacient, i comprova que el document queda guardat.
6. Fes una factura —i una altra agrupant diverses sessions— i mira la numeració, l'IVA i l'IRPF.
7. Pregunta per la sortida: com exportes les teves dades i què passa si deixes de pagar. Una plataforma que no respon clar a això no es mereix la teva història clínica.

Si vols comparar amb criteris més generals, tenim una guia de compra del millor programari per a psicòlegs i una checklist de gestió de consulta que es poden fer servir com a plantilla d'avaluació.

My Psico Agenda, la plataforma amb què treballem

My Psico Agenda és una plataforma per a psicòlegs, psicoterapeutes i centres pensada per a tot això: agenda amb sales i diverses consultes, recordatoris automàtics per WhatsApp, història clínica de text lliure amb adjunts, consentiments amb signatura a la pantalla o per enllaç, bons de sessions, facturació amb VeriFactu i descàrrega en Facturae signada, portal del pacient, estadístiques de la teva consulta i, si treballes en equip, comptes de terapeuta amb panell de direcció i comissions. Tot des del navegador, en castellà, català i anglès, amb les dades xifrades i en servidors de la Unió Europea.

Els plans individuals comencen a 4,99 €/mes + IVA —el pla Semilla, amb 25 pacients, 20 recordatoris automàtics i 20 factures VeriFactu al mes— i pugen a 19,99 € a Júnior i 29,99 € a Sénior, amb pacients il·limitats. Els plans de centre parteixen de 124,99 €/mes + IVA i inclouen fins a cinc terapeutes. No hi ha permanència i el primer mes és gratis amb totes les funcions i sense targeta, així que pots fer els set passos de dalt amb els teus pacients de debò abans de decidir.