My Psico Agenda
Lunes, diez menos cinco. Nerea, psicóloga en Bilbao, recibe a una paciente nueva y dedica los primeros diez minutos de la sesión a lo mismo de siempre: nombre completo, DNI, fecha de nacimiento, teléfono, correo, a nombre de quién van las facturas. Luego le da la hoja del consentimiento para que la firme con el bolígrafo de la mesa. Esa noche, en casa, pasa los datos de la hoja a la ficha del ordenador y la guarda en una carpeta. Con cuatro pacientes nuevos al mes no parece mucho. Con doce, es una tarde entera al mes copiando papeles.
Esta guía explica qué es un formulario de admisión de pacientes, qué datos conviene pedir y cuáles no, y cómo hacer que lo rellene el propio paciente desde su móvil antes de la primera sesión, con el consentimiento firmado en el mismo paso. Comparamos el papel, Google Forms y un programa para psicólogos con formulario propio, y te enseñamos cómo funciona en My Psico Agenda, con los nombres que verás en pantalla.
Qué es un formulario de admisión de pacientes en psicología
El formulario de admisión es el documento con el que el paciente te da sus datos antes de empezar: quién es, cómo localizarle, a quién facturas y, si lo necesitas, cómo te ha conocido o qué le trae a consulta en una frase. Es la primera página de su ficha. No es la historia clínica ni sustituye a la entrevista: lo clínico se recoge en sesión, con calma y con tus preguntas.
Durante años ha sido una hoja en papel que se rellenaba en la sala de espera o en los primeros minutos de la primera sesión. Hoy muchas consultas lo mandan antes por correo o por WhatsApp, y el paciente lo rellena en casa. Si lo haces bien, ganas los minutos del principio de la sesión y llegas a la primera cita con la ficha del paciente ya creada. Si quieres repasar qué va después en esa ficha, tienes nuestra guía de la historia clínica en psicología.
Qué datos pedir en el formulario de admisión (y cuáles no)
La regla la pone el Código Deontológico del Psicólogo en su artículo 39: el psicólogo solo recabará la información estrictamente necesaria para la tarea que le han encargado, y siempre con la autorización de su cliente. El RGPD dice lo mismo con otras palabras: los datos tienen que ser adecuados, pertinentes y limitados a lo necesario (artículo 5, el principio de minimización, en el texto del Reglamento que publica el BOE).
En la práctica, un formulario de admisión de pacientes suele quedarse en esto:
- Identificación: nombre y apellidos y, si vas a facturar o a firmar un consentimiento, el DNI o número identificativo.
- Contacto: teléfono y correo, para las citas y los recordatorios.
- Facturación: a nombre de quién van las facturas y, si paga una empresa, su razón social y CIF.
- Lo que tú uses de verdad: fecha de nacimiento, dirección, cómo te ha conocido o el motivo de consulta en pocas palabras.
Y lo que no conviene pedir por escrito antes de verle: antecedentes, diagnósticos, medicación o detalles de su historia. Un paciente que todavía no te conoce no tiene por qué contar eso en un formulario, y tú lo vas a preguntar mejor en la entrevista. En el artículo sobre el onboarding del paciente nuevo tienes el recorrido completo, del primer correo a la primera sesión.
Formulario de admisión de un menor o de una pareja
Con un menor, el formulario lo rellenan sus padres o tutores, y hacen falta los datos del menor y los de quien le representa. La Agencia Española de Protección de Datos recuerda en su guía para profesionales del sector sanitario que el tratamiento de los datos de un menor solo puede basarse en su propio consentimiento a partir de los 14 años. En terapia de pareja, en cambio, necesitas los datos de las dos personas y decidir con ellas a nombre de quién va la factura.
Formulario de admisión en papel, en Google Forms o en el programa de la consulta
Hay tres maneras de recoger los datos de un paciente nuevo, y cada una tiene un coste distinto para ti.
| A la ficha | Firma | |
|---|---|---|
| Papel | A mano | En papel |
| Google Forms | A mano | Aparte |
| Con agenda | Sola | Incluida |
El papel es cómodo para el paciente, pero te deja el trabajo de copiar y una carpeta que custodiar. Google Forms resuelve lo de rellenarlo en casa, pero las respuestas se quedan en tu cuenta de Google (en el propio formulario o en una hoja de cálculo), fuera de la ficha, y de ahí las tienes que pasar igual. Si eliges esa vía, revisa qué cuenta usas y quién tiene acceso a esas respuestas, porque son datos de pacientes.
Con un programa para psicólogos que tenga su propio formulario de admisión online, lo que rellena el paciente es directamente su ficha: no hay nada que copiar.
Cómo funciona «Enviar formulario al paciente» en My Psico Agenda
En My Psico Agenda el formulario sale justo donde se crean los pacientes. Al pulsar para añadir uno, la agenda pregunta «¿Cómo quieres añadirlo?» y te da dos opciones: «Crear paciente», si prefieres rellenar tú la ficha, o «Enviar formulario al paciente». Con la segunda:
- Eliges el tipo de paciente en «¿Qué tipo de paciente es?»: «Individual», «De pareja», «Infantil» o «Infantil con hermanos».
- Marcas qué datos rellenará en «¿Qué datos rellenará?». Los imprescindibles para crear la ficha salen marcados con «Siempre se pide» y el resto lo eliges tú: teléfono, email, DNI, facturación, los «Datos adicionales» que uses (fecha de nacimiento, dirección, cómo te conoció, motivo de consulta o los campos que hayas creado tú). La próxima vez salen marcados los mismos.
- Pulsas «Crear enlace». En «Enlace listo» tienes el enlace con un botón para copiarlo y otro para «Enviar por WhatsApp», con el mensaje ya escrito.
- Esperas sin hacer nada. La pantalla dice «Esperando a que lo rellene…» y puedes cerrarla y seguir con lo tuyo. Cuando el paciente termina, ves «¡Lucía ya lo ha rellenado!» (con su nombre) y su ficha aparece en Contactos.
Qué ve el paciente en el formulario de admisión
El paciente abre el enlace en su móvil y encuentra una página con tu nombre, «Tus datos para la consulta», en su idioma: castellano, catalán o inglés según su teléfono, con un selector para cambiarlo. Rellena solo lo que le has pedido, con el prefijo de su país en el teléfono, y la página le avisa si se equivoca en un correo o en una fecha antes de enviar. Al final marca la casilla «He leído y acepto que estos datos se envíen a» tu nombre «para gestionar mi atención», con el enlace a la política de privacidad, y pulsa «Enviar mis datos».
Cada enlace sirve para un solo paciente y caduca a las 48 horas. Si no lo rellena a tiempo, creas otro en dos clics.
Y en el mismo enlace, el consentimiento informado firmado
El generador tiene un interruptor, «Enviar consentimiento para firmar», que viene activado y recuerda lo que elegiste la última vez. Con él encendido, el paciente termina sus datos, lee tu consentimiento informado y lo firma ahí mismo con el dedo. Se usa la plantilla del tipo de paciente, con tu texto si lo has personalizado. En pareja firman las dos personas, cada una con su enlace si no están juntas; en infantil firma el tutor/a 1, y con hermanos, los tutores que haya.
La plantilla de serie incluye un apartado propio de protección de datos personales (responsable, finalidad, derechos), que puedes adaptar. La AEPD recuerda que para atender a un paciente no hace falta pedirle consentimiento para tratar sus datos, pero sí informarle de lo que exige el artículo 13 del RGPD, y recomienda que esa información vaya separada de la hoja del consentimiento sanitario. Tienes un modelo de consentimiento informado en psicología para revisar el tuyo.
Cuando firma, el panel lo dice («¡Lucía ha firmado el consentimiento!») y el documento firmado queda en su ficha. Si apagas el interruptor, puedes enviárselo más tarde desde la propia ficha.
Pareja, menores y hermanos: un formulario de admisión para cada caso
Cada tipo pide lo suyo, y la agenda sabe qué datos no pueden faltar en cada caso:
- Individual: una persona adulta. Siempre se piden el nombre y los apellidos.
- De pareja: el nombre de las dos personas y el número identificativo de al menos una. Si activas el consentimiento, el de las dos.
- Infantil: los datos del menor y los del tutor/a 1. El tutor/a 2 es opcional, y puedes preguntar a nombre de quién van las facturas.
- Infantil con hermanos: para terapia de hermanos. La familia indica si son 2 o 3 y rellena los nombres de cada uno.
Si quien lo rellena ya estaba en tus pacientes (mismo nombre y teléfono), la agenda te lo avisa al recibirlo.
En un centro de psicología: el formulario de cada terapeuta
Un centro también puede enviar el formulario. Primero elige en «¿Para qué terapeuta?» a cuál de sus terapeutas va el paciente, y la ficha se crea en sus contactos. Los datos que se piden se recuerdan por terapeuta, porque cada una tiene sus propios «Datos adicionales». Además, el centro puede añadir sus «Campos del centro», comunes a las fichas de todo el equipo, y el consentimiento sale con el texto de la terapeuta que atenderá al paciente.
Seguridad y protección de datos en un formulario de admisión online
Un formulario de admisión mueve datos de salud, y eso pide algunas precauciones de serie:
- Un enlace por paciente, de un solo uso y que caduca a las 48 horas: no sirve para rellenar dos fichas ni para volver a entrar después.
- Una página sin publicidad ni herramientas de analítica, que solo enseña tu nombre y los campos que has elegido.
- Los datos van a la ficha y se guardan cifrados, no a una hoja de cálculo ni a tu correo.
Un consejo para cuando lo mandes por WhatsApp: la guía de la AEPD admite usar el teléfono del paciente para comunicarte con él, siempre que el mensaje le llegue solo a él y no a un grupo. Si quieres repasar el resto de obligaciones de tu consulta, tienes nuestra guía de protección de datos en la consulta de psicología.
Cuánto cuesta un programa para psicólogos con formulario de admisión
«Enviar formulario al paciente» está en todos los planes de My Psico Agenda, también en el más barato. Se paga al mes, sin permanencia y con el IVA aparte:
- Semilla, 4,99 €/mes: hasta 15 pacientes y 20 recordatorios automáticos al mes.
- Júnior, 19,99 €/mes: pacientes sin límite, 100 facturas VeriFactu y 100 recordatorios al mes.
- Sénior, 29,99 €/mes: facturas sin límite y 250 recordatorios al mes.
- Para centros, Centro Mini, 99,99 €/mes hasta 5 terapeutas; Plan Medio, 129,99 €/mes hasta 10, y Centro Super, 159,99 €/mes hasta 15.
Puedes probarlo un mes gratis y sin tarjeta, con pacientes de verdad. Tienes la comparativa completa en la página de precios y todo lo que incluye el software para psicólogos.
Cómo empezar a usar el formulario de admisión
- Crea tu cuenta y elige el mes gratis en la ventana de bienvenida.
- Revisa tus «Datos adicionales» en Ajustes: los que actives podrás pedirlos en el formulario.
- Personaliza tu consentimiento informado si quieres que el paciente firme tu texto y no el de serie.
- En tu próximo paciente nuevo, elige «Enviar formulario al paciente» y mándale el enlace por WhatsApp.
- Abre su ficha antes de la sesión: estarán sus datos y, si lo activaste, el consentimiento firmado.
Preguntas frecuentes sobre el formulario de admisión
Lo que más nos preguntan sobre el formulario de admisión de pacientes en psicología.
¿Qué es un formulario de admisión de pacientes?
Es el documento con el que un paciente nuevo te da sus datos antes de empezar la terapia: identificación, contacto, facturación y, si lo necesitas, cómo te ha conocido o el motivo de consulta en pocas palabras. Es la primera página de su ficha, no la historia clínica.
¿Qué datos debe tener un formulario de admisión en psicología?
Solo los necesarios: nombre y apellidos, DNI si vas a facturar o a firmar un consentimiento, teléfono, correo y los datos de facturación. Fecha de nacimiento, dirección o el motivo de consulta, solo si los usas. Los antecedentes y diagnósticos se preguntan mejor en la entrevista.
¿Puedo enviar el formulario de admisión por WhatsApp?
Sí. La AEPD admite usar el teléfono del paciente para comunicarte con él siempre que el mensaje le llegue solo a él y no a un grupo. En My Psico Agenda el enlace se manda con un botón y ya lleva el mensaje escrito.
¿Sirve Google Forms como formulario de admisión?
Sirve para que el paciente lo rellene en casa, pero las respuestas quedan en tu cuenta de Google y tienes que pasarlas a la ficha a mano. Además, tendrás que cuidar quién tiene acceso a ellas, porque son datos de pacientes.
¿El paciente puede firmar el consentimiento informado en el mismo formulario?
Sí. Con «Enviar consentimiento para firmar» activado, después de sus datos el paciente lee tu consentimiento y lo firma con el dedo en la misma página. En pareja firman los dos; en infantil, el tutor o la tutora. El documento firmado queda en su ficha.
¿Cuánto tiempo dura el enlace del formulario?
48 horas, y sirve para un solo paciente. Si caduca sin rellenar, creas otro en dos clics desde el mismo menú.
¿Funciona para menores, parejas y centros?
Sí. Hay cuatro tipos (individual, de pareja, infantil e infantil con hermanos) y cada uno pide sus datos imprescindibles. Un centro elige para qué terapeuta es el paciente y la ficha se crea en sus contactos, con los campos del centro si los tiene.