Programa para psicólogos que trabajan en varios centros: una agenda para tu consulta, los centros y las salas

Lunes en tu consulta. Martes y jueves, en un centro que se queda el 30 % de cada sesión. Viernes por la mañana, en una sala que alquilas a 12 euros la sesión. Es una forma de trabajar muy habitual entre psicólogos autónomos y tiene su lógica: repartes el riesgo, llegas a pacientes de otras zonas y llenas la semana. Lo que se complica es la gestión. Tres calendarios, tres precios, pacientes que te escriben la víspera para preguntarte a qué dirección tienen que ir y, a fin de mes, la duda de cuánto te ha dejado cada sitio. Un programa para psicólogos que trabajan en varios centros tiene que resolver justo eso: que todo esté en una sola agenda y que cada cita sepa dónde es y cuánto vale.

En esta guía vemos qué se complica cuando trabajas en varios sitios, qué tendría que hacer tu programa de gestión para que no se complique y cómo lo resuelve My Psico Agenda, contado con los nombres que verás en pantalla. Al final tienes una checklist para elegir y las preguntas que más nos llegan sobre este tema.

Trabajar en varios centros: la forma más común de llenar la semana

Pocas consultas empiezan llenas. Lo normal es combinar: unas horas en tu propia consulta, colaboraciones con uno o dos centros y, a veces, una sala alquilada en otro barrio para estar más cerca de algunos pacientes. Cada acuerdo funciona a su manera. Con el centro con el que colaboras se suele pactar una comisión, un porcentaje de cada sesión (los repartos 60/40 y 70/30 son frecuentes). En un espacio de alquiler, en cambio, pagas una cantidad fija por sesión o por hora y el resto es tuyo. Si quieres comparar los modelos con calma, tenemos una guía sobre el reparto de honorarios entre centro y terapeuta.

Ningún modelo es mejor que otro. Lo que tienen en común es que multiplican el trabajo administrativo cuando cada sitio lleva su propia agenda, su propio Excel y su propia forma de cobrar.

Lo que se complica cuando trabajas en varios sitios

Quien ha pasado por ello lo reconoce enseguida:

• Varias agendas a la vez. La del centro, la tuya y la de la sala. Basta con apuntar una cita en la que no toca para tener a dos pacientes a la misma hora en sitios distintos.
• Pacientes que no saben adónde ir. «¿Mañana era en tu consulta o en el centro?». Si ese mensaje te llega a las diez de la noche, algo falla.
• Un precio distinto en cada sitio. 65 € en tu consulta, 60 € en el centro y lo que hayas acordado en la sala.
• Lo que te queda de verdad. Con un 30 % de comisión, 60 € son 42 €; con 12 € fijos, son 48 €. Hacer esa cuenta sesión a sesión no tiene ningún sentido.
• A quién facturas. En un sitio cobras tú al paciente y en otro te paga el centro, que quiere una factura al mes con todas las sesiones.
• Las salas. En el centro hay varias y conviene saber en cuál estás cada día.

Qué debe tener un programa para psicólogos que trabajan en varios centros

Antes de comparar marcas, conviene tener la lista clara. Lo llames agenda, programa o software, una agenda para psicólogos con varios centros debería dejarte:

1. Dar de alta cada centro una vez, con su dirección, su precio y su comisión.
2. Elegir el centro, y la sala si la hay, en cada cita sin escribir el precio a mano.
3. Ver en la misma semana dónde es cada sesión, también desde el móvil.
4. Avisar a cada paciente de dónde es su cita.
5. Calcular lo que te queda de cada sesión después de la comisión.
6. Sacar un informe por centro y hacerle una factura al centro cuando sea él quien te paga.
7. No ponerte un límite de centros.

Ninguno de estos puntos es raro, pero muchos programas pensados para una sola consulta se quedan en el primero. Vamos uno por uno.

Da de alta cada centro una sola vez: dirección, precio y comisión

En My Psico Agenda los sitios donde trabajas están en la sección Centros de Trabajo. Al registrarte ya tienes uno, «Por cuenta propia», que puedes renombrar con el nombre de tu consulta. Para cada sitio nuevo pulsas «+ Nuevo Centro» y rellenas su ficha:

• Nombre del Centro y Dirección, que luego verás en la agenda y que tus pacientes reciben en el recordatorio.
• Razón Social, DNI/NIF del Centro y su logo, que se usan si algún día le haces una factura.
• Precio Bruto por Defecto (€), lo que cobras por sesión en ese sitio. La ayuda del campo lo resume bien: «Al crear una cita con este centro se pondrá este precio bruto (salvo que el paciente ya tenga una cita anterior)».
• Comisión (%) o Comisión Fija (€), según el acuerdo.
• Las Salas del centro, si tiene varias.

Cada centro aparece después como una tarjeta con su dirección, su comisión («30.00%», «12.00€» o «Sin comisión») y sus salas. No hay límite de centros en los planes para terapeutas, así que el día que empiezas a colaborar con un sitio nuevo lo añades y listo.

Comisión en porcentaje o cantidad fija por sesión

Los dos campos responden a los dos acuerdos más habituales. «Comisión (%)» es el porcentaje que se queda el centro. «Comisión Fija (€)» son los euros fijos por sesión, el caso típico de una sala de alquiler. Con los números del principio:

Esa última columna es el precio neto, y la app lo calcula en cada cita según el centro que elijas. No tienes que recordar qué acuerdo tenías con cada sitio: lo apuntas una vez en su ficha.

Las salas de cada centro

Si el centro tiene varias salas, las añades en su ficha con un nombre y un color. Al crear una cita en ese centro eliges la sala en unas tarjetas que te indican si está disponible o si ya la tienes ocupada a esa hora, y la sala queda guardada en la cita. Es útil cuando el centro te asigna la Sala 1 los martes y la Sala 2 los jueves y no quieres depender de la memoria.

Al crear una cita eliges dónde, y el precio ya viene puesto

En «Nueva Cita», después de elegir al paciente, tienes el desplegable Centro. Tu consulta sale seleccionada por defecto y, si la sesión es en otro sitio, la cambias. En cuanto eliges el centro pasan tres cosas:

• El Precio Íntegro se rellena con el precio por defecto de ese centro.
• El Precio Neto se calcula solo, con la comisión al lado, por ejemplo «(Comisión: 30%)». Es un campo calculado: no hace falta tocarlo.
• Si el centro tiene salas, aparecen para que elijas una.

En una sesión de 60 € en el centro del 30 %, ves 60,00 en el precio íntegro y 42,00 en el neto antes de guardar la cita.

Si el paciente ya vino, la cita repite su centro y su sala

La mayoría de pacientes van siempre al mismo sitio. Por eso, cuando eliges a alguien que ya tiene una cita anterior, la nueva copia el centro, la duración, el precio y el tipo de terapia de la última, y también la sala si sigue existiendo y está libre a esa hora. Si Miriam viene los jueves al centro de la avenida, Sala 2, la siguiente cita sale igual sin que toques nada. Si un día cambia de sitio, eliges otro centro en el desplegable y la siguiente vez ya saldrá el nuevo.

Una sola agenda para todos tus centros

Todas las citas, sean donde sean, viven en la misma agenda. En la vista de semana, cada tarjeta enseña la hora, el paciente, «🏢» con el nombre del centro y «🚪» con la sala, así que de un vistazo sabes que el martes estás en el centro y el viernes en la sala de alquiler. La vista de mes lo resume día a día, con el centro y la sala de cada cita.

Tener una única agenda tiene una ventaja que se nota poco hasta que falla: si intentas poner una cita encima de otra, la app te avisa de que ese horario ya está ocupado, sea en el centro que sea. Con tres agendas separadas, ese aviso no existe. Tienes más detalle de cómo funciona en la página de la agenda online para psicólogos.

También desde el móvil

En el móvil la agenda se ve día a día, con las mismas tarjetas: hora, paciente, centro y sala. Es lo que miras en el metro para saber adónde vas. No hay que instalar nada: funciona en el navegador del teléfono, igual que en el ordenador.

Que tus pacientes sepan siempre adónde ir

Los recordatorios por WhatsApp de My Psico Agenda incluyen el centro de la cita. El paciente recibe un mensaje del tipo «Esto es un recordatorio para tu cita de terapia el día 6 de octubre a las 10:00 😊 Centro: Centro Arce», con botones para confirmar o anular. Salen solos 24 horas antes (y, si quieres, también al crear la cita) y puedes desactivarlos en la ficha de un paciente concreto sin tocar a los demás.

Parece un detalle, pero quita de en medio buena parte de los mensajes de la víspera. Y cuando un paciente cambia de sitio según la semana, el recordatorio le dice cuál le toca.

Cuánto te deja cada centro: bruto, neto e informe por centro

Con el precio y la comisión guardados en cada cita, las cuentas salen sin hojas de cálculo. En Estadísticas ves cada mes los ingresos brutos, lo que han pagado tus pacientes, y los ingresos netos, lo que te queda después de las comisiones, con la diferencia respecto al mes anterior.

Para el detalle de un centro concreto, su tarjeta tiene el botón «📊 Descargar Informe». Eliges el mes, el idioma y las columnas que quieres (fecha y hora, paciente, precio bruto, precio neto, método de pago, sala y detalles) y obtienes un informe en PDF con las sesiones realizadas ese mes y el total bruto y neto. Es lo que necesitas para cuadrar cuentas con el centro a final de mes.

Facturas: al paciente o al centro

Depende del acuerdo. En algunos centros cada terapeuta cobra a sus pacientes; en otros cobra el centro y después te paga tu parte, a cambio de una factura tuya. My Psico Agenda contempla las dos situaciones. En Facturación, la pestaña «Sesiones sin facturar» te enseña las sesiones pendientes. Seleccionas las que quieras y el asistente te pregunta «¿A quién facturas?»:

• Paciente: sale una factura por paciente.
• Centro: sale una factura por centro con todas sus sesiones, a nombre de la razón social y el NIF que guardaste en su ficha. Cada línea lleva la sesión y el importe que te corresponde de ella, el neto.

Las facturas se crean como borrador y reciben su número cuando las emites. Llevan la casilla «Exenta de IVA (asistencia sanitaria)» y se pueden emitir por VeriFactu, el sistema de la Agencia Tributaria que será obligatorio para los autónomos a partir de julio de 2027.

Si un centro te da casi todo el trabajo

Un apunte que no va de software, pero que conviene tener presente cuando uno de los centros crece mucho. La Ley del Estatuto del trabajo autónomo define al trabajador autónomo económicamente dependiente (TRADE) como el que recibe de un mismo cliente al menos el 75 % de sus ingresos, y le aplica reglas propias. El informe de cada centro te da el dato para saber en qué punto estás; lo que supone en tu caso te lo dirá tu asesoría.

Protección de datos cuando atiendes en un centro

Cuando atiendes en un centro que no es tuyo, conviene dejar por escrito quién es responsable de los datos de los pacientes: si son pacientes del centro y tú los atiendes por encargo suyo, o si son tuyos y el centro solo te cede el espacio. La guía de la AEPD sobre los contratos entre responsables y encargados del tratamiento explica cómo se regula esa relación y qué debe incluir el contrato.

Por la parte del programa, en My Psico Agenda los datos se guardan cifrados en servidores de la Unión Europea, con una copia de seguridad diaria, verificación en dos pasos y un PIN que protege las secciones sensibles si compartes ordenador en un centro. Tienes el detalle en la página de seguridad.

¿Y si el centro es tuyo?

Esta guía va del psicólogo que trabaja en varios sitios. Si lo que tienes es un centro con varios terapeutas, o una red de centros, las necesidades cambian: agendas de todo el equipo, salas compartidas y comisiones por profesional. Para eso están los planes de centro de My Psico Agenda: el Centro Mini, para hasta 5 terapeutas, cuesta 124,99 €/mes + IVA, y el Centro Super, para hasta 15, 199,99 €/mes + IVA. Tienes más detalle en la página de software para centros de psicología y en nuestra guía de gestión multicentro de psicología.

Checklist para elegir programa si trabajas en varios centros

Prueba el programa con tu semana real, no con la demostración, y repasa estas preguntas:

1. ¿Puedo dar de alta todos mis centros, con dirección, precio y comisión, sin pagar más por cada uno?
2. ¿Admite comisión en porcentaje y también una cantidad fija por sesión?
3. ¿Cada cita guarda su centro y su sala?
4. ¿El precio se pone solo según el centro y el neto se calcula sin hacer cuentas?
5. ¿La cita de un paciente habitual repite su centro?
6. ¿Veo en la misma semana, y en el móvil, dónde es cada sesión?
7. ¿El recordatorio le dice al paciente a qué centro tiene que ir?
8. ¿Veo lo que facturo y lo que me queda cada mes?
9. ¿Puedo sacar un informe por centro y hacerle una factura al centro?
10. ¿Puedo irme cuando quiera, sin permanencia?

Si buscas criterios más generales, la guía del programa para psicólogos repasa todo lo que debe tener, y la del software para psicólogos autónomos se centra en la consulta en solitario.

My Psico Agenda: un programa para psicólogos con varios centros desde 4,99 €

My Psico Agenda es un software para psicólogos y terapeutas hecho en España. Como programa para psicólogos que trabajan en varios centros, esto es lo que cuenta:

• Centros de trabajo sin límite, cada uno con su dirección, su precio por defecto, su comisión (en porcentaje o fija) y sus salas.
• Centro y sala en cada cita, con el precio puesto y el neto calculado.
• El paciente que vuelve, con su centro, su sala y su precio ya elegidos.
• Una sola agenda con todos los centros, en el ordenador y en el móvil.
• Recordatorios por WhatsApp que dicen en qué centro es la cita.
• Ingresos brutos y netos, informe por centro y facturas al paciente o al centro.
• Historia clínica, consentimientos, bonos y espacio del paciente, como en cualquier consulta.

El plan Semilla cuesta 4,99 €/mes + IVA e incluye hasta 25 pacientes, 20 recordatorios automáticos y 20 facturas VeriFactu al mes. El Júnior (19,99 €) y el Sénior (29,99 €) quitan el límite de pacientes y amplían recordatorios, facturas y almacenamiento; lo tienes todo en la página de precios. El primer mes es gratis, sin tarjeta y sin permanencia.

Preguntas frecuentes sobre el programa para psicólogos que trabajan en varios centros

Las dudas que más se repiten cuando un psicólogo que trabaja en varios centros busca programa de gestión.

¿Qué es un programa para psicólogos que trabajan en varios centros?

Es un programa de gestión de consulta (agenda, fichas, recordatorios y facturación) que entiende que no trabajas en un solo sitio. Cada centro tiene su dirección, su precio y su comisión, cada cita guarda dónde es y en qué sala, y al final del mes sabes lo que has facturado y lo que te ha quedado en cada uno. Todo en una sola agenda, en lugar de una por sitio.

¿Cuántos centros puedo dar de alta en My Psico Agenda?

Todos los que necesites. Los planes para terapeutas no tienen límite de centros ni de salas, también el plan Semilla de 4,99 €/mes + IVA. Al registrarte ya tienes uno, «Por cuenta propia», que puedes renombrar con el nombre de tu consulta.

¿Cómo sé cuánto me queda de cada sesión?

En la ficha de cada centro indicas su comisión, en porcentaje o como cantidad fija por sesión. Al crear una cita, la app pone el precio íntegro y calcula el precio neto con esa comisión, por ejemplo 42 € de una sesión de 60 € en un centro que se queda el 30 %. En Estadísticas ves los ingresos brutos y netos de cada mes.

¿Mis pacientes saben a qué centro tienen que ir?

Sí. El recordatorio por WhatsApp que reciben 24 horas antes incluye el día, la hora y el nombre del centro de la cita, con botones para confirmar o anular. Si un paciente va a un sitio distinto según la semana, el mensaje le dice cuál le toca.

¿Puedo hacer una factura al centro con todas las sesiones del mes?

Sí. En Facturación, dentro de «Sesiones sin facturar», seleccionas las sesiones y en «¿A quién facturas?» eliges «Centro». Sale una factura por centro con todas sus sesiones y el importe neto de cada una, a nombre de la razón social y el NIF que guardaste en su ficha. Se crea como borrador y recibe su número al emitirla.

¿Qué pasa si un paciente cambia de centro?

La cita nueva de un paciente copia el centro de su última cita, así que solo tienes que elegir el centro nuevo en el desplegable una vez. A partir de ahí, sus siguientes citas ya salen con el centro nuevo, con su precio y su comisión.

¿Cuánto cuesta My Psico Agenda?

El plan Semilla cuesta 4,99 €/mes + IVA para hasta 25 pacientes. El Júnior (19,99 €) y el Sénior (29,99 €) no tienen límite de pacientes. Todos se pagan al mes, sin permanencia, y el primer mes es gratis sin tarjeta.