My Psico Agenda
Si has escrito software para psicólogos gratis en el buscador, probablemente estés en uno de estos dos momentos: acabas de colegiarte y todavía no sabes cuántos pacientes tendrás en marzo, o llevas años de consulta y no te apetece sumar otra cuota fija a la lista de gastos. Las dos razones son buenas. Lo que casi nadie te cuenta es que «gratis» significa cosas muy distintas según dónde aterrices, y que algunas de ellas se pagan igual, solo que en horas y en riesgos en lugar de en euros. En esta guía verás qué tipos de programas gratuitos existen, dónde se rompen cuando los usas con pacientes de verdad y cómo decidir con la cabeza fría.
Vaya por delante una cosa: no vamos a fingir que un programa para psicólogos gratis sea siempre mala idea. Para empezar, para probar o para una consulta de dos tardes a la semana puede cumplir. El problema aparece cuando la herramienta que elegiste «para salir del paso» acaba guardando historias clínicas, datos de contacto y facturas durante tres años, y un día descubres que no puedes exportarlos, que nadie responde de su seguridad o que tu gestor te pide algo que esa herramienta no sabe hacer.
Qué buscas de verdad cuando buscas «software para psicólogos gratis»
Detrás de esa búsqueda casi nunca hay un capricho tecnológico. Hay una consulta que empieza, un presupuesto ajustado y la sensación de que pagar por un programa antes de tener pacientes es poner el carro delante de los bueyes. Lo que se busca, en el fondo, es no arriesgar dinero mientras se arranca: tener la agenda ordenada, que no se te cuele una cita encima de otra y que las notas de sesión estén en algún sitio que no sea una libreta que puedas perder en el metro.
Esa necesidad es legítima y tiene solución. Pero conviene separar dos preguntas que solemos mezclar: «¿cuánto cuesta?» y «¿qué pasa con mis datos y mi tiempo?». Un software gratuito para psicólogos puede responder muy bien a la primera y muy mal a la segunda. Y en una consulta de psicología, la segunda pesa mucho, porque manejas información de salud, que el reglamento de protección de datos considera de categoría especial y protege con más exigencia que un listado de clientes cualquiera.
Los cuatro tipos de «gratis» que te vas a encontrar
Cuando rascas un poco, casi todo lo que aparece bajo la etiqueta de software para psicólogos gratis entra en una de estas cuatro categorías. Reconocerlas te ahorra semanas de pruebas.
1. El plan gratuito limitado
Es una versión recortada de un producto de pago: puedes registrarte sin poner tarjeta y usarlo sin caducidad, pero con topes. Diez pacientes, un profesional, sin facturación, sin recordatorios automáticos o con la marca del fabricante en los correos que envías. Funciona si tu consulta es pequeña y va a seguir siéndolo. El riesgo es que el tope llegue justo cuando estás creciendo, que es el peor momento para cambiar de herramienta.
2. La prueba gratis con todo abierto
Aquí no te recortan funciones: te dan el producto entero durante un tiempo. Catorce días, treinta, a veces más. Es la forma más honesta de saber si algo encaja contigo, porque lo pruebas con tus pacientes reales, no con una demo de mentira. Lo importante es mirar la letra pequeña: si te piden tarjeta para empezar y se renueva solo, la prueba deja de ser una prueba y se convierte en una suscripción con memoria corta.
3. Las herramientas generalistas que ya tienes
Un calendario en la nube, una hoja de cálculo, una carpeta de documentos y la aplicación de mensajería del móvil. Cuesta cero euros y ya sabes usarlo, así que muchísima gente empieza aquí. Cubre lo básico durante un tiempo, pero ninguna de esas piezas sabe qué es una sesión, un bono o un consentimiento, y eres tú quien tiene que coserlas cada día.
4. El software libre que te instalas tú
Existen programas de gestión clínica de código abierto que puedes descargar sin pagar licencia. Sobre el papel es la opción más potente. En la práctica necesitas un servidor, mantenerlo actualizado, hacer copias de seguridad y responder tú de la seguridad de todo. Si te gusta la informática, adelante. Si tu tiempo vale lo que vale una sesión, el «gratis» aquí es engañoso: lo estás pagando con tus tardes.
Lo que de verdad cuesta un gratis mal elegido
Ninguna de las cuatro opciones es mala por sí misma. Lo que hace daño es elegir sin mirar el coste que no aparece en la factura.
El tiempo que no se ve
Copiar el teléfono de un paciente del chat a la hoja de cálculo son quince segundos. Multiplícalo por cada alta, cada cambio de cita, cada recordatorio escrito a mano y cada recibo hecho en un documento de texto. Al mes son horas, y son horas de las tuyas, no de una recepcionista. Cuando te pones a contarlas, la diferencia entre gratis y unos pocos euros al mes se desdibuja bastante rápido.
Los datos de salud no son datos cualquiera
Una historia clínica en una hoja de cálculo compartida por enlace, o en una aplicación cuyo servidor está a saber dónde, es un problema esperando a pasar. No hablamos solo de multas: hablamos de la confianza de la persona que te ha contado lo que no le cuenta a nadie. El Instituto Nacional de Ciberseguridad lleva años repitiendo lo mismo a las pequeñas organizaciones: el eslabón débil casi nunca es el ataque sofisticado, sino la herramienta improvisada y la copia de seguridad que nadie hizo.
Los plantones
Este es el más fácil de medir. Una agenda para psicólogos gratis que no manda recordatorios deja los olvidos en manos del paciente. Si tu tarifa está en la horquilla habitual en España y se te cae una sesión al mes, ya has perdido más de lo que cuesta un año entero de una herramienta que avise sola. Puedes verlo con números en nuestra guía de tarifas y precios por sesión.
Qué debe tener, aunque empieces gratis
Da igual por dónde empieces: hay un mínimo por debajo del cual la herramienta te va a dar más trabajo del que quita. Antes de quedarte con un software para psicólogos gratis, comprueba que cumple esto:
- Agenda con vistas de día, semana y mes y capacidad de mover una cita sin rehacerla entera.
- Aviso automático al paciente antes de la sesión, sin que tengas que escribir tú el mensaje.
- Historia clínica separada por paciente, con espacio para adjuntar informes y documentos.
- Consentimiento informado guardado con fecha, no en una carpeta física del armario.
- Facturación con numeración correlativa y exención de IVA sanitaria cuando corresponda.
- Exportación de tus datos en un formato que puedas abrir en otro sitio. Si no puedes salir, estás atrapado.
- Alguien que responda cuando algo falla, aunque sea por correo.
Si una herramienta gratuita cumple los siete puntos, quédatela. Si falla en tres o cuatro, no es gratis: es una deuda que pagarás más adelante.
Agenda y recordatorios: donde se rompe el calendario gratuito
El calendario genérico es la puerta de entrada de casi todo el mundo, y aguanta bien un tiempo. Pones el nombre, la hora y listo. El problema es que una cita de terapia no es un bloque de una hora: es una persona con su ficha, un estado (pendiente, finalizada, anulada), una forma de cobro y, muchas veces, un bono de sesiones detrás. Nada de eso cabe en el título de un evento.
El segundo punto donde cruje es el recordatorio. Un calendario avisa a ti, no a tu paciente. Para que el aviso llegue al otro lado tienes que escribirlo tú, uno a uno, cada tarde. Un programa de gestión clínica manda el recordatorio por WhatsApp la víspera sin que muevas un dedo, y el paciente confirma o anula con un toque. La diferencia entre las dos situaciones no es tecnológica: es que una te devuelve la tarde del domingo y la otra no.
Historia clínica y consentimientos: el límite del Excel
Una hoja de cálculo es maravillosa para sumar. Es pésima para contar la evolución de una persona a lo largo de dos años. Las notas de sesión necesitan texto libre, orden cronológico y estar pegadas a la ficha de quien las protagoniza, no en la pestaña 4 de un archivo que se llama «pacientes_definitivo_v3».
Con los consentimientos pasa algo parecido. En papel se firman, se archivan y, con el tiempo, se traspapelan. En digital se firman desde el móvil del paciente y quedan guardados con su fecha en la ficha, listos si alguna vez alguien los pide. Si estás comparando opciones, en la guía del mejor software para psicólogos desmenuzamos criterio por criterio qué mirar en cada apartado.
Facturación: el «gratis» que puede salirte caro
Aquí es donde muchas soluciones improvisadas se quedan cortas. Facturar en un procesador de textos funciona hasta que tienes que llevar la numeración correlativa sin saltos, aplicar la exención de IVA de la asistencia sanitaria, retener el IRPF correcto y encontrar en septiembre la factura de marzo que te reclama tu gestoría.
A eso se suma un cambio normativo que conviene tener en el radar: el sistema VeriFactu de la Agencia Tributaria obligará a que las facturas se emitan con programas que cumplan unos requisitos concretos, con un calendario que para los autónomos apunta a 2027. Un documento de texto no va a cumplir eso jamás. Si quieres el detalle, lo contamos en el artículo sobre facturación electrónica y VeriFactu.
Gratis no te exime del RGPD
Esta es la parte que más se pasa por alto. Cuando usas una herramienta para guardar datos de tus pacientes, esa empresa se convierte en encargada del tratamiento y tú sigues siendo el responsable. Da igual que no le pagues: la responsabilidad sobre esos datos es tuya. Eso implica poder firmar un contrato de encargo, saber en qué país están alojados los datos y poder atender una solicitud de acceso o de supresión si alguien la presenta.
Muchos servicios gratuitos, sobre todo los generalistas, no están pensados para eso. Otros sí, pero hay que leerlo. La pregunta útil no es «¿es gratis?», sino «¿me deja esto cumplir con mis obligaciones sin volverme loco?». Si la respuesta te obliga a inventar, mejor busca otra cosa.
Prueba gratis o plan gratuito: cuál te conviene según tu momento
Cuando la gente pide un software para psicólogos gratis, casi siempre quiere una de estas dos cosas, y no son intercambiables.
- Plan gratuito permanente: tiene sentido si tu consulta es muy pequeña y estable, si atiendes a poca gente y no facturas apenas. Aceptas los topes a cambio de no pagar nunca.
- Prueba gratis completa: tiene sentido si vas en serio y quieres saber cómo funciona todo antes de comprometerte. Ves la herramienta entera, con tus pacientes, y decides con datos en la mano.
Si estás arrancando y esperas crecer, la prueba completa suele salir mejor: te evita montar tu consulta encima de unos límites que dentro de seis meses te van a apretar. Y si además la prueba no te pide tarjeta, el riesgo es cero de verdad, no de mentira.
Un mes gratis de verdad, y después 4,99 €
My Psico Agenda no es un software gratuito para psicólogos, y preferimos decirlo claro antes que marear. Lo que sí hacemos es dejarte el programa entero durante un mes gratis al crear la cuenta, sin pedirte la tarjeta y sin renovación automática: si al acabar no te convence, no pasa nada ni tienes que cancelar nada. Y si te convence, el plan de entrada, Semilla, cuesta 4,99 € al mes más IVA, sin permanencia.
Durante ese mes tienes la agenda completa, los recordatorios automáticos por WhatsApp, la historia clínica de texto libre con archivos adjuntos, el consentimiento informado digital, los bonos de sesiones, la facturación preparada para VeriFactu y el portal donde cada paciente consulta sus citas. Todo funciona en el ordenador, el móvil y la tableta sin instalar nada, con los datos cifrados en tránsito y en reposo y alojados en servidores de la Unión Europea. El plan Semilla incluye hasta 25 pacientes y 20 recordatorios automáticos al mes (las facturas VeriFactu llegan con el plan Júnior); si se te queda corto, subes de plan cuando quieras y sin migrar nada.
Cómo elegir sin equivocarte
Un orden que funciona, y que te ahorra el clásico «probé cinco y me quedé con la primera por pereza»:
- Escribe tus tres dolores reales. ¿Los plantones? ¿Las facturas? ¿No encontrar las notas? Empieza por ahí y olvida el resto de la lista de funciones.
- Comprueba la salida antes que la entrada. Mira cómo exportarías tus datos el día que quieras irte. Si no está claro, descártalo.
- Pruébalo una semana con pacientes de verdad. Ninguna captura de pantalla te dice si una herramienta encaja con tu forma de trabajar.
- Mira el precio a doce meses, no el de hoy. Un gratis que te obliga a cambiar en medio año sale más caro que una cuota pequeña y estable.
- Pregunta al soporte algo tonto antes de decidir. La velocidad de esa respuesta es la que tendrás el día que tengas un problema de verdad.
Y una recomendación final que vale más que cualquier comparativa: empieza por lo que más te duele hoy. Si es la agenda, ordena la agenda. Si es la facturación, ordena la facturación. Lo demás lo irás incorporando a tu ritmo, sin convertir la elección de un programa en un proyecto que te robe las tardes que querías recuperar. Y si tu consulta ya tiene varios profesionales, el razonamiento es el mismo pero con más ceros: échale un vistazo al software para centros de psicología antes de montar nada a medias.
Preguntas frecuentes
Las dudas que más se repiten cuando buscas un software para psicólogos gratis.
¿Existe un software para psicólogos gratis de verdad?
Existen tres variantes y conviene no confundirlas. Hay planes gratuitos permanentes con límites claros (pocos pacientes, sin facturación o sin recordatorios automáticos), hay pruebas gratis en las que usas el producto completo durante un tiempo, y hay programas de código abierto que no pagas pero que tienes que instalar y mantener tú en un servidor. Gratis de verdad y completo para siempre no suele existir, porque alguien tiene que pagar los servidores, las copias de seguridad y el soporte. Lo honesto es mirar qué te dan, qué te quitan y qué pasa con tus datos el día que quieras marcharte.
¿Puedo llevar mi consulta con un calendario y una hoja de cálculo gratis?
Puedes, y mucha gente empieza así. Funciona mientras tengas pocos pacientes y mucha memoria. El problema llega con el volumen: el calendario no avisa a tu paciente, la hoja de cálculo no ordena la evolución de una terapia, los consentimientos acaban en una carpeta física y las facturas se hacen a mano, con el riesgo de saltos en la numeración. Si además compartes el archivo por enlace, estás moviendo datos de salud por un canal que no está pensado para eso. Como solución de arranque vale; como sistema definitivo, se rompe.
¿Qué diferencia hay entre una prueba gratis y un plan gratuito?
El plan gratuito es permanente pero recortado: lo usas sin pagar y sin fecha de caducidad, aceptando topes de pacientes, de funciones o de envíos. La prueba gratis es temporal pero completa: durante unos días o un mes tienes el producto entero y decides con conocimiento de causa. Si tu consulta va a crecer, la prueba completa suele ser mejor idea, porque evitas montar tu forma de trabajar encima de unos límites que tendrás que abandonar en unos meses. Y si la prueba no exige tarjeta ni se renueva sola, no arriesgas absolutamente nada.
¿Es seguro guardar historias clínicas en una herramienta gratuita?
Depende de la herramienta, no de su precio. Lo que tienes que comprobar es dónde se alojan los datos, si van cifrados, si la empresa firma un contrato de encargado del tratamiento y si hay copias de seguridad. Recuerda que el responsable de esos datos sigues siendo tú aunque el servicio no te cueste dinero, y que la información de salud tiene una protección reforzada. Un servicio gratuito pensado para otra cosa, como una hoja de cálculo compartida, difícilmente cumple esos requisitos. Ninguna aplicación cumple la ley por ti, pero una buena te lo pone mucho más fácil.
¿Cuánto cuesta My Psico Agenda cuando termina el mes gratis?
Al crear la cuenta activamos un mes completo de prueba, sin tarjeta y sin renovación automática. Cuando termina, el plan de entrada es Semilla, desde 4,99 € al mes más IVA, con hasta 25 pacientes y 20 recordatorios automáticos al mes (las facturas VeriFactu llegan con el plan Júnior). Si necesitas más volumen, tienes Júnior y Sénior, y puedes cambiar de plan cuando quieras. No hay permanencia ni penalización por irte, y si decides no seguir, simplemente no se te cobra nada.
Si empiezo gratis en otro programa, ¿puedo traerme luego mis datos?
Depende de si la herramienta anterior te deja exportar. Por eso insistimos tanto en mirarlo antes de empezar: exporta una prueba el primer día y guárdala. Si consigues un archivo CSV o Excel con tus contactos y tus citas, el cambio es sencillo, porque puedes importarlo y seguir trabajando el mismo día. Nosotros tenemos un asistente de importación que reconoce las columnas y evita duplicar contactos que compartan teléfono o email; el número de pacientes que puedes traer depende del plan que elijas.