Programa per a psicòlegs que treballen en diversos centres: una agenda per a la teva consulta, els centres i les sales

Dilluns a la teva consulta. Dimarts i dijous, en un centre que es queda el 30 % de cada sessió. Divendres al matí, en una sala que llogues a 12 euros la sessió. És una manera de treballar molt habitual entre psicòlegs autònoms i té la seva lògica: reparteixes el risc, arribes a pacients d'altres zones i omples la setmana. El que es complica és la gestió. Tres calendaris, tres preus, pacients que t'escriuen la vigília per preguntar-te a quina adreça han d'anar i, a final de mes, el dubte de quant t'ha deixat cada lloc. Un programa per a psicòlegs que treballen en diversos centres ha de resoldre justament això: que tot sigui en una sola agenda i que cada cita sàpiga on és i quant val.

En aquesta guia veiem què es complica quan treballes en diversos llocs, què hauria de fer el teu programa de gestió perquè no es compliqui i com ho resol My Psico Agenda, explicat amb els noms que veuràs a la pantalla. Al final tens una checklist per triar i les preguntes que més ens arriben sobre aquest tema.

Treballar en diversos centres: la manera més comuna d'omplir la setmana

Poques consultes comencen plenes. El normal és combinar: unes hores a la teva consulta, col·laboracions amb un o dos centres i, de vegades, una sala llogada en un altre barri per estar més a prop d'alguns pacients. Cada acord funciona a la seva manera. Amb el centre amb qui col·labores se sol pactar una comissió, un percentatge de cada sessió (els repartiments 60/40 i 70/30 són freqüents). En un espai de lloguer, en canvi, pagues una quantitat fixa per sessió o per hora i la resta és teva. Si vols comparar els models amb calma, tenim una guia sobre el repartiment d'honoraris entre centre i terapeuta.

Cap model és millor que un altre. El que tenen en comú és que multipliquen la feina administrativa quan cada lloc porta la seva pròpia agenda, el seu propi Excel i la seva pròpia manera de cobrar.

El que es complica quan treballes en diversos llocs

Qui ho ha viscut ho reconeix de seguida:

• Diverses agendes alhora. La del centre, la teva i la de la sala. N'hi ha prou d'apuntar una cita a la que no toca per tenir dos pacients a la mateixa hora en llocs diferents.
• Pacients que no saben on han d'anar. «Demà era a la teva consulta o al centre?». Si aquest missatge t'arriba a les deu de la nit, alguna cosa falla.
• Un preu diferent a cada lloc. 65 € a la teva consulta, 60 € al centre i el que hagis acordat a la sala.
• El que et queda de debò. Amb un 30 % de comissió, 60 € són 42 €; amb 12 € fixos, són 48 €. Fer aquest compte sessió a sessió no té cap sentit.
• A qui factures. En un lloc cobres tu al pacient i en un altre et paga el centre, que vol una factura al mes amb totes les sessions.
• Les sales. Al centre n'hi ha diverses i convé saber en quina ets cada dia.

Què ha de tenir un programa per a psicòlegs que treballen en diversos centres

Abans de comparar marques, convé tenir la llista clara. Li diguis agenda, programa o programari, una agenda per a psicòlegs amb diversos centres t'hauria de permetre:

1. Donar d'alta cada centre una vegada, amb la seva adreça, el seu preu i la seva comissió.
2. Triar el centre, i la sala si n'hi ha, a cada cita sense escriure el preu a mà.
3. Veure a la mateixa setmana on és cada sessió, també des del mòbil.
4. Avisar cada pacient d'on és la seva cita.
5. Calcular el que et queda de cada sessió després de la comissió.
6. Treure un informe per centre i fer-li una factura al centre quan és ell qui et paga.
7. No posar-te un límit de centres.

Cap d'aquests punts és estrany, però molts programes pensats per a una sola consulta es queden en el primer. Anem un per un.

Dona d'alta cada centre una sola vegada: adreça, preu i comissió

A My Psico Agenda els llocs on treballes són a la secció Centres de Treball. Quan et registres ja en tens un, «Per compte propi», que pots reanomenar amb el nom de la teva consulta. Per a cada lloc nou prems «+ Nou Centre» i n'omples la fitxa:

• Nom del Centre i Adreça, que després veuràs a l'agenda i que els teus pacients reben al recordatori.
• Raó Social, DNI/NIF del Centre i el seu logo, que s'utilitzen si algun dia li fas una factura.
• Preu Brut per Defecte (€), el que cobres per sessió en aquell lloc. L'ajuda del camp ho resumeix bé: «En crear una cita amb aquest centre es posarà aquest preu brut (llevat que el pacient ja tingui una cita anterior)».
• Comissió (%) o Comissió Fixa (€), segons l'acord.
• Les Sales del centre, si en té diverses.

Cada centre apareix després com una targeta amb la seva adreça, la seva comissió («30.00%», «12.00€» o «Sense comissió») i les seves sales. No hi ha límit de centres als plans per a terapeutes, així que el dia que comences a col·laborar amb un lloc nou l'afegeixes i llestos.

Comissió en percentatge o quantitat fixa per sessió

Els dos camps responen als dos acords més habituals. «Comissió (%)» és el percentatge que es queda el centre. «Comissió Fixa (€)» són els euros fixos per sessió, el cas típic d'una sala de lloguer. Amb els números del principi:

Aquesta última columna és el preu net, i l'app el calcula a cada cita segons el centre que triïs. No has de recordar quin acord tenies amb cada lloc: l'apuntes una vegada a la seva fitxa.

Les sales de cada centre

Si el centre té diverses sales, les afegeixes a la seva fitxa amb un nom i un color. Quan crees una cita en aquell centre tries la sala en unes targetes que t'indiquen si està disponible o si ja la tens ocupada a aquella hora, i la sala queda desada a la cita. És útil quan el centre t'assigna la Sala 1 els dimarts i la Sala 2 els dijous i no vols dependre de la memòria.

Quan crees una cita tries on, i el preu ja hi és

A «Nova Cita», després de triar el pacient, tens el desplegable Centre. La teva consulta surt seleccionada per defecte i, si la sessió és en un altre lloc, la canvies. Quan tries el centre passen tres coses:

• El Preu Íntegre s'omple amb el preu per defecte d'aquell centre.
• El Preu Net es calcula sol, amb la comissió al costat, per exemple «(Comissió: 30%)». És un camp calculat: no cal tocar-lo.
• Si el centre té sales, apareixen perquè en triïs una.

En una sessió de 60 € al centre del 30 %, veus 60,00 al preu íntegre i 42,00 al net abans de desar la cita.

Si el pacient ja hi ha vingut, la cita repeteix el seu centre i la seva sala

La majoria de pacients van sempre al mateix lloc. Per això, quan tries algú que ja té una cita anterior, la nova copia el centre, la durada, el preu i el tipus de teràpia de l'última, i també la sala si encara existeix i està lliure a aquella hora. Si la Miriam ve els dijous al centre de l'avinguda, Sala 2, la cita següent surt igual sense que toquis res. Si un dia canvia de lloc, tries un altre centre al desplegable i la vegada següent ja sortirà el nou.

Una sola agenda per a tots els teus centres

Totes les cites, siguin on siguin, viuen a la mateixa agenda. A la vista de setmana, cada targeta mostra l'hora, el pacient, «🏢» amb el nom del centre i «🚪» amb la sala, així que d'un cop d'ull saps que dimarts ets al centre i divendres a la sala de lloguer. La vista de mes ho resumeix dia a dia, amb el centre i la sala de cada cita.

Tenir una única agenda té un avantatge que es nota poc fins que falla: si intentes posar una cita damunt d'una altra, l'app t'avisa que aquell horari ja està ocupat, sigui al centre que sigui. Amb tres agendes separades, aquest avís no existeix. Tens més detall de com funciona a la pàgina de l'agenda en línia per a psicòlegs.

També des del mòbil

Al mòbil l'agenda es veu dia a dia, amb les mateixes targetes: hora, pacient, centre i sala. És el que mires al metro per saber on vas. No cal instal·lar res: funciona al navegador del telèfon, igual que a l'ordinador.

Que els teus pacients sàpiguen sempre on han d'anar

Els recordatoris per WhatsApp de My Psico Agenda inclouen el centre de la cita. El pacient rep el dia, l'hora i el nom del centre, amb botons per confirmar o anul·lar. Surten sols 24 hores abans (i, si vols, també quan crees la cita) i els pots desactivar a la fitxa d'un pacient concret sense tocar els altres.

Sembla un detall, però treu del mig bona part dels missatges de la vigília. I quan un pacient canvia de lloc segons la setmana, el recordatori li diu quin li toca.

Quant et deixa cada centre: brut, net i informe per centre

Amb el preu i la comissió desats a cada cita, els comptes surten sense fulls de càlcul. A Estadístiques veus cada mes els ingressos bruts, el que han pagat els teus pacients, i els ingressos nets, el que et queda després de les comissions, amb la diferència respecte al mes anterior.

Per al detall d'un centre concret, la seva targeta té el botó «📊 Descarregar Informe». Tries el mes, l'idioma i les columnes que vols (data i hora, pacient, preu brut, preu net, mètode de pagament, sala i detalls) i obtens un informe en PDF amb les sessions realitzades aquell mes i el total brut i net. És el que necessites per quadrar comptes amb el centre a final de mes.

Factures: al pacient o al centre

Depèn de l'acord. En alguns centres cada terapeuta cobra els seus pacients; en d'altres cobra el centre i després et paga la teva part, a canvi d'una factura teva. My Psico Agenda contempla les dues situacions. A Facturació, la pestanya «Sessions sense facturar» et mostra les sessions pendents. Selecciones les que vulguis i l'assistent et pregunta «A qui factures?»:

• Pacient: surt una factura per pacient.
• Centre: surt una factura per centre amb totes les seves sessions, a nom de la raó social i el NIF que vas desar a la seva fitxa. Cada línia porta la sessió i l'import que et correspon, el net.

Les factures es creen com a esborrany i reben el número quan les emets. Porten la casella d'exempció d'IVA per assistència sanitària i es poden emetre per VeriFactu, el sistema de l'Agència Tributària que serà obligatori per als autònoms a partir del juliol de 2027.

Si un centre et dona gairebé tota la feina

Un apunt que no és de programari, però que convé tenir present quan un dels centres creix molt. La Llei de l'Estatut del treball autònom defineix el treballador autònom econòmicament dependent (TRADE) com el que rep d'un mateix client almenys el 75 % dels seus ingressos, i li aplica regles pròpies. L'informe de cada centre et dona la dada per saber en quin punt ets; el que suposa en el teu cas te'l dirà la teva assessoria.

Protecció de dades quan atens en un centre

Quan atens en un centre que no és teu, convé deixar per escrit qui és responsable de les dades dels pacients: si són pacients del centre i tu els atens per encàrrec seu, o si són teus i el centre només et cedeix l'espai. La guia de l'AEPD sobre els contractes entre responsables i encarregats del tractament explica com es regula aquesta relació i què ha d'incloure el contracte.

Pel que fa al programa, a My Psico Agenda les dades es desen xifrades en servidors de la Unió Europea, amb una còpia de seguretat diària, verificació en dos passos i un PIN que protegeix les seccions sensibles si comparteixes ordinador en un centre. Tens el detall a la pàgina de seguretat.

I si el centre és teu?

Aquesta guia parla del psicòleg que treballa en diversos llocs. Si el que tens és un centre amb diversos terapeutes, o una xarxa de centres, les necessitats canvien: agendes de tot l'equip, sales compartides i comissions per professional. Per a això hi ha els plans de centre de My Psico Agenda: el Centre Mini, per a fins a 5 terapeutes, costa 124,99 €/mes + IVA, i el Centre Super, per a fins a 15, 199,99 €/mes + IVA. Tens més detall a la pàgina de programari per a centres de psicologia i a la nostra guia de gestió multicentre de psicologia.

Checklist per triar programa si treballes en diversos centres

Prova el programa amb la teva setmana real, no amb la demostració, i repassa aquestes preguntes:

1. Puc donar d'alta tots els meus centres, amb adreça, preu i comissió, sense pagar més per cadascun?
2. Admet comissió en percentatge i també una quantitat fixa per sessió?
3. Cada cita desa el seu centre i la seva sala?
4. El preu es posa sol segons el centre i el net es calcula sense fer comptes?
5. La cita d'un pacient habitual repeteix el seu centre?
6. Veig a la mateixa setmana, i al mòbil, on és cada sessió?
7. El recordatori diu al pacient a quin centre ha d'anar?
8. Veig el que facturo i el que em queda cada mes?
9. Puc treure un informe per centre i fer-li una factura al centre?
10. Puc marxar quan vulgui, sense permanència?

Si busques criteris més generals, la guia del programa per a psicòlegs repassa tot el que ha de tenir, i la del programari per a psicòlegs autònoms se centra en la consulta en solitari.

My Psico Agenda: un programa per a psicòlegs amb diversos centres des de 4,99 €

My Psico Agenda és un programari per a psicòlegs i terapeutes fet a Espanya. Com a programa per a psicòlegs que treballen en diversos centres, això és el que compta:

• Centres de treball sense límit, cadascun amb la seva adreça, el seu preu per defecte, la seva comissió (en percentatge o fixa) i les seves sales.
• Centre i sala a cada cita, amb el preu posat i el net calculat.
• El pacient que torna, amb el seu centre, la seva sala i el seu preu ja triats.
• Una sola agenda amb tots els centres, a l'ordinador i al mòbil.
• Recordatoris per WhatsApp que diuen a quin centre és la cita.
• Ingressos bruts i nets, informe per centre i factures al pacient o al centre.
• Història clínica, consentiments, bons i espai del pacient, com en qualsevol consulta.

El pla Semilla costa 4,99 €/mes + IVA i inclou fins a 25 pacients, 20 recordatoris automàtics i 20 factures VeriFactu al mes. El Júnior (19,99 €) i el Sénior (29,99 €) treuen el límit de pacients i amplien recordatoris, factures i emmagatzematge; ho tens tot a la pàgina de preus. El primer mes és gratuït, sense targeta i sense permanència.

Preguntes freqüents sobre el programa per a psicòlegs que treballen en diversos centres

Els dubtes que més es repeteixen quan un psicòleg que treballa en diversos centres busca programa de gestió.

Què és un programa per a psicòlegs que treballen en diversos centres?

És un programa de gestió de consulta (agenda, fitxes, recordatoris i facturació) que entén que no treballes en un sol lloc. Cada centre té la seva adreça, el seu preu i la seva comissió, cada cita desa on és i en quina sala, i a final de mes saps el que has facturat i el que t'ha quedat a cadascun. Tot en una sola agenda, en lloc d'una per lloc.

Quants centres puc donar d'alta a My Psico Agenda?

Tots els que necessitis. Els plans per a terapeutes no tenen límit de centres ni de sales, també el pla Semilla de 4,99 €/mes + IVA. Quan et registres ja en tens un, «Per compte propi», que pots reanomenar amb el nom de la teva consulta.

Com sé quant em queda de cada sessió?

A la fitxa de cada centre indiques la seva comissió, en percentatge o com a quantitat fixa per sessió. Quan crees una cita, l'app posa el preu íntegre i calcula el preu net amb aquesta comissió, per exemple 42 € d'una sessió de 60 € en un centre que es queda el 30 %. A Estadístiques veus els ingressos bruts i nets de cada mes.

Els meus pacients saben a quin centre han d'anar?

Sí. El recordatori per WhatsApp que reben 24 hores abans inclou el dia, l'hora i el nom del centre de la cita, amb botons per confirmar o anul·lar. Si un pacient va a un lloc diferent segons la setmana, el missatge li diu quin li toca.

Puc fer una factura al centre amb totes les sessions del mes?

Sí. A Facturació, dins de «Sessions sense facturar», selecciones les sessions i a «A qui factures?» tries «Centre». Surt una factura per centre amb totes les seves sessions i l'import net de cadascuna, a nom de la raó social i el NIF que vas desar a la seva fitxa. Es crea com a esborrany i rep el número quan l'emets.

Què passa si un pacient canvia de centre?

La cita nova d'un pacient copia el centre de la seva última cita, així que només has de triar el centre nou al desplegable una vegada. A partir d'aquí, les seves cites següents ja surten amb el centre nou, amb el seu preu i la seva comissió.

Quant costa My Psico Agenda?

El pla Semilla costa 4,99 €/mes + IVA per a fins a 25 pacients. El Júnior (19,99 €) i el Sénior (29,99 €) no tenen límit de pacients. Tots es paguen al mes, sense permanència, i el primer mes és gratuït sense targeta.