Un centre amb quatre o cinc psicòlegs funciona amb una coreografia que no es veu: qui fa servir la sala 2 el dimarts a la tarda, a quin terapeuta li toca el pacient nou que ha trucat, quant s'endú cadascú de les sessions d'aquest mes, quina factura va a nom del centre i quina a nom del professional. Quan aquesta coreografia es basa en un grup de WhatsApp, un calendari compartit i un full de càlcul que actualitza sempre la mateixa persona, tard o d'hora alguna cosa falla: dues cites a la mateixa sala, una liquidació que no quadra, un pacient que es queda sense assignar. Un programari per a clíniques de psicologia existeix precisament perquè aquesta coordinació deixi de dependre de la memòria de ningú.
En aquesta guia veiem què ha de resoldre un programari per a centres de psicologia que de debò tregui feina a la direcció i a cada terapeuta: l'agenda de tot l'equip sense topades, el repartiment d'honoraris, la facturació en diverses direccions i els permisos perquè cada professional vegi el que és seu. Sense prometre de més: el programari ordena la logística de la clínica, però dirigir el centre i acompanyar els pacients continueu sent vosaltres.
Per què una clínica de psicologia necessita un programari de gestió propi
Quan treballes sol, la teva agenda és teva i prou. En un centre, en canvi, la dificultat no és en cada terapeuta per separat, sinó en el punt on es creuen tots. Aquesta és la part que es torna pesada a mesura que l'equip creix, i la que un bon programa per a centres de psicologia resol d'arrel.
Pensa en el dia a dia de la coordinació. Cal repartir les sales perquè dues sessions no coincideixin al mateix despatx. Cal assignar cada pacient nou al professional adequat i, si algú agafa la baixa, moure els seus casos sense deixar ningú penjat. Cal saber quant ha facturat l'equip i quant correspon a cadascú, amb comissions que gairebé mai són iguals per a tothom. I cal emetre factures que de vegades van al pacient, de vegades del terapeuta al centre i de vegades a l'inrevés. Portar tot això a mà no només és que doni feina: és que obre esquerdes per on s'escapen hores i, amb elles, diners. Un programari per a clíniques de psicologia reuneix l'agenda de l'equip, les fitxes dels pacients, el repartiment d'honoraris i la facturació en un sol panell, xifrat i accessible des de qualsevol dispositiu, perquè la direcció deixi de fer de centraleta telefònica i de comptable improvisat.
Què ha de tenir un bon programari per a clíniques de psicologia
No serveix qualsevol programa de gestió pensat per a una consulta individual. Abans de decidir-te, comprova que el programari per a centres de psicologia inclogui, com a mínim, aquests blocs:
- Agenda unificada de l'equip, amb vista per terapeuta i per sala, per coordinar-los tots sense solapaments.
- Alta i gestió de terapeutes, amb permisos, de manera que cadascú accedeixi només al que és seu.
- Repartiment d'honoraris automàtic, amb una comissió diferent per professional, perquè les liquidacions surtin soles.
- Facturació flexible: al pacient, al centre o a cada terapeuta, amb IVA o sense, amb IRPF i numeració correlativa.
- Estadístiques del centre i també per professional, per veure d'un cop d'ull com va la clínica.
- Seguretat i RGPD seriosos: xifratge, verificació en dos passos, PIN i control de qui veu cada dada.
I si funciona al navegador sense instal·lar res i no et lliga amb permanències, encara millor. Repassem les peces que marquen la diferència en un centre.
Agenda de l'equip: totes les cites, per sala i per terapeuta
L'agenda és la columna vertebral de la clínica, i aquí el repte no és apuntar una cita, sinó que les de cinc persones convisquin sense trepitjar-se. Un bon programari per a clíniques de psicologia et dóna una agenda unificada on veus, en una sola pantalla, les sessions de tot l'equip, amb un color per terapeuta per distingir-les d'un cop d'ull. Pots filtrar per sala per comprovar que cap despatx no té dues cites alhora, o mirar només un professional quan quadres la seva setmana.
Aquest detall de les sales és el que estalvia més maldecaps en un centre. En assignar cada cita a un despatx, el sistema evita que dos terapeutes reservin el mateix espai a la mateixa hora, que és un dels ensopecs més típics quan la sala es demana «a l'aire» pel grup de l'equip. I com que l'agenda viu al núvol, la recepció, la direcció i cada professional veuen sempre la mateixa versió actualitzada, sense reenviar captures de pantalla. A sobre, els recordatoris automàtics per WhatsApp s'envien sols abans de cada sessió, així que el centre redueix les absències sense que ningú hagi d'escriure avisos a mà.
Repartiment d'honoraris i liquidacions, sense fulls de càlcul
Aquí és on un programari per a centres de psicologia es guanya el sou, perquè és la tasca que s'emporta més temps a final de mes i la que genera més discussions quan els comptes no surten. A la majoria de centres, cada terapeuta té un acord diferent: un es queda un percentatge de cada sessió, un altre paga una quantitat fixa per fer servir la sala, un altre té un tracte especial per antiguitat. Quadrar això en un full de càlcul, sessió a sessió, és lent i fràgil.
El programari ho capgira: la direcció fixa per a cada professional la seva comissió —un percentatge sobre la sessió o una quantitat fixa per cita— una sola vegada, i a partir d'aquí cada cita desa automàticament quant s'endú el terapeuta i quant queda per al centre. La liquidació de final de mes deixa de ser un càlcul manual i passa a ser una consulta: els números ja estan registrats. Si en algun moment canvies l'acord amb algú, el sistema recalcula les sessions afectades, de manera que no arrossegues errors de mesos anteriors. És transparent per al terapeuta, que veu el que li correspon, i allibera qui porta els comptes d'una tasca que ningú no troba a faltar.
Facturació del centre: al pacient, al centre i a cada professional
La facturació d'una clínica no va en una sola direcció, i és aquí on molts programes genèrics es queden curts. En un centre conviuen, com a mínim, tres tipus de factura: la del terapeuta al pacient per les seves sessions, la del centre al terapeuta —per exemple, pel lloguer de la sala o la comissió— i la del terapeuta al centre. Un programari per a clíniques de psicologia complet et deixa emetre les tres, amb les dades fiscals correctes en cada cas i sense que puguis barrejar el NIF d'un professional amb el d'un altre per error.
A més, cada factura respecta el que toca: l'exempció d'IVA sanitària quan el servei és assistència psicològica, el 21 % quan es tracta d'un servei professional entre empreses, la retenció d'IRPF per als autònoms i una numeració correlativa per sèries. Pots ampliar el marc general a l'Agència Tributària, i convé confirmar el teu cas concret amb el vostre assessor. Per si fos poc, la facturació està preparada per a Verifactu, el sistema que l'Agència Tributària anirà exigint per fases: començar ja amb una eina a punt per a això estalvia al centre un canvi de programa precipitat quan arribi l'obligatorietat.
Dóna d'alta el teu equip i controla qui veu què
Muntar el centre al programari és ràpid: la direcció dóna d'alta cada terapeuta i el seu compte queda llest a l'instant, sense cadenes de correus d'invitació. A partir d'aquí, cada professional entra amb el seu usuari i treballa amb la seva agenda, els seus pacients i la seva història clínica, sense veure els dels seus companys. La direcció, en canvi, té una vista de conjunt per coordinar, i pot transferir un pacient d'un terapeuta a un altre quan cal —una baixa, una derivació interna, un canvi de professional— sense perdre l'històric.
Aquest control de permisos no és cap luxe, és una obligació quan manegues dades clíniques de desenes de persones. Les dades van xifrades, amb verificació en dos passos i PIN, i cadascú accedeix només al que li correspon; ho tens detallat a la pàgina de seguretat i RGPD. Per a les regles sobre el tractament de dades personals, la referència és l'Agència Espanyola de Protecció de Dades, i per a les qüestions deontològiques de l'exercici en equip, el Consell General de la Psicologia d'Espanya és un bon punt de partida. A tot això s'hi sumen les estadístiques agregades del centre i de cada terapeuta, perquè la direcció sàpiga com va la clínica sense haver de sumar a mà.
My Psico Agenda: el programari per a clíniques i centres de psicologia
My Psico Agenda reuneix en un mateix panell tot el que hem vist per a un centre: agenda unificada de l'equip per sala i per terapeuta, alta de professionals amb permisos, repartiment de comissions automàtic, facturació al pacient, al centre o a cada terapeuta preparada per a Verifactu, estadístiques agregades i dades xifrades en servidors de la Unió Europea. I sobre aquesta base, cada professional conserva totes les funcions de sempre: recordatoris per WhatsApp, història clínica, consentiments amb signatura digital i portal del pacient. Funciona al navegador, el mòbil i la tauleta, sense instal·lar res.
Si sou diversos professionals al mateix centre o gabinet, la versió per a centres de psicologia uneix les agendes, les fitxes i la facturació de tot l'equip amb un preu segons el nombre de terapeutes. I si de moment treballes tot sol però preveus créixer, comences amb el pla per a professionals autònoms des de 19,99 €/mes (més IVA) i amplies quan arribi el moment. Tens el desglossament complet a la pàgina de plans i preus.
Preguntes freqüents sobre el programari per a clíniques de psicologia
Els dubtes que més es repeteixen a l'hora de triar un programari per a clíniques de psicologia.
Què és un programari per a clíniques de psicologia?
És un programa que reuneix en un mateix panell la gestió d'un centre on treballen diversos professionals: l'agenda de tot l'equip (per terapeuta i per sala), les fitxes i la història clínica de cada pacient, el repartiment d'honoraris entre el centre i els terapeutes, la facturació —al pacient, al centre o a cada professional— i la seguretat de les dades. En lloc de coordinar agendes per WhatsApp i quadrar comissions en un full de càlcul a final de mes, el gestor ho veu tot centralitzat i cada terapeuta treballa amb la seva part. No substitueix la direcció del centre: ordena la logística perquè tu et dediquis a les persones.
En què es diferencia d'un programari per a un psicòleg autònom?
Un autònom gestiona la seva pròpia agenda i les seves factures. Una clínica hi afegeix una capa de coordinació: diverses agendes que no es poden trepitjar, sales que es comparteixen, un repartiment d'honoraris diferent per a cada terapeuta i factures que van en tres direccions (al pacient, del terapeuta al centre i del centre al terapeuta). La versió per a centres de My Psico Agenda hi afegeix justament això —panell del gestor, alta de terapeutes, comissions, agenda unificada per sala i estadístiques agregades— sobre les mateixes funcions que ja fa servir un professional tot sol.
Com reparteix el programari les comissions entre el centre i els seus terapeutes?
El gestor fixa per a cada terapeuta una comissió, que pot ser un percentatge sobre la sessió o una quantitat fixa per cita. Quan es crea la cita, el programa calcula sol el que es queda el terapeuta i el que correspon al centre, i ho desa amb la sessió. Així, a final de mes no cal refer comptes: la liquidació de cada professional surt de dades que ja estan registrades. Si canvies la comissió d'algú, el sistema recalcula les sessions afectades, de manera que les xifres continuen quadrant.
Pot cada terapeuta veure només els seus propis pacients?
Sí. Cada terapeuta accedeix a la seva agenda, els seus pacients i la seva història clínica, no als dels seus companys. El gestor té una vista agregada del centre per coordinar, i pot transferir un pacient d'un terapeuta a un altre quan cal —per una baixa, un canvi de professional o una derivació interna—. Les dades van xifrades i amb control d'accés, una cosa obligada quan manegues informació clínica de diverses persones alhora.
La facturació de la clínica està preparada per a Verifactu?
Sí. La facturació està preparada per a Verifactu, el sistema de facturació electrònica que l'Agència Tributària anirà exigint per fases. Pots emetre factura al pacient, del centre a un terapeuta o d'un terapeuta al centre, amb exempció d'IVA sanitària quan correspon, IRPF si el professional és autònom i numeració correlativa per sèries. L'emissió efectiva a l'AEAT s'activarà quan comenci l'obligatorietat; mentrestant, treballar ja amb una eina a punt t'estalvia canviar de programa a última hora.
Quant costa un programari per a clíniques de psicologia i hi ha permanència?
La versió per a centres uneix les agendes, les fitxes i la facturació de tot l'equip en un panell, amb un preu segons el nombre de professionals; tens el desglossament a la pàgina de preus. Un professional tot sol comença en 19,99 €/mes (més IVA). En tots dos casos és sense permanència, cancel·lant quan vulguis, i pots provar-lo 1 mes gratis i sense targeta per comprovar si encaixa amb la manera de treballar del teu centre abans de pagar res.