Muntar un gabinet de psicologia és començar a fer de tot alhora: ets el psicòleg, però també qui agafa el telèfon, qui envia el recordatori, qui fa la factura i qui quadra els comptes a final de mes. Al principi es porta amb una agenda de paper i bona memòria. Després entra una companya, s'omplen les sales, i els post-its es multipliquen fins que alguna cosa cau. Un programari per a gabinets de psicologia existeix perquè això no passi: aplega l'agenda, els pacients, la història clínica, la facturació i els recordatoris en un sol lloc. Aquesta guia repassa què és, què ha de tenir i com triar el que encaixi amb el teu gabinet, siguis tu sol o tot un equip.
Està pensada per a qui porta un gabinet i vol deixar d'anar apagant focs amb cinc eines diferents. Si ja vas fer un cop d'ull al programari de gestió per a la consulta, aquí baixem al detall del que necessita concretament un gabinet de psicologia.
Què és un programari per a gabinets de psicologia
Un programari per a gabinets de psicologia és una eina de gestió pensada per al dia a dia d'una consulta de psicologia: centralitza l'agenda de cites, la fitxa i la història clínica de cada pacient, la facturació, els bons de sessions i els recordatoris, en lloc de repartir-los entre una llibreta, un full de càlcul i el mòbil. La diferència amb un programa genèric és que parla el teu idioma: pacients i no «clients», sessions i no «serveis», consentiments, història clínica i dades de salut tractades com el que són.
Convé aclarir què no és. No és una simple agenda de cites amb recordatoris; no és un programa de comptabilitat al qual enganxes la psicologia amb cinta; i no substitueix el teu criteri clínic. Un bon programari per a gabinets de psicologia és específic del sector i cobreix el circuit complet, des que sona el telèfon fins que emets la factura.
Per què un gabinet de psicologia necessita un programari
L'apedaçament de paper, WhatsApp i Excel funciona… fins que el gabinet creix. Llavors es trenca per tres bandes. La primera és el temps: cada tasca salta d'una eina a una altra i, sumades, es mengen hores que no factures i que podries dedicar a pacients o a tu. La segona són les faltes: sense recordatoris automàtics, la gent s'oblida, i en un gabinet de psicologia cada buit és diner que no torna. La tercera, la més seriosa, és la protecció de dades: guardar dades de salut en xats personals i fulls solts és un problema amb el RGPD, no una comoditat.
Un programari per a gabinets de psicologia ataca els tres alhora: centralitza la feina, automatitza els avisos i desa les dades xifrades on han d'estar. Com més aviat el poses, menys costums has de desmuntar després.
Què ha de tenir un bon programari per a gabinets de psicologia
No tots ofereixen el mateix, i alguns cobren a part el que hauria de venir de sèrie. Aquests són els fonaments que jo miraria en qualsevol programari per a gabinets de psicologia abans de decidir-me:
- Agenda amb recordatoris automàtics. Cites clares, amb colors per estat i sales, i avisos per WhatsApp que surten sols. És el que més faltes evita; pots veure com funcionen els recordatoris per WhatsApp.
- Història clínica digital i xifrada. Les notes de cada sessió, ordenades per pacient i protegides, no en una llibreta que qualsevol obre.
- Facturació a punt per a Hisenda. Factures en un parell de clics i, a Espanya, compatibles amb VeriFactu, el nou sistema de l'Agència Tributària.
- Bons i portal del pacient. Per vendre paquets de sessions i perquè el pacient confirmi o demani cita sense tenir-te al telèfon.
- Estadístiques del gabinet. Ingressos, faltes, ocupació de sales i mesos fluixos, d'un cop d'ull.
- Compliment del RGPD de sèrie. Xifrat, servidors a la Unió Europea i control d'accés. Amb dades de salut no és opcional.
Tant si el gabinet ets tu com si sou un equip
Aquí hi ha la clau que molts programes passen per alt: un gabinet de psicologia pot ser una sola persona o un equip de cinc, i sovint comença sent el primer i acaba sent el segon. El programari ha d'acompanyar aquest camí sense obligar-te a canviar d'eina a mitges.
Si el gabinet ets tu, necessites una agenda per a psicòlegs autònoms que ho faci tot sense complicar-te. Si sou uns quants, necessites a més gestionar les altes de cada terapeuta, veure l'agenda del centre per sales, repartir honoraris amb comissions i treure els informes del conjunt: això és el que resol la versió per a centres de psicologia. L'ideal és un programari per a gabinets de psicologia que ofereixi les dues cares a la mateixa casa, perquè créixer sigui canviar de pla i no de programa. I si a més estàs muntant el gabinet de zero, tenir-ho clar des del principi t'estalvia migracions a deshora.
Com triar el programari per al teu gabinet de psicologia
Amb diverses opcions sobre la taula, quatre preguntes t'estalvien mesos de prova i error. La primera: està fet per a psicologia o és un genèric maquillat? Es nota en el vocabulari i en si contempla consentiments i història clínica. La segona: com tracta les teves dades? Xifrat i servidors a la UE per escrit, no una promesa. La tercera: et lliga? Fuig de les permanències llargues; un bon programari per a gabinets de psicologia es queda perquè serveix, no perquè obliga. I la quarta: el preu és clar i en euros, sense mòduls que es paguen a part?
Mira també com de fàcil és arrencar: poder importar els teus contactes i provar sense targeta canvia molt. I valora el suport en el teu idioma, perquè el dia que alguna cosa no vagi, vols una resposta i no un tiquet en un altre idioma.
RGPD: un gabinet de psicologia gestiona dades de salut
Les dades dels teus pacients no són dades normals. El RGPD les considera «categories especials», l'etiqueta que reserva per al més sensible, amb un deure de protecció reforçat. Suma-hi el secret professional del codi deontològic del Consell General de la Psicologia i queda clar que on deses la història clínica del teu gabinet de psicologia no és un detall menor.
Un programari per a gabinets de psicologia seriós et dóna tres coses que una llibreta o un xat no poden: xifrat de la informació, servidors dins de la Unió Europea i control de qui hi entra, amb verificació en dos passos i un PIN d'accés. Si vols aprofundir, tens una guia sobre protecció de dades i RGPD a la consulta.
Quant costa un programari per a gabinets de psicologia
La factura d'un programari per a gabinets de psicologia es mou a l'entorn del que costa un sopar per a dos al mes, i s'amortitza evitant una o dues faltes. A My Psico Agenda, si el gabinet ets tu, comences al pla Júnior per 19,99 €/mes —amb agenda, història clínica, recordatoris i facturació VeriFactu— i tens el Sénior per 39,99 € quan necessites més volum. Si sou un equip, el pla Centre Mini costa 124,99 € (fins a 5 terapeutes) i el Centre Super 199,99 € (fins a 15).
El que importa, més que el número, és la lletra petita: aquí no hi ha permanència, canceles quan vulguis i el preu és el que veus. Pots revisar-ho tot a la pàgina de plans i preus.
My Psico Agenda: el programari per a gabinets de psicologia fet a Espanya
My Psico Agenda és un programari per a gabinets de psicologia pensat per a això exactament: que el gabinet funcioni sol mentre tu et dediques a la consulta. Portes l'agenda amb recordatoris automàtics per WhatsApp, la història clínica xifrada de cada pacient, la facturació amb VeriFactu, els bons, el portal del pacient i les estadístiques, tot en el mateix compte i complint el RGPD, amb xifrat i servidors a la Unió Europea. Funciona al navegador, al mòbil i a la tauleta, sense instal·lar res.
Comença en 19,99 €/mes sense permanència si treballes pel teu compte, i creix amb tu quan el gabinet es converteix en equip. Si ja coordines diversos professionals, la versió per a centres de psicologia aplega totes les agendes, amb les seves comissions i informes, en un sol tauler.
Preguntes freqüents sobre el programari per a gabinets de psicologia
Els dubtes que més apareixen en buscar un programari per a gabinets de psicologia.
Què és un programari per a gabinets de psicologia?
És una eina de gestió per a la consulta que aplega l'agenda, la fitxa i la història clínica de cada pacient, la facturació, els bons i els recordatoris en un sol lloc. En lloc de repartir la feina entre paper, WhatsApp i fulls de càlcul, ho tens tot centralitzat i específic per a psicologia.
Serveix si al gabinet treballo sol?
Sí. Per a qui treballa pel seu compte hi ha plans de psicòleg autònom amb agenda, història clínica, recordatoris i facturació. I si més endavant incorpores algú, pots passar al pla d'equip sense canviar d'eina.
I si som un equip de diversos terapeutes?
També. La versió per a centres aplega diverses agendes, gestiona les altes de cada terapeuta, reparteix honoraris amb comissions i treu els informes del gabinet de psicologia complet des d'un mateix tauler.
Compleix el RGPD per a dades de salut?
Ho ha de fer. Les dades de pacients són «categories especials» segons el RGPD i exigeixen protecció reforçada. Un programari per a gabinets de psicologia seriós ofereix xifrat, servidors a la Unió Europea, verificació en dos passos i un PIN d'accés.
Quant costa i té permanència?
A My Psico Agenda comença en 19,99 €/mes per a autònoms (pla Júnior), amb Sénior a 39,99 € i plans per a equips des de 124,99 €. No hi ha permanència: canceles quan vulguis i el preu és el que veus.
Puc provar-lo i migrar les meves dades?
El més habitual és poder crear un compte i provar sense targeta, i importar els teus contactes des d'un full de càlcul per no començar de zero. És la millor manera de veure si el programari per a gabinets de psicologia encaixa amb la teva manera de treballar abans de decidir.