My Psico Agenda
El disc dur del portàtil de la consulta s'espatlla un dimarts a la tarda. A dins hi havia l'agenda de les tres setmanes següents, les notes de sessió d'any i mig i la carpeta amb els consentiments escanejats. Aquesta escena, que sembla un conte amb moralina, és la conversa que més vegades apareix quan una psicòloga es planteja passar a un programari per a psicòlegs al núvol. No és una decisió tècnica: és decidir on viu la informació clínica dels teus pacients i qui en respon.
Aquesta guia va d'això. Què vol dir exactament «al núvol», què s'hi guanya i què s'hi perd davant d'un programa instal·lat, on acaben les teves dades, qui fa les còpies de seguretat i què passa el dia que decideixis marxar. Sense fum i amb la lletra petita inclosa.
Què vol dir que un programari per a psicòlegs estigui al núvol
Un programari per a psicòlegs al núvol és un programa que no s'instal·la a l'ordinador: s'obre al navegador i les dades viuen en un servidor on entres amb el teu usuari i la teva contrasenya. Tu no administres res. No hi ha instal·lador, ni llicència per activar, ni versió per actualitzar a mà, ni un fitxer amb tota la consulta dins d'una carpeta de l'escriptori.
La diferència pràctica es veu en un detall tonto: si obres el programa des de l'ordinador de la consulta, des del portàtil de casa i des del mòbil al metro, als tres llocs veus el mateix. No hi ha «la còpia bona». Només n'hi ha una, i és al servidor.
Instal·lat a l'ordinador o al núvol: la comparació honesta
Els programes d'escriptori no són pitjors per definició. Funcionen sense connexió, van ràpids i, si l'equip és teu i està xifrat, tens un control molt directe sobre el fitxer. El problema no és el programa: és tot el que hi ha al voltant i que gairebé ningú sosté amb el temps.
- Les còpies de seguretat les fas tu, quan te'n recordes. A la pràctica, això vol dir un disc extern que es va actualitzar per última vegada fa vuit mesos.
- Les actualitzacions també. Quan canvia una obligació legal —l'exemple recent és la facturació—, et toca descarregar, instal·lar i confiar que no es trenqui res.
- L'equip és un punt únic de fallada. Si es mulla, se l'emporten o deixa d'arrencar, la consulta s'atura.
- Treballar des de dos llocs obliga a invents: memòries USB, carpetes sincronitzades, correus a un mateix. Cada invent és un forat.
Un programa per a psicòlegs al núvol mou aquests quatre problemes al proveïdor. A canvi, en depens. Aquesta és la transacció, i convé mirar-la de cara abans de signar.
El dia que el portàtil diu que no
És la prova del cotó. Amb un programa instal·lat, un portàtil trencat un dimarts a la tarda vol dir cancel·lar l'agenda, trucar de memòria a qui puguis i esperar que un tècnic recuperi el disc. Amb un programari al núvol per a psicòlegs, vol dir obrir el mòbil, mirar qui ve a les sis i seguir treballant mentre compres un altre ordinador amb calma. La informació no era a l'aparell.
Què s'hi guanya de veritat
Tret del màrqueting, els avantatges d'un programari per a psicòlegs al núvol es redueixen a quatre, i els quatre es noten la primera setmana.
- Entres des d'on siguis. Consulta, casa, la sala d'espera del centre on passes els dijous. Mateix usuari, mateixes dades.
- No manteniu res. Les actualitzacions apareixen soles; no hi ha cap versió 3.2 per instal·lar el diumenge.
- Les còpies les fa el proveïdor, cada dia, sense que te'n recordis.
- Comences avui. Et registres i ja hi ets. Si el programa no et convenç, has perdut una tarda, no una llicència.
N'hi ha una cinquena que no se sol explicar i que en una consulta petita pesa molt: el cost es torna previsible. Una quota mensual en lloc d'una llicència gran més l'ordinador més el tècnic quan alguna cosa falla.
La lletra petita: què s'hi perd
Siguem clars, perquè aquest és l'apartat que gairebé cap fabricant escriu.
- Necessites connexió. Sense internet no entres. És la contrapartida directa de no tenir les dades a l'aparell.
- Depens d'un tercer. Si el proveïdor tanca, apuja preus o canvia de rumb, tu ets dins de la seva decisió.
- No controles el servidor. No tries on es desa cada fitxer ni com es xifra; tries a qui l'hi confies.
Cap de les tres és un motiu per descartar el núvol. Són tres preguntes per fer al proveïdor abans de ficar-hi la història clínica de dues-centes persones.
Què passa si et quedes sense internet a mig matí
El que passa a la vida real: tires de les dades del mòbil. Un programari per a psicòlegs al núvol ben fet és un web lleuger, així que amb la cobertura d'un mòbil corrent es manega sense problema, i moltes consultes acaben fent servir el telèfon com a pla B permanent. Per al paperam de després —factures, informes— sempre pots esperar que torni la línia. Per al que és urgent, que és saber qui ve i a quina hora, amb el mòbil n'hi ha prou.
On viuen les teves dades i qui en respon
Aquí és on un programari per a psicòlegs al núvol deixa de ser una qüestió de comoditat. Estàs tractant dades de salut, que el RGPD considera de categoria especial, i això canvia les obligacions.
Responsable i encarregat: qui és qui
Tu ets la responsable del tractament. Les dades dels teus pacients són teves i en respons davant l'Agència Espanyola de Protecció de Dades i davant el teu col·legi professional. El proveïdor del programari és l'encarregat del tractament: tracta aquestes dades per compte teu, només per prestar-te el servei, i no les pot fer servir per a res més.
Aquesta relació no es presumeix: se signa. Es diu contracte d'encàrrec del tractament i és obligatori. Si un proveïdor no te'l ofereix, o no sap de què li parles, ja tens la resposta. Les guies de l'AEPD expliquen què ha d'incloure i què pots exigir.
Les altres dues preguntes del mateix bloc: on són els servidors (dins de l'Espai Econòmic Europeu t'estalvies el capítol sencer de les transferències internacionals) i quins subencarregats hi ha al darrere, perquè el proveïdor del teu programari contracta al seu torn qui li allotja les màquines.
Xifratge en trànsit i en repòs: què preguntar exactament
«Fem servir xifratge» no vol dir res per si sol. Hi ha dos moments diferents i cal preguntar pels dos.
- En trànsit: la connexió entre el teu navegador i el servidor va per HTTPS. Això ho compleix qualsevol que s'hi dediqui; que el cadenat hi sigui és el mínim, no un argument de venda.
- En repòs: el que està desat al disc del servidor, també xifrat. És la part que gairebé ningú menciona i la que importa si algú arribés a robar físicament una màquina o una còpia.
Afegeix-hi una tercera pregunta que no va de criptografia sinó de sentit comú: qui pot entrar al teu compte. Verificació en dos passos, sessions obertes que puguis tancar des del teu perfil i, si comparteixes despatx, un bloqueig ràpid de la pantalla. Ho tens desenvolupat a la guia de ciberseguretat a la consulta.
Les còpies de seguretat, que és on cau gairebé tothom
Pregunta incòmoda i molt reveladora: cada quant feu còpia i quant de temps la guardeu? Si la resposta és vaga, és que no hi ha procés. Una còpia feta «de tant en tant» i desada al mateix servidor no és una còpia de seguretat, és un fitxer més esperant el mateix incendi.
El que sí que és una resposta: una còpia diària, xifrada, amb una retenció coneguda —set dies, trenta, els que siguin— i desada fora de l'abast de qui pugui tocar la base de dades. El blog per a empreses d'INCIBE té material molt pràctic sobre això si vols entendre què estàs comprant.
Què passa si un dia te'n vols anar
És la pregunta que gairebé ningú fa abans de signar i la que surt més cara després. Abans de pujar la teva consulta enlloc, mira com se'n surt.
El RGPD et reconeix el dret de portabilitat: pots demanar les teves dades i endur-te-les. A la pràctica, el que importa és com t'ho posa el proveïdor i en quin format. Pregunta per escrit què pots descarregar tu mateixa des de l'aplicació —factures, informes de sessions, els fitxers que has pujat a les fitxes— i què hauries de sol·licitar. I pregunta també què passa amb les teves dades quan tanques el compte: quant de temps les conserven i quan les eliminen.
Un senyal bo, encara que sembli contraintuïtiu: que el programa tingui una importació decent des de CSV o Excel. Qui t'ho posa fàcil per entrar sol tenir-ho pensat també per sortir; qui només accepta dades a mà està construint un mur.
Una carpeta al Drive no és un programari al núvol
Moltes consultes funcionen amb un calendari de Google, un full de càlcul i una carpeta compartida. És al núvol, sí, però no és un programari per a psicòlegs al núvol, i la diferència no és de gust.
Un full de càlcul no controla qui veu què, no registra qui hi va entrar, no distingeix una nota clínica d'un telèfon, no emet una factura correlativa ni desa un consentiment signat amb la seva data. I el contracte d'encàrrec que signes amb un servei ofimàtic genèric no està pensat per a dades de salut dels teus pacients. Si vols el detall legal, és a la guia de protecció de dades a la consulta.
El núvol al dia a dia de la consulta
Més enllà de la teoria, això és el que canvia quan la consulta viu al navegador.
- L'agenda és una de sola. Mous una cita des del mòbil i l'ordinador de la consulta ja la té moguda.
- Els recordatoris surten encara que no hi siguis. El servidor no s'apaga quan tanques el portàtil, així que l'avís del dia abans s'envia igual.
- El pacient pot tenir el seu propi accés per demanar hora o veure les seves cites, una cosa impossible amb un programa que només existeix al teu ordinador.
- La història clínica s'escriu on siguis, inclosos els deu minuts entre pacient i pacient, que és quan la nota surt bé.
El teu programari per a psicòlegs al núvol, també al mòbil
Una aplicació web s'obre al navegador del telèfon igual que al de l'ordinador. No cal passar per una botiga d'aplicacions ni demanar permisos estranys, i afegint-la a la pantalla d'inici es comporta com una app més. Per a qui passa consulta en dos llocs o fa domicilis, això sol ja justifica el canvi.
Si sou un equip o un centre
En un gabinet amb quatre o cinc professionals, un programa instal·lat obliga a una de dues: o tothom treballa al mateix ordinador, o hi ha quatre bases de dades diferents que ningú quadra. Amb un programari per a psicòlegs al núvol cada terapeuta entra amb el seu compte, veu els seus pacients i la coordinadora veu l'ocupació de les sales i els números del centre sense demanar captures de pantalla per WhatsApp. Ho tens desenvolupat a la pàgina de programari per a centres de psicologia.
Checklist per triar un programari per a psicòlegs al núvol
Dotze preguntes. Si el proveïdor les contesta totes sense giragonses, vas bé.
- Em signeu el contracte d'encàrrec del tractament?
- On són els servidors?
- Hi ha xifratge en trànsit i també en repòs?
- Cada quant feu còpia i quant la guardeu?
- Teniu verificació en dos passos?
- Puc veure i tancar les sessions obertes del meu compte?
- Què em puc descarregar jo mateixa i en quin format?
- Què passa amb les meves dades si tanco el compte?
- La facturació està preparada per al que exigeix Hisenda?
- Puc importar el que ja tinc a l'Excel?
- Hi ha permanència?
- Puc provar-ho amb dades de veritat abans de pagar?
Si busques una comparativa més àmplia de criteris, és a la guia sobre el millor programari per a psicòlegs.
Quant costa un programari per a psicòlegs al núvol
El model de subscripció és l'estàndard i té un avantatge clar: pots marxar. No hi ha llicència amortitzada que t'ancori a un programa que va deixar d'agradar-te fa dos anys. En consultes individuals el normal a Espanya es mou entre menys de cinc euros i poc més de trenta al mes segons el volum de pacients i les funcions; els plans de centre van per terapeuta o per trams.
Mira dues coses a banda del número: si hi ha permanència i si pots provar-ho amb dades reals abans de pagar. Una demo guiada de vint minuts ensenya el que el comercial vol ensenyar; una prova de veritat ensenya si el programa aguanta la teva manera de treballar. Si el pressupost és el punt de partida, a la guia sobre programari per a psicòlegs gratuït hi ha les opcions i els seus costos amagats.
My Psico Agenda: al núvol i sense instal·lar res
My Psico Agenda és un programari per a psicòlegs al núvol: s'obre al navegador, no hi ha res per instal·lar i entres igual des de l'ordinador de la consulta, des de casa o des del mòbil. Responent a la checklist de dalt, això és el que hi ha:
- Servidors a la Unió Europea i sense transferències internacionals fora de l'Espai Econòmic Europeu, amb contracte d'encàrrec del tractament a la teva disposició.
- Xifratge en trànsit (HTTPS) i xifratge en repòs a la base de dades: les taules amb dades de pacients, història clínica, facturació i consentiments estan xifrades al disc.
- Còpia de seguretat diària i xifrada, automàtica, amb retenció dels últims dies. No t'has de recordar de res.
- Verificació en dos passos, PIN per a les seccions sensibles i la llista dels teus dispositius amb sessió oberta, per tancar el que no reconeguis.
- L'agenda, la història clínica, els recordatoris per WhatsApp, els consentiments, l'espai del pacient i la facturació preparada per a VeriFactu, al mateix compte.
- Importació des de CSV o Excel si véns d'un altre programa, amb les columnes reconegudes automàticament.
Els plans individuals comencen a 4,99 €/mes + IVA —pla Llavor, amb 25 pacients, 20 recordatoris automàtics i 20 factures VeriFactu al mes— i segueixen a 19,99 € (Júnior) i 29,99 € (Sénior), ja amb pacients il·limitats. Els plans de centre arrenquen a 124,99 €/mes + IVA amb fins a cinc terapeutes. El primer mes és gratis, amb totes les funcions, sense demanar targeta i sense permanència; si treballes pel teu compte, la pàgina de psicòlegs autònoms resumeix el que sol caldre. I si t'interessa el criteri professional sobre custòdia i secret, el Consell General de la Psicologia publica documentació deontològica sobre això.
Preguntes freqüents
Els dubtes que més es repeteixen abans de fer el salt a un programari per a psicòlegs al núvol.
És segur tenir la història clínica dels meus pacients al núvol?
Pot ser-ho més que tenir-la al teu portàtil, i depèn de coses comprovables, no de la fe. Exigeix-ne tres: contracte d'encàrrec del tractament signat, xifratge en trànsit i en repòs, i còpies de seguretat diàries i xifrades amb una retenció coneguda. Afegeix-hi verificació en dos passos al teu compte i la possibilitat de tancar sessions obertes. Un portàtil sense xifrar, sense còpia i amb la sessió sempre oberta és, a la pràctica, l'escenari més fràgil de tots.
Què passa si em quedo sense internet a la consulta?
No pots entrar mentre no hi hagi connexió, i aquesta és la contrapartida real del núvol. En el dia a dia es resol amb les dades del mòbil: l'aplicació és un web lleuger i es manega bé des del telèfon, així que pots consultar qui ve, moure una cita o escriure una nota. El paperam que no corre pressa, com emetre factures, pot esperar que torni la línia.
On estan desades les dades i surten de la Unió Europea?
A My Psico Agenda els servidors són a la Unió Europea i no es fan transferències internacionals fora de l'Espai Econòmic Europeu. És una pregunta que convé fer a qualsevol proveïdor per escrit, perquè si les dades surten de l'EEE has de documentar la garantia que empara aquesta transferència, i això és feina extra per a tu, que ets la responsable del tractament.
Qui fa les còpies de seguretat, jo o el proveïdor?
En un programari al núvol les fa el proveïdor, i aquesta és una de les raons de pes per canviar-se. El que sí que és cosa teva és comprovar que existeixen: amb quina freqüència es fan, si estan xifrades, quant de temps es conserven i on es desen. Una còpia que viu al mateix servidor que la base de dades no protegeix de l'incident que de veritat importa.
Puc endur-me les meves dades si decideixo canviar de programa?
El RGPD et reconeix el dret de portabilitat, així que sí. L'important és el com: pregunta abans de signar què pots descarregar-te tu mateixa des de la mateixa aplicació —factures en PDF, informes de sessions, els fitxers que hagis pujat a les fitxes— i què hauries de demanar per escrit. I confirma quant de temps conserven les teves dades després de tancar el compte.
Necessito coneixements tècnics per fer servir un programari al núvol?
No. Aquest és justament el sentit del núvol: no hi ha instal·lació, ni servidor per administrar, ni actualitzacions per aplicar. Et registres, entres amb el teu correu i la teva contrasenya i comences. Si véns d'un Excel o d'un altre programa, el més pràctic és importar els pacients des d'un CSV per no teclejar dues-centes fitxes a mà, i activar la verificació en dos passos el primer dia.