Medir no es obsesionarse con números: es saber si tu consulta es sostenible y si tu tiempo está bien invertido. Los KPIs para una consulta de psicología no son los mismos que los de un e-commerce; aquí importan la ocupación, los ingresos por sesión, los no-shows, la retención del paciente y, sobre todo, el equilibrio entre rentabilidad y calidad clínica.
En esta guía verás cuáles son los indicadores clave para una psicóloga autónoma y cuáles se suman si diriges un centro de psicología, cómo se calculan y qué acciones concretas tomar cuando se desvían.
Por qué medir en una consulta de psicología
- Decisiones con datos: cambiar horarios, ajustar precios, crear bonos o cerrar un servicio.
- Detectar fugas: pacientes que dejan de venir, ingresos que caen sin motivo aparente.
- Prevenir el burnout: una ocupación del 95 % sostenida no es éxito, es riesgo.
- Hablar con asesoría fiscal con números claros, no con «tiraba…».
Los 7 KPIs clave para tu consulta de psicología
1. Tasa de ocupación de la agenda
Horas ocupadas ÷ horas disponibles × 100. Zona sana: 70 %–85 %. Si subes sostenidamente del 90 %, abre más franjas o sube precio. Si bajas del 60 %, revisa marketing y primera visita.
2. Ingresos por sesión (ticket medio)
Ingresos totales ÷ sesiones facturadas. Muestra si estás facturando bien o si los bonos están descontando de más. Compara contra el precio de sesión: la diferencia debería moverse en un 5 %–15 % razonable.
3. Ingresos mensuales y anuales
Suma de todas las facturas emitidas con Verifactu en el periodo. Distingue sesión suelta, bonos, online y presencial para ver de dónde viene el dinero.
4. Tasa de no-shows y cancelaciones tardías
No-shows ÷ citas totales × 100. Zona sana: menos del 10 %. Si sube, combina recordatorios, política de cancelación y señas (ver nuestra guía para reducir no-shows).
5. Tasa de retención de pacientes
Pacientes que siguen tras 3 y 6 meses ÷ total de pacientes nuevos. Una retención baja puede indicar problemas de encaje terapéutico, precio, horarios o primera visita.
6. LTV (Lifetime Value o valor de vida del paciente)
Ticket medio × número medio de sesiones por paciente. Es el número que revela si tu negocio es sostenible: un LTV alto permite invertir más en marketing y en confort del paciente.
7. Conversión primera visita → paciente recurrente
Pacientes que siguen en sesión 2 ÷ primeras visitas × 100. Buena conversión: 70 %–85 %. Es el termómetro clave de tu primera sesión: encaje, transparencia de precios, calidez y plan.
Fórmulas y ejemplos prácticos
| KPI | Fórmula | Ejemplo |
|---|---|---|
| Ocupación | Horas ocupadas / horas disponibles × 100 | 24/30 = 80 % |
| Ticket medio | Ingresos / sesiones facturadas | 3.600 € / 60 = 60 € |
| No-shows | No-shows / citas totales × 100 | 5 / 70 = 7,1 % |
| Retención 6 meses | Pacientes activos a 6 m / nuevos en el periodo × 100 | 14/20 = 70 % |
| LTV | Ticket medio × sesiones medias por paciente | 60 € × 12 = 720 € |
| Conversión 1.ª visita | Pacientes a sesión 2 / primeras visitas × 100 | 17/20 = 85 % |
KPIs si diriges un centro de psicología
A los KPIs de arriba, añade si tienes un centro de psicología:
- Ocupación por sala y por profesional (siempre con respeto al secreto profesional).
- Ingresos por profesional y margen tras comisiones/alquileres.
- Tiempo medio entre primera visita y alta.
- Pacientes nuevos por canal (Google, redes, recomendación, mutuas).
- NPS o satisfacción (encuesta post-sesión trimestral).
La idea es que los KPIs ayuden a decidir horarios, refuerzos y formaciones, nunca a montar rankings humillantes entre profesionales.
Cuadro de mando mensual (15 minutos al mes)
- Abre tu software clínico y exporta informe del mes.
- Apunta los 7 KPIs en una hoja o panel.
- Compara con los 3 meses anteriores.
- Identifica una cosa que subir y una cosa que bajar.
- Planifica la acción del mes siguiente (ej. «mandar WhatsApp a pacientes con bono bajo»).
Informes exportables y asesoría fiscal
Poder sacar un PDF con rango de fechas y columnas elegibles te ahorra discusiones con asesoría fiscal y con tu propia memoria trimestral. Exporta facturación Verifactu, resumen de bonos vendidos, no-shows y ocupación.
Estadísticas y KPIs en My Psico Agenda
My Psico Agenda incluye estadísticas de ocupación, ingresos, no-shows y bonos, además de informes PDF exportables para terapeutas y vistas de centro en los planes adecuados. Todo integrado con tu agenda, tu facturación Verifactu y tus bonos de sesiones.
Preguntas frecuentes sobre KPIs en consulta de psicología
Las dudas más frecuentes al empezar a medir indicadores en una consulta de psicología.
¿Qué KPIs debe medir una consulta de psicología?
Los KPIs más útiles son ocupación de la agenda, ingresos por sesión (ticket medio), ingresos mensuales, tasa de no-shows, retención de pacientes, LTV (valor de vida del paciente), número de primeras visitas, conversión de primera visita a paciente recurrente y margen por tipo de servicio (sesión suelta vs bono, presencial vs online).
¿Cómo calcular la ocupación de una agenda de psicólogo?
La tasa de ocupación se calcula dividiendo las horas ocupadas entre las horas disponibles en agenda y multiplicando por 100. Por ejemplo, 24 h ocupadas / 30 h disponibles = 80 %. Una ocupación del 70-85 % es zona sana; por encima del 90 % saturas, por debajo del 60 % infrautilizas la agenda.
¿Qué es el LTV en una consulta de psicología?
El LTV (Lifetime Value o Valor de Vida del Paciente) es el ingreso total que genera un paciente durante toda su relación con tu consulta. Se calcula como ticket medio × número de sesiones totales del paciente. Subir el LTV implica mejorar retención, vender bonos de sesiones y cuidar la experiencia clínica sin alargar terapias innecesariamente.
¿Cada cuánto debo revisar los KPIs de mi consulta?
Los KPIs operativos (ocupación, no-shows, ingresos) conviene revisarlos mensualmente. Los KPIs estratégicos (LTV, retención a 6 meses, mix de servicios) trimestralmente. Un cuadro de mando con los 5-7 indicadores clave es suficiente; la obsesión con muchos datos desconcentra del trabajo terapéutico.
¿Cómo obtengo los KPIs si no uso software clínico?
Puedes empezar con una hoja de cálculo con columnas de cita, paciente, servicio, importe y estado. Funciona al inicio pero es laborioso y propenso a errores. En cuanto la consulta tiene cierto volumen, un software clínico como My Psico Agenda genera automáticamente informes de ocupación, ingresos y no-shows, y exporta PDF para tu asesoría.