Software para psicólogos en Latinoamérica: agenda, WhatsApp y facturas en tu moneda

Son las ocho menos cuarto en Guadalajara. Daniela, psicóloga clínica, revisa en el celular quién viene hoy al consultorio: seis pacientes, uno de ellos por videollamada desde Monterrey. Anoche les escribió uno por uno por WhatsApp para recordarles la cita, copiando la fecha y la hora a mano. El año pasado probó un programa pensado para otro país. Le mandaba los avisos con una hora que no era la suya y le pedía un NIF para hacer una factura. Lo dejó a las dos semanas y volvió a la libreta.

Esta guía es para psicólogos que atienden en México, Colombia, Argentina, Chile, Perú, Costa Rica o cualquier otro país de la región y buscan un software para psicólogos en Latinoamérica que funcione con su hora, con su moneda y con el WhatsApp de sus pacientes. Repasamos qué debe tener, qué dicen las normas de algunos países sobre la historia clínica digital y cómo lo resuelve My Psico Agenda, con los nombres que verás en pantalla. También te contamos lo que no hace, para que decidas con toda la información.

El tiempo de consulta escasea en toda la región. La Organización Panamericana de la Salud calcula que la brecha de tratamiento en salud mental supera el 70 % en muchos países y que el gasto mediano en salud mental es solo el 2,1 % del presupuesto de salud. Con tanta gente esperando, cada hora que se va en confirmar citas o en rehacer facturas es una hora menos de terapia.

Qué debe resolver un software para psicólogos en Latinoamérica

Casi cualquier programa de gestión trae agenda, fichas de pacientes y alguna forma de cobrar. Las diferencias aparecen cuando lo usas fuera del país para el que se diseñó. Antes de elegir, mira estos cuatro puntos.

La hora de tu consultorio

Si el programa trabaja con la zona horaria de otro país, todo se descuadra sin que te des cuenta: el recordatorio sale de madrugada, la cita se marca como empezada antes de tiempo y la agenda pública deja de ofrecer horas que siguen libres. La zona horaria tiene que ser la de tu consultorio psicológico, y tienes que poder cambiarla si te mudas.

WhatsApp antes que el correo

En casi toda Latinoamérica, WhatsApp es la forma normal de hablar con el consultorio, y el correo se abre de vez en cuando. Los recordatorios de citas tienen que llegar por ahí, a números con el prefijo de cada país, y el paciente tiene que poder confirmar o cancelar sin llamarte.

Facturas con tu moneda y tus impuestos

Un programa pensado para España factura en euros, con IVA e IRPF. Tú necesitas tu moneda (pesos, soles, colones, quetzales o dólares), el impuesto de tu país si lo hay y la retención que te toque, si te toca alguna. Pregunta también qué pasa con la factura electrónica de tu país, porque en muchos casos tiene que emitirla un sistema autorizado por la autoridad tributaria.

Datos de salud bien guardados

Las notas de sesión y la historia clínica son datos sensibles en cualquier legislación. Antes de contratar, pregunta dónde están los servidores, si los datos se guardan cifrados, cada cuánto se hacen copias de seguridad y quién puede abrir una historia clínica.

Tu zona horaria, detectada al crear la cuenta

My Psico Agenda nació en España, así que es justo contarte cómo resuelve cada uno de esos puntos. Cada cuenta tiene su zona horaria, y al registrarte la agenda toma la de tu celular o tu computadora. Te lo dice con un aviso como este: «Hemos puesto tu zona horaria: México · Ciudad de México. Si no es la tuya, cámbiala en Ajustes ▸ General.»

En Ajustes ▸ General, el apartado «Zona horaria» tiene una lista de «Las más habituales» con México, Colombia, Perú, Ecuador, Venezuela, Bolivia, Chile, Argentina, Uruguay, Paraguay, Costa Rica, Guatemala, Panamá, República Dominicana, Puerto Rico y Cuba, y otra con «Todas las zonas». Antes de guardar, un reloj te enseña la hora que es «Ahora en esta zona».

Esa zona manda en lo que importa: la hora a la que salen los recordatorios, la línea roja que marca el momento actual en la agenda, el estado de cada cita a lo largo del día y las horas libres que ven tus pacientes. Al cambiarla, tus citas no se mueven: la de las diez sigue a las diez.

Recordatorios por WhatsApp a números de cualquier país

En la ficha del paciente, el teléfono lleva un selector con 98 países. Lo buscas por nombre o por prefijo (escribes «57» y aparece Colombia) y el número se guarda en formato internacional. Si pegas el número completo con el prefijo delante, al salir del campo se reparte solo entre el país y el número.

Con el número bien guardado, los recordatorios por WhatsApp salen solos 24 horas antes de cada cita, desde el WhatsApp de la app y con dos botones: «Confirmar Cita» y «Anular Cita». Si el paciente confirma, en tu agenda la cita aparece como «Confirmada por el paciente»; si anula, la cita se anula y el hueco queda libre para otra persona. Puedes activar también un aviso «Cuando se crea la cita», y siempre tienes el botón «🔔 Recordar» para escribirle tú desde tu propio WhatsApp.

Los automáticos tienen un cupo mensual según el plan y salen en el idioma que elijas para tu cuenta. Un aviso si atiendes en Argentina: WhatsApp necesita que los celulares lleven un 9 entre el +54 y el código de área, y sin el 15. Guárdalos así (+54 9 11…) y los avisos llegarán. Tienes más detalles en la guía de recordatorios de WhatsApp para pacientes.

Reservas desde tu enlace, directas a tu WhatsApp

En Ajustes ▸ «Espacio Pacientes» puedes abrir tu agenda al público. Te da un enlace propio, del tipo mypsicoagenda.com/reservar/tu-nombre/, para ponerlo en Instagram, en tu perfil de Google o en tu web, donde además puedes insertar la agenda con un código. Quien entra ve tus horas libres para sesiones de 60 minutos, con un aviso arriba de qué ciudad son (por ejemplo, «Horas de Buenos Aires»), y al elegir una se le abre tu WhatsApp con el mensaje ya escrito: «Hola! Me gustaría reservar el día 14/11/2026 a las 18:00». La cita queda reservada cuando tú se la confirmas.

Es lo más parecido a una agenda online de turnos, como se dice en Argentina y Uruguay, pero sin que el paciente tenga que crearse una cuenta. Si quieres comparar opciones, tienes la guía de reservas online para psicólogos.

Facturas en pesos, soles o colones

La primera vez que vayas a emitir una factura, la agenda te pregunta «¿Dónde tienes tu domicilio fiscal?» con tu país ya elegido («Lo hemos preseleccionado según tu zona horaria: cámbialo si no es el tuyo»). Pulsas «Guardar y continuar» y, desde ese momento, tus facturas siguen las reglas de una cuenta de fuera de España:

• Tu moneda. Las facturas en tu moneda llevan su código en el PDF (por ejemplo, 60.000,00 CRC). Si prefieres otra, como el dólar, la eliges en «Moneda de tus facturas». Cada factura conserva la moneda con la que se emitió.
• Tu impuesto y tu retención. En vez de los tipos españoles, escribes el porcentaje que corresponda en «Impuesto (%)» y en «Retención (%)», o los dejas a cero. Si tus servicios no llevan impuesto en tu país, marcas la factura como exenta.
• Tu identificación fiscal. En el campo «Identificación fiscal» de tus datos de facturación va tu RFC, NIT, CUIT, RUT, RUC o cédula. En el PDF sale como «Id. fiscal», con el nombre de tu país en la dirección.
• Sin pasos de más. Con «Crear y emitir», la factura nace ya emitida con el siguiente número de tu serie. Si vienes de otro programa, en «¿Vienes de otro programa? Empieza en el nº» continúas tu numeración.

VeriFactu, el sistema de la Agencia Tributaria española, solo se usa con domicilio fiscal en España, así que en tu cuenta no aplica. Las facturas que emites cuentan para el cupo mensual de tu plan.

Qué moneda pone la agenda en cada país de Latinoamérica

Al confirmar tu país, la moneda se pone sola. Estas son algunas:

También están las de Paraguay (PYG), Bolivia (BOB), Honduras (HNL), Nicaragua (NIO), República Dominicana (DOP), Venezuela (VES), Cuba (CUP) y Brasil (BRL). En El Salvador y Puerto Rico, como en Ecuador y Panamá, se factura en dólares.

Factura electrónica en Latinoamérica: lo que la agenda no hace

En muchos países de la región, la factura con validez fiscal es electrónica y pasa por la autoridad tributaria: el CFDI que timbra un proveedor autorizado por el SAT en México, la factura electrónica que valida la DIAN en Colombia o la boleta de honorarios electrónica del SII en Chile, por poner tres ejemplos. My Psico Agenda no se conecta con esos sistemas. Lo que emite es un documento con número correlativo, fecha, tus datos y los del paciente, útil como recibo y como registro ordenado de lo que cobras, pero no sustituye al comprobante fiscal electrónico. Si tu país te lo exige, lo sigues emitiendo con tu proveedor o en la web de tu autoridad tributaria, y la agenda se encarga del resto: citas, recordatorios, fichas y cobros.

Historia clínica y protección de datos en Latinoamérica

Cada país tiene sus normas sobre el expediente o la historia clínica y sobre los datos personales, y lo más seguro es repasarlas con tu colegio o tu asociación profesional. Dos ejemplos de cómo tratan la versión digital:

• México. La NOM-004-SSA3-2012, del expediente clínico, admite que el expediente esté formado por documentos electrónicos y pide conservarlo un mínimo de cinco años desde el último acto médico.
• Argentina. La Ley 26.529 de derechos del paciente permite la historia clínica informatizada (artículo 13) siempre que se asegure su integridad, autenticidad, inalterabilidad, perdurabilidad y recuperabilidad.

Lo que pone la agenda de su parte: servidores en la Unión Europea (en Francia), las tablas de pacientes, historias clínicas y consentimientos cifradas en reposo, copias de seguridad diarias cifradas, verificación en dos pasos por correo si la activas y un PIN opcional de cuatro cifras para bloquear la historia clínica y otras secciones. Los consentimientos informados se firman con el dedo en el celular del paciente y quedan guardados en su ficha.

Pacientes en otro país y terapia online

Si atiendes por videollamada a pacientes que viven en otro país, ten en cuenta una cosa: la agenda, los recordatorios y el espacio del paciente usan la hora de tu consultorio. Un paciente que vive en Madrid y se ve contigo en Bogotá recibe el recordatorio con tu hora, así que acláraselo en la primera sesión. La videollamada en sí la haces con la plataforma que ya uses, porque la agenda no la incluye.

Para cobrar, «Registrar pagos» admite pagos parciales, varios métodos y fechas distintas, y también llevas los bonos de sesiones. Si quieres repasar lo práctico de atender a pacientes de fuera, tienes la guía sobre pacientes internacionales, escrita desde España pero con ideas que sirven igual en la región.

Cuánto cuesta y cómo se paga desde Latinoamérica

Los planes se pagan al mes, en euros y con tarjeta, sin permanencia: cancelas cuando quieras desde Ajustes. Tu banco hace el cambio a tu moneda, así que revisa si te cobra comisión por compras en el extranjero. Precios sin impuestos:

• Semilla, 4,99 €/mes: hasta 15 pacientes, 20 recordatorios automáticos y 20 facturas al mes.
• Júnior, 19,99 €/mes: pacientes sin límite, 100 recordatorios y 100 facturas al mes.
• Sénior, 29,99 €/mes: pacientes sin límite, 250 recordatorios y facturas sin límite.
• Para centros, Centro Mini (99,99 €/mes, hasta 5 terapeutas), Plan Medio (129,99 €/mes, hasta 10) y Centro Super (159,99 €/mes, hasta 15).

El primer mes puede salirte gratis: al entrar eliges «Reclamar 1 mes gratis» y tienes 30 días del plan Júnior (Centro Mini si eres un centro), sin tarjeta. Al terminar no se cobra nada y decides si sigues. Tienes la comparativa completa en precios y todo lo que incluye el software para psicólogos.

Cómo empezar con tu software para psicólogos en Latinoamérica

1. Crea tu cuenta desde el celular o la computadora con tu nombre, tu correo y una contraseña. La zona horaria se pone sola.
2. Elige «Reclamar 1 mes gratis» en la ventana de bienvenida.
3. Trae a tus pacientes, uno por uno con su prefijo o todos a la vez desde un Excel o un CSV en Ajustes ▸ «Importación».
4. Agenda tus próximas citas y deja que los recordatorios salgan solos.
5. Cuando vayas a facturar, confirma tu país y revisa la moneda en «Moneda de tus facturas».

Preguntas frecuentes sobre el software para psicólogos en Latinoamérica

Lo que más nos preguntan psicólogos de México, Colombia, Argentina, Chile, Perú y Centroamérica.

¿Funciona My Psico Agenda en México, Colombia, Argentina y el resto de Latinoamérica?

Sí. Es una agenda online que funciona en el navegador del celular, la tablet o la computadora, en cualquier país. Cada cuenta tiene su zona horaria, los recordatorios llegan por WhatsApp a números de cualquier país y las facturas salen en la moneda del tuyo.

¿Puedo hacer facturas en pesos, soles o colones?

Sí. Una cuenta con domicilio fiscal fuera de España factura en la moneda de su país (pesos mexicanos, colombianos, argentinos, chilenos o uruguayos, soles, colones o quetzales, entre otras) o en la que elijas en «Moneda de tus facturas», con el impuesto y la retención que te correspondan.

¿Emite CFDI o la factura electrónica de la DIAN o el SII?

No. La agenda no se conecta con el SAT, la DIAN, el SII ni con otras autoridades tributarias de la región. Si tu país te exige un comprobante electrónico, lo emites con tu proveedor autorizado; la factura de la agenda te sirve como recibo para el paciente y como registro de lo que cobras.

¿Los recordatorios de WhatsApp llegan a números de Latinoamérica?

Sí, siempre que el número esté guardado con su prefijo, que la ficha añade con el selector de país. Salen 24 horas antes de cada cita con dos botones para confirmar o anular. En Argentina, los celulares tienen que llevar el 9 después del +54 y sin el 15.

¿En qué moneda se paga la suscripción?

En euros, con tarjeta y al mes, sin permanencia. Tu banco convierte el importe a tu moneda. El primer mes puede ser gratis: 30 días del plan Júnior sin tarjeta, y al terminar no se cobra nada.

¿Con qué hora les llegan los recordatorios a mis pacientes?

Con la de tu consultorio, que es la zona horaria de tu cuenta. Si atiendes online a alguien que vive en otro huso horario, recuérdale la diferencia en la primera sesión.

¿Dónde se guardan los datos de mis pacientes?

En servidores de la Unión Europea, en Francia, con las tablas de pacientes, historias clínicas y consentimientos cifradas en reposo y copias de seguridad diarias cifradas. Revisa además lo que pida la normativa de tu país sobre la historia clínica.