Control de pagaments de pacients per a psicòlegs: cada cobrament a la seva sessió, també els pagaments a mitges

Divendres, dos quarts de nou del vespre. Tanques l'última sessió de la setmana i obres la llibreta dels cobraments. La Laura va pagar 30 € en efectiu dimarts i va dir que la resta te l'enviava per Bizum, però no recordes si va arribar. En Daniel va comprar un bonus de quatre sessions i no saps si el va pagar sencer o només la meitat. L'Andreu et va avançar dilluns la sessió del dia 20 i la vas apuntar en un racó. Si et sona, no és que portis malament la consulta. La llibreta i l'Excel no estan pensats per al control de pagaments de pacients tal com es cobra en psicologia: sessió a sessió, de vegades a mitges i per canals diferents.

En aquesta guia repassem què hauria de resoldre un bon control de cobraments i com ho fa My Psico Agenda amb «Registrar pagaments», la funció que desa cada pagament a la seva sessió. Fem servir els noms que veuràs a la pantalla i al final t'expliquem també el que no fa, perquè decideixis amb totes les dades.

Per què el control de pagaments de pacients es complica en psicologia

En una botiga, cada venda es cobra en el moment i s'ha acabat. En una consulta, els diners i les sessions van cadascun al seu ritme:

• Hi ha pacients que paguen en acabar la sessió i d'altres que paguen el mes sencer de cop.
• Hi ha qui paga la meitat avui i l'altra meitat la setmana que ve.
• Una mateixa sessió es pot pagar amb dos mètodes, una part en efectiu i una part per Bizum.
• Els bonus es paguen una vegada i es gasten al llarg de diverses setmanes.
• Algunes sessions s'anul·len quan ja estaven pagades, i cal decidir si es tornen els diners.
• Si treballes en un centre, cada cobrament es reparteix entre el centre i el terapeuta segons la comissió.

Amb tot això, la pregunta més senzilla, «quant he cobrat avui?», costa de respondre. I la següent, «qui em deu alguna cosa?», encara més. Quan la resposta depèn de repassar missatges de WhatsApp i extractes del banc, el problema no és d'ordre personal: falta un programa per controlar els pagaments dels pacients que lligui cada pagament amb la seva sessió.

Què ha de tenir un bon control de pagaments de pacients

Si estàs valorant un programa de cobraments per a psicòlegs, aquesta és la llista que convé tenir davant:

1. Que cada pagament quedi lligat a la sessió o al bonus que paga, i no en un full a part.
2. Que admeti pagaments parcials, en euros o en percentatge, i diversos pagaments per a una mateixa sessió.
3. Que desi el mètode i la data de cada pagament, perquè el dia que cobres no sempre és el de la sessió.
4. Que mostri l'estat d'un cop d'ull: no pagada, pagada parcialment o pagada.
5. Que cobrar el de sempre sigui qüestió de dos tocs, sense omplir un formulari cada vegada.
6. Que les estadístiques comptin els diners el dia que entren.
7. Que digui què falta per cobrar de les sessions ja fetes, pacient a pacient.
8. Que, en un centre, separi la part del centre i la del terapeuta.
9. Que, si t'equivoques, puguis treure un pagament i la sessió torni a quedar pendent.

Anem punt per punt amb el que veuràs a My Psico Agenda.

Registrar pagaments de pacients a My Psico Agenda, pas a pas

Cada cita té, sota el preu, una fila «Pagament» amb el seu estat: «No pagada», «Pagada parcialment» o «Pagada». Al costat de la paraula «Pagament» hi ha el botó «Registrar pagaments». Quan el prems s'obre una finestra amb tres xifres a dalt, «Total», «Cobrat» i «Pendent», i una barra que es va omplint a mesura que el pacient paga.

Per registrar pagaments de pacients un a un:

1. Tries el «Mètode»: «Efectiu», «Targeta», «Bizum» o «Transferència». El programa recorda l'últim que vas fer servir.
2. Escrius l'«Import» en euros o, si ho prefereixes, en percentatge del preu.
3. Revises la «Data del pagament». Hi surt la d'avui i en pots posar una d'anterior, mai una de futura.
4. Si vols, hi afegeixes una «Nota (opcional)», per exemple «primer termini».
5. Prems «Afegir pagament».

Per als cobraments de cada dia hi ha les «Accions ràpides». «Cobrar-ho tot avui» apunta el que falta amb el mètode triat i la data d'avui. «Cobrar la meitat avui» apunta la meitat del preu, o el que quedi si és menys. Cada pagament apareix a la llista «Pagaments registrats» amb el seu import, el seu mètode i la seva data. Si t'has equivocat, «Treure» el retira després de preguntar-t'ho i la sessió torna a tenir pendent aquest import.

Al detall de cada dia de l'agenda i a la llista de cites, cada sessió porta a més una etiqueta curta: «🟠 30,00 € / 60,00 €» si està pagada a mitges o «⏳ No pagada» si encara no ha pagat res. És la mateixa agenda del programari per a psicòlegs que ja fas servir per a cites, fitxes i recordatoris, així que no hi ha cap programa més per obrir.

Pagaments parcials i amb dos mètodes

Tornem a la Laura. La seva sessió costa 60 €. Dimarts va pagar 30 € en efectiu: obres «Registrar pagaments», tries «Efectiu» i prems «Cobrar la meitat avui». La cita passa a «Pagada parcialment · 30,00 € de 60,00 €». Divendres arriba el Bizum amb la resta: tries «Bizum», prems «Cobrar-ho tot avui» i la sessió queda «Pagada». Com que s'ha pagat amb dos mètodes, als resums apareix com a «Mixt». Amb els pagaments parcials apuntats a la seva sessió, ja no depens de recordar qui et deu l'altra meitat.

Pagaments per avançat i sessions anul·lades

Si l'Andreu et paga avui la sessió del dia 20, el pagament s'apunta amb la data d'avui i la sessió ja figura com a pagada encara que no hagi arribat. Si una sessió pagada s'anul·la, el pagament no desapareix i la finestra t'ho recorda: si tornes els diners, treu el pagament; si no els tornes, compta com a cobrat el dia que es va pagar. Ho decideixes tu, cas a cas.

També pots apuntar els pagaments en crear una cita nova, abans de desar-la. Es desen juntament amb la cita.

Bonus de sessions: el pagament va al bonus

Amb un bonus, el pacient paga una vegada i va gastant sessions. Per això els pagaments no s'apunten a cada sessió, sinó al mateix bonus, amb el botó «Pagaments del bonus», que funciona igual: import o percentatge, mètode, data i accions ràpides. Si en Daniel compra un bonus de 4 sessions de 240 € i avui en paga 120 €, el bonus queda «Pagat parcialment · 120,00 € de 240,00 €» fins que pagui la resta.

Les sessions que descompten del bonus no demanen un pagament propi. En aquestes el botó diu «Pagaments del bonus» i et porta directament als pagaments del bonus, perquè no cobris dues vegades el mateix. Si vols repassar com posar preu als bonus i què fer amb els que caduquen, tens la guia de bons de sessions en psicologia.

El que cobres cada dia: el control de cobraments a Estadístiques

Aquesta és la part que més es nota en el dia a dia. A Estadístiques, els diners cobrats es compten el dia que entren, no el dia de la sessió. Si tries «Avui» al filtre de dates, veus exactament el que has cobrat avui, encara que siguin sessions de la setmana passada o un bonus que el pacient començarà a fer servir el mes que ve. Amb «Ahir», «Aquest mes», «Aquest any» o un període a mida amb «Des de» i «Fins a» passa el mateix, així que coneixes els ingressos de la consulta de qualsevol dia sense fer comptes.

A la primera fila tens tres targetes: «Benefici Centre», «Benefici Terapeuta» i «Ingrés Total», que és la suma de les dues. Sota cada xifra apareix el que queda «sense cobrar», és a dir, el que falta de les sessions que ja s'han fet. Les que encara no han passat no compten com a deute. La gràfica «Mètodes de Pagament» reparteix les teves sessions segons com es van pagar: en efectiu, amb targeta, per Bizum, per transferència, amb diversos mètodes, a mitges o sense pagar.

Aquest és el control de cobraments que una llibreta no et dona: obrir el programa divendres i saber, sense sumar a mà, quant ha entrat aquesta setmana i qui té alguna cosa pendent. A la pàgina d'estadístiques i informes per a la teva consulta tens la resta de gràfiques, i si vols anar més enllà amb els números, la guia de KPI per a consulta de psicologia explica quins indicadors val la pena mirar cada mes.

Control de pagaments de pacients, fitxa a fitxa

A les estadístiques de la fitxa de cada pacient veus el «Benefici terapeuta», el «Benefici centre» i l'«Ingrés total» que ha pagat i, si n'hi ha, quant queda sense cobrar de les seves sessions. Si té bonus, també hi apareix el que queda «sense cobrar dels bonus». És una manera ràpida de saber, abans que entri per la porta, si li has de parlar d'un pagament.

Control de pagaments de pacients en un centre amb diversos terapeutes

En un centre, el control de pagaments de pacients té una capa més, perquè cada sessió té dos destinataris dels diners. Si la comissió del centre és del 20 % i la sessió costa 60 €, la cita ho diu sota el benefici del terapeuta: «Benefici centre: 12,00 € (Comissió: 20%)». Quan el pacient només en paga una part, el programa reparteix aquest pagament en la mateixa proporció. De 30 € cobrats, 24 € són del terapeuta i 6 € del centre, i el que falta queda pendent per als dos. Les estadístiques del centre i les de cada terapeuta quadren així amb el que ha entrat de veritat, sense fulls de càlcul per repartir a final de mes.

Els pagaments els pot apuntar el terapeuta o el centre des de l'agenda del terapeuta, i a la llista es veu qui ha registrat cadascun («Registrat per…»). Si estàs pensant com repartir els honoraris amb el teu equip, tens els models més habituals a repartiment d'honoraris en un centre de psicologia, i tot el que inclou el compte de centre a la pàgina del programari per a centres de psicologia.

Una política de pagaments clara i dins de la llei

El programa ordena els cobraments, però abans cal acordar-los amb el pacient. El Codi Deontològic del Psicòleg demana, al seu article 55, que en l'exercici lliure de la professió informis prèviament el client de la quantia dels teus honoraris. El codi ètic de l'American Psychological Association va en la mateixa línia: l'acord sobre el que es cobra i com es factura s'ha de tancar com més aviat millor en la relació professional (norma 6.04). A la pràctica, convé deixar per escrit:

• El preu de la sessió i el dels bonus.
• Quan es paga: en acabar cada sessió, per avançat o a final de mes.
• Quins mètodes de pagament acceptes.
• Què passa amb les sessions que s'anul·len amb poca antelació.

El límit dels pagaments en efectiu

Si cobres en efectiu, tingues present un límit legal. Segons l'article 7 de la Llei 7/2012, no es poden pagar en efectiu les operacions de 1.000 € o més en què una de les parts actua com a empresari o professional. El límit puja a 10.000 € si qui paga és un particular que justifica que no té el domicili fiscal a Espanya. Per calcular la xifra se sumen tots els pagaments en què s'hagi fraccionat el servei, així que un bonus de 20 sessions a 60 € (1.200 €) entra en la limitació encara que es pagui en diverses vegades. La multa és del 25 % del que s'ha pagat en efectiu i en responen tant qui paga com qui cobra. En aquestes operacions, a més, cal conservar cinc anys els justificants dels pagaments fets per altres mitjans. Per això és útil que cada pagament desi el seu mètode i la seva data.

I si el que et preocupa són els pacients que no paguen, a la guia sobre impagaments a la consulta de psicologia tens com prevenir-los i com reclamar sense fer malbé el vincle.

Cobrar no és facturar

Registrar un pagament no emet cap factura. Són dues coses diferents: el pagament diu que els diners han entrat i la factura és el document fiscal. A Espanya, My Psico Agenda emet les factures amb VeriFactu, amb l'exempció d'IVA sanitària i la retenció d'IRPF que corresponguin; ho tens explicat a la pàgina de facturació VeriFactu per a psicòlegs.

Les dues parts es parlen. A Facturació, «Omplir automàticament» genera les línies de la factura amb les sessions d'un mes i deixa fora les que no tenen cap pagament, tret que marquis «Incloure no pagades». I a l'informe d'Estadístiques («Exportar» i després «Descarregar PDF») pots incloure la columna «Pagament», que mostra el mètode de cada sessió, «Mixt» o, si es va pagar a mitges, alguna cosa com «Parcial 30,00 € / 60,00 €». Et serveix, per exemple, per passar a la teva gestoria el que has cobrat en un trimestre.

El que no fa aquest programa de cobraments per a psicòlegs

• No cobra al pacient: no és un datàfon ni una passarel·la de pagament. Apunta el que ja has cobrat per la via que facis servir.
• No envia recordatoris de pagament ni reclamacions. Els recordatoris per WhatsApp són de les cites.
• No és un programa de comptabilitat: no presenta impostos ni concilia els moviments del banc.
• No admet pagaments amb data futura. Si algú et promet pagar dilluns, ho apuntes dilluns.
• En una teràpia recurrent nova, cada sessió comença «No pagada» i el pagament s'apunta a cadascuna quan es cobra.

Quant costa el control de pagaments de pacients a My Psico Agenda

«Registrar pagaments» i les Estadístiques són a tots els plans. My Psico Agenda es paga mensualment, sense permanència, i els preus porten l'IVA a part:

• Semilla, 4,99 €/mes: per començar, amb fins a 15 pacients.
• Júnior, 19,99 €/mes: pacients sense límit, 100 factures VeriFactu i 100 recordatoris automàtics al mes.
• Sénior, 29,99 €/mes: factures VeriFactu sense límit i 250 recordatoris al mes.
• Centre Mini, 99,99 €/mes per a fins a 5 terapeutes, i Centre Super, 129,99 €/mes per a fins a 15.

El primer mes és gratuït i sense targeta, amb el pla Júnior si treballes pel teu compte i amb el Centre Mini si sou un centre. Pots provar el control de pagaments de pacients amb els teus cobraments reals abans de decidir.

Com començar sense canviar la teva manera de cobrar

1. Crea el teu compte i reclama el mes gratuït des de la finestra de benvinguda.
2. Porta els teus pacients des d'un Excel o un CSV a Ajustos, o des de Google Contacts.
3. Posa el preu a cada cita o a cada bonus, i apunta els pagaments quan cobris, amb «Cobrar-ho tot avui» si és el de sempre.
4. Mira «Avui» a Estadístiques quan tanquis la consulta: el que has cobrat ha de coincidir amb el que tens a la caixa i al banc.

Si ja feies servir My Psico Agenda i les teves sessions tenien un mètode de pagament, no has de fer res: apareixen com a pagades, amb un pagament marcat «Del mètode de pagament que ja tenia».