Formulari d'admissió de pacients per a psicòlegs: que el pacient ompli la seva fitxa des del mòbil

Dilluns, les deu menys cinc. La Nerea, psicòloga a Bilbao, rep una pacient nova i dedica els primers deu minuts de la sessió al mateix de sempre: nom complet, DNI, data de naixement, telèfon, correu, a nom de qui van les factures. Després li dona el full del consentiment perquè el signi amb el bolígraf de la taula. Aquella nit, a casa, passa les dades del full a la fitxa de l'ordinador i el guarda en una carpeta. Amb quatre pacients nous al mes no sembla gaire. Amb dotze, és una tarda sencera al mes copiant papers.

Aquesta guia explica què és un formulari d'admissió de pacients, quines dades convé demanar i quines no, i com fer que l'ompli el mateix pacient des del mòbil abans de la primera sessió, amb el consentiment signat en el mateix pas. Comparem el paper, Google Forms i un programa per a psicòlegs amb formulari propi, i t'ensenyem com funciona a My Psico Agenda, amb els noms que veuràs a la pantalla.

Què és un formulari d'admissió de pacients en psicologia

El formulari d'admissió és el document amb què el pacient et dona les seves dades abans de començar: qui és, com localitzar-lo, a qui factures i, si ho necessites, com t'ha conegut o què el porta a consulta en una frase. És la primera pàgina de la seva fitxa. No és la història clínica ni substitueix l'entrevista: el que és clínic es recull a la sessió, amb calma i amb les teves preguntes.

Durant anys ha estat un full de paper que s'omplia a la sala d'espera o en els primers minuts de la primera sessió. Avui moltes consultes l'envien abans per correu o per WhatsApp, i el pacient l'omple a casa. Si ho fas bé, guanyes els minuts del començament de la sessió i arribes a la primera cita amb la fitxa del pacient ja creada. Si vols repassar què hi va després, tens la nostra guia de la història clínica en psicologia.

Quines dades demanar al formulari d'admissió (i quines no)

La regla la posa el Codi Deontològic del Psicòleg en el seu article 39: el psicòleg només demanarà la informació estrictament necessària per a la tasca que li han encarregat, i sempre amb l'autorització del seu client. El RGPD diu el mateix amb altres paraules: les dades han de ser adequades, pertinents i limitades al que és necessari (article 5, el principi de minimització, al text del Reglament que publica el BOE).

A la pràctica, un formulari d'admissió de pacients sol quedar-se en això:

• Identificació: nom i cognoms i, si has de facturar o fer signar un consentiment, el DNI o número identificatiu.
• Contacte: telèfon i correu, per a les cites i els recordatoris.
• Facturació: a nom de qui van les factures i, si paga una empresa, la seva raó social i el CIF.
• El que facis servir de debò: data de naixement, adreça, com t'ha conegut o el motiu de consulta en poques paraules.

I el que no convé demanar per escrit abans de veure'l: antecedents, diagnòstics, medicació o detalls de la seva història. Un pacient que encara no et coneix no té per què explicar-ho en un formulari, i tu ho preguntaràs millor a l'entrevista. A l'article sobre l'onboarding del pacient nou tens el recorregut complet, del primer correu a la primera sessió.

Formulari d'admissió d'un menor o d'una parella

Amb un menor, el formulari l'omplen els pares o tutors, i calen les dades del menor i les de qui el representa. L'Agència Espanyola de Protecció de Dades recorda a la seva guia per a professionals del sector sanitari que el tractament de les dades d'un menor només es pot basar en el seu propi consentiment a partir dels 14 anys. En teràpia de parella, en canvi, necessites les dades de les dues persones i decidir amb elles a nom de qui va la factura.

Formulari d'admissió en paper, a Google Forms o al programa de la consulta

Hi ha tres maneres de recollir les dades d'un pacient nou, i cadascuna té un cost diferent per a tu.

El paper és còmode per al pacient, però et deixa la feina de copiar i una carpeta que custodiar. Google Forms resol això d'omplir-lo a casa, però les respostes queden al teu compte de Google (al mateix formulari o en un full de càlcul), fora de la fitxa, i d'allà les has de passar igualment. Si tries aquesta via, revisa quin compte fas servir i qui hi té accés, perquè són dades de pacients.

Amb un programa per a psicòlegs que tingui el seu propi formulari d'admissió en línia, el que omple el pacient és directament la seva fitxa: no hi ha res a copiar.

Com funciona «Enviar formulari al pacient» a My Psico Agenda

A My Psico Agenda el formulari surt just on es creen els pacients. En prémer per afegir-ne un, l'agenda pregunta «Com el vols afegir?» i et dona dues opcions: «Crear pacient», si prefereixes omplir tu la fitxa, o «Enviar formulari al pacient». Amb la segona:

1. Tries el tipus de pacient a «Quin tipus de pacient és?»: «Individual», «De parella», «Infantil» o «Infantil amb germans».
2. Marques quines dades omplirà a «Quines dades omplirà?». Les imprescindibles per crear la fitxa surten marcades amb «Sempre es demana» i la resta les tries tu: telèfon, correu, DNI, facturació, les «Dades addicionals» que facis servir (data de naixement, adreça, com et va conèixer, motiu de consulta o els camps que hagis creat tu). La propera vegada surten marcades les mateixes.
3. Prems «Crear enllaç». A «Enllaç a punt» tens l'enllaç amb un botó per copiar-lo i un altre per «Enviar per WhatsApp», amb el missatge ja escrit.
4. Esperes sense fer res. La pantalla diu «Esperant que l'ompli…» i la pots tancar i continuar amb la teva feina. Quan el pacient acaba, veus «Lucía ja l'ha omplert!» (amb el seu nom) i la seva fitxa apareix a Contactes.

Què veu el pacient al formulari d'admissió

El pacient obre l'enllaç al mòbil i troba una pàgina amb el teu nom, «Les teves dades per a la consulta», en el seu idioma: català, castellà o anglès segons el seu telèfon, amb un selector per canviar-lo. Omple només el que li has demanat, amb el prefix del seu país al telèfon, i la pàgina l'avisa si s'equivoca en un correu o en una data abans d'enviar. Al final marca la casella «He llegit i accepto que aquestes dades s'enviïn a» el teu nom «per gestionar la meva atenció», amb l'enllaç a la política de privacitat, i prem «Enviar les meves dades».

Cada enllaç serveix per a un sol pacient i caduca a les 48 hores. Si no l'omple a temps, en crees un altre en dos clics.

I en el mateix enllaç, el consentiment informat signat

El generador té un interruptor, «Enviar consentiment per signar», que ve activat i recorda el que vas triar l'última vegada. Amb ell encès, el pacient acaba les seves dades, llegeix el teu consentiment informat i el signa allà mateix amb el dit. S'utilitza la plantilla del tipus de pacient, amb el teu text si l'has personalitzat. En parella signen les dues persones, cadascuna amb el seu enllaç si no són juntes; en infantil signa el tutor/a 1, i amb germans, els tutors que hi hagi.

La plantilla de sèrie inclou un apartat propi de protecció de dades personals (responsable, finalitat, drets), que pots adaptar. L'AEPD recorda que per atendre un pacient no cal demanar-li consentiment per tractar les seves dades, però sí informar-lo del que exigeix l'article 13 del RGPD, i recomana que aquesta informació vagi separada del full del consentiment sanitari. Tens un model de consentiment informat en psicologia per revisar el teu.

Quan signa, el tauler ho diu («Lucía ha signat el consentiment!») i el document signat queda a la seva fitxa. Si apagues l'interruptor, li pots enviar més tard des de la mateixa fitxa.

Parella, menors i germans: un formulari d'admissió per a cada cas

Cada tipus demana el seu, i l'agenda sap quines dades no poden faltar en cada cas:

• Individual: una persona adulta. Sempre es demanen el nom i els cognoms.
• De parella: el nom de les dues persones i el número identificatiu d'almenys una. Si actives el consentiment, el de totes dues.
• Infantil: les dades del menor i les del tutor/a 1. El tutor/a 2 és opcional, i pots preguntar a nom de qui van les factures.
• Infantil amb germans: per a teràpia de germans. La família indica si són 2 o 3 i omple els noms de cadascun.

Si qui l'omple ja era als teus pacients (mateix nom i telèfon), l'agenda t'ho avisa en rebre'l.

En un centre de psicologia: el formulari de cada terapeuta

Un centre també pot enviar el formulari. Primer tria a «Per a quina terapeuta?» a quina de les seves terapeutes va el pacient, i la fitxa es crea als seus contactes. Les dades que es demanen es recorden per terapeuta, perquè cadascuna té les seves «Dades addicionals». A més, el centre pot afegir els seus «Camps del centre», comuns a les fitxes de tot l'equip, i el consentiment surt amb el text de la terapeuta que atendrà el pacient.

Seguretat i protecció de dades en un formulari d'admissió en línia

Un formulari d'admissió mou dades de salut, i això demana algunes precaucions de sèrie:

• Un enllaç per pacient, d'un sol ús i que caduca a les 48 hores: no serveix per omplir dues fitxes ni per tornar a entrar després.
• Una pàgina sense publicitat ni eines d'analítica, que només mostra el teu nom i els camps que has triat.
• Les dades van a la fitxa i es guarden xifrades, no a un full de càlcul ni al teu correu.

Un consell per quan l'enviïs per WhatsApp: la guia de l'AEPD admet fer servir el telèfon del pacient per comunicar-te amb ell, sempre que el missatge li arribi només a ell i no a un grup. Si vols repassar la resta d'obligacions de la teva consulta, tens la nostra guia de protecció de dades a la consulta de psicologia.

Quant costa un programa per a psicòlegs amb formulari d'admissió

«Enviar formulari al pacient» és a tots els plans de My Psico Agenda, també al més barat. Es paga mensualment, sense permanència i amb l'IVA a part:

• Semilla, 4,99 €/mes: fins a 15 pacients i 20 recordatoris automàtics al mes.
• Júnior, 19,99 €/mes: pacients sense límit, 100 factures VeriFactu i 100 recordatoris al mes.
• Sénior, 29,99 €/mes: factures sense límit i 250 recordatoris al mes.
• Per a centres, Centro Mini, 99,99 €/mes fins a 5 terapeutes; Plan Medio, 129,99 €/mes fins a 10, i Centro Super, 159,99 €/mes fins a 15.

El pots provar un mes gratis i sense targeta, amb pacients de debò. Tens la comparativa completa a la pàgina de preus i tot el que inclou el programari per a psicòlegs.

Com començar a fer servir el formulari d'admissió

1. Crea el teu compte i tria el mes gratis a la finestra de benvinguda.
2. Revisa les teves «Dades addicionals» a Ajustos: les que activis les podràs demanar al formulari.
3. Personalitza el teu consentiment informat si vols que el pacient signi el teu text i no el de sèrie.
4. Amb el teu proper pacient nou, tria «Enviar formulari al pacient» i envia-li l'enllaç per WhatsApp.
5. Obre la seva fitxa abans de la sessió: hi trobaràs les seves dades i, si ho vas activar, el consentiment signat.

Preguntes freqüents sobre el formulari d'admissió

El que més ens pregunten sobre el formulari d'admissió de pacients en psicologia.

Què és un formulari d'admissió de pacients?

És el document amb què un pacient nou et dona les seves dades abans de començar la teràpia: identificació, contacte, facturació i, si ho necessites, com t'ha conegut o el motiu de consulta en poques paraules. És la primera pàgina de la seva fitxa, no la història clínica.

Quines dades ha de tenir un formulari d'admissió en psicologia?

Només les necessàries: nom i cognoms, DNI si has de facturar o fer signar un consentiment, telèfon, correu i les dades de facturació. Data de naixement, adreça o el motiu de consulta, només si els fas servir. Els antecedents i els diagnòstics es pregunten millor a l'entrevista.

Puc enviar el formulari d'admissió per WhatsApp?

Sí. L'AEPD admet fer servir el telèfon del pacient per comunicar-te amb ell sempre que el missatge li arribi només a ell i no a un grup. A My Psico Agenda l'enllaç s'envia amb un botó i ja porta el missatge escrit.

Serveix Google Forms com a formulari d'admissió?

Serveix perquè el pacient l'ompli a casa, però les respostes queden al teu compte de Google i les has de passar a la fitxa a mà. A més, hauràs de cuidar qui hi té accés, perquè són dades de pacients.

El pacient pot signar el consentiment informat al mateix formulari?

Sí. Amb «Enviar consentiment per signar» activat, després de les seves dades el pacient llegeix el teu consentiment i el signa amb el dit a la mateixa pàgina. En parella signen tots dos; en infantil, el tutor o la tutora. El document signat queda a la seva fitxa.

Quant temps dura l'enllaç del formulari?

48 hores, i serveix per a un sol pacient. Si caduca sense omplir, en crees un altre en dos clics des del mateix menú.

Funciona per a menors, parelles i centres?

Sí. Hi ha quatre tipus (individual, de parella, infantil i infantil amb germans) i cadascun demana les seves dades imprescindibles. Un centre tria per a quina terapeuta és el pacient i la fitxa es crea als seus contactes, amb els camps del centre si en té.