Gestor de pacients per a psicòlegs: tot d'una persona, en un sol lloc

Un dimarts a les 19.50 et truca algú que va començar amb tu al març, ho va deixar al juny i ara vol reprendre. Mentre parles intentes reconstruir el cas de memòria: quantes sessions vau fer, si li quedaven sessions del bo, si va arribar a signar el consentiment o es va quedar en el «la setmana que ve te'l porto», i si li vas enviar l'informe que demanava l'escola. Si aquestes quatre respostes viuen en quatre llocs diferents —el calendari, una llibreta, una carpeta de l'ordinador i un xat—, el problema no és la teva memòria. Un gestor de pacients per a psicòlegs és, a la pràctica, l'eina que et deixa contestar aquestes quatre coses en l'estona que tardes a dir «dona'm un segon, que ho miro».

Aquesta guia va d'això: què és exactament un gestor de pacients, què ha de guardar la fitxa de cada persona, com se sosté quan passes de vint fitxes a dues-centes, què et demanarà la llei i què pots comprovar en vint minuts abans de mudar les teves dades a cap lloc.

Què és un gestor de pacients per a psicòlegs

Un gestor de pacients per a psicòlegs és el sistema on cada persona que atens té una fitxa, i en aquesta fitxa hi ha tot el que necessites saber-ne: les seves dades de contacte, el motiu pel qual va venir, la història clínica sessió a sessió, els documents que heu generat, el consentiment signat, les cites que ha tingut i les que té, què ha pagat i què queda pendent. La idea és senzilla i antiga: la carpeta de tota la vida, però cercable, amb còpia de seguretat i sense ocupar un armari.

La diferència amb el que fa gairebé tothom al començament no és tecnològica, és el nombre de llocs. Amb tres pacients ho pots portar al cap. Amb trenta, comences a obrir quatre aplicacions per respondre una pregunta. Amb dos-cents, el que falla no és la dada: és el temps que tardes a trobar-la i la sensació que se t'escapa alguna cosa.

Gestor de pacients, CRM i programari de gestió: què és cada cosa

Els tres noms s'utilitzen com si fossin sinònims i no ho són del tot.

• Un CRM ve del món comercial: està pensat per seguir contactes que encara no són clients —qui va preguntar, qui no va contestar, a qui cal trucar—. Té la seva utilitat en una consulta privada, i ho expliquem a part a la guia de CRM per a psicòlegs.
• Un programari de gestió o una plataforma abasta la consulta sencera: agenda, avisos, cobraments, facturació, estadístiques. El gestor de pacients és una part d'aquest conjunt; la comparativa general és a la guia de programari de gestió de consulta.
• Un gestor de pacients, en sentit estricte, és la part que s'ocupa de les persones que ja atens: la seva fitxa, la seva història, els seus documents i el seu recorregut amb tu.

A la pràctica cap psicòleg compra les tres coses per separat, i té sentit: el que vols és que la cita de dijous i la fitxa d'aquella persona siguin la mateixa informació vista de dues maneres. Per això, quan algú busca un programa de gestió de pacients, el que acostuma a necessitar és un programari de consulta el cor del qual sigui la fitxa.

Per què l'agenda, tota sola, no és un gestor de pacients

Una agenda contesta «què faig dijous». Una fitxa contesta «qui és aquesta persona i per on anàvem». Són dues preguntes diferents i en el dia a dia es necessiten totes dues, gairebé sempre alhora: sona el telèfon, et donen un nom i tu necessites l'hora i el context. Quan l'agenda no està enganxada a les fitxes, algú ha de fer el pont a mà, i aquest algú ets tu, normalment amb el pacient esperant a l'altre costat.

La prova dels trenta segons

Abans de comparar preus, fes-te aquesta prova amb el teu sistema actual. Tria un pacient que atenguis des de fa un any i busca cinc coses, cronòmetre en mà:

1. El seu telèfon actual, no el que vas apuntar a la primera trucada.
2. La nota de l'última sessió.
3. Si té el consentiment informat signat i de quina data.
4. Quantes sessions heu fet en total i quan va ser l'última.
5. Si et deu alguna sessió o si li queden sessions d'un bo.

Si les cinc surten en menys de mig minut, el teu sistema funciona i no necessites canviar res. Si has hagut d'obrir el mòbil, un Excel i una carpeta, ja saps quant et costa cada consulta d'aquest tipus. Multiplica-ho per les vegades que passa en un mes: el compte sol sorprendre més que el preu de qualsevol programa.

Què ha de guardar la fitxa de cada pacient

Aquesta és la llista curta del que un gestor de pacients per a terapeutes hauria de tenir dins de cada fitxa. Si hi falta alguna cosa, aquesta cosa acabarà en una llibreta paral·lela, i tornem al problema dels quatre llocs.

• Dades d'identificació i contacte: nom i cognoms, telèfon, correu, DNI, edat i adreça.
• Si és menor, la marca corresponent i el nom del pare, la mare o el tutor amb qui et comuniques.
• Com et va conèixer i el motiu de consulta, que és la dada que més s'oblida i la que més diu en la revisió d'un cas.
• Història clínica escrita per tu, sessió a sessió, dins de la mateixa fitxa.
• Documents: informes, escales corregides, el PDF del consentiment, derivacions.
• Les seves cites, passades i futures, amb l'estat de cadascuna.
• L'econòmic: preu de la seva sessió, forma de pagament habitual, bons i sessions restants, factures emeses.
• Accés al seu espai, si li en dones un, perquè pugui demanar hora o signar documents sense escriure't.
• Preferències d'avís: hi ha pacients que no volen recordatoris al mòbil, i això ha de poder marcar-se a la seva fitxa.

Dades de contacte, DNI i menors

Sembla la part tonta i és la que més problemes dona. El telèfon canvia, el correu s'abandona, i el DNI només apareix quan cal emetre una factura, justament el dia que tens pressa. Amb els menors hi ha un detall pràctic que s'agraeix: l'avís de la sessió no va al nen, va a l'adult, així que la fitxa ha de distingir qui atens i amb qui et comuniques. Quan això no està separat, el recordatori acaba al telèfon equivocat.

La història clínica, sessió a sessió

Aquí val més ser clars sobre el que un programa pot i no pot fer. Un gestor de pacients et dona un lloc segur, datat i cercable per escriure; no escriu per tu, ni t'imposa un format. A My Psico Agenda la història clínica és text lliure dins de la fitxa: escrius com escrius, amb la teva estructura —molts fan servir «Sessió 12 · 14/03 — …»— i el contingut queda xifrat en repòs i associat només al teu compte. No hi ha plantilles obligatòries, ni dictat, ni resums automàtics: això ho poses tu, que ets qui sap què mereix constar. Si t'interessa com ordenar aquest text, tenim una guia sobre la història clínica en format digital i una pàgina de producte amb el detall de com funciona la història clínica.

Documents: informes, escales i el consentiment signat

Els papers d'un pacient són els que més es perden: un és a Baixades, un altre va arribar per WhatsApp i el que et van donar a la mà, vés a saber. Un bon gestor deixa pujar-los a la fitxa mateixa —PDF, imatges, Word, Excel, fins i tot una foto feta amb el mòbil al moment— i els guarda fora del navegador, en un emmagatzematge que només obre el teu compte. Dues xifres honestes de les nostres: fins a 25 MB per arxiu i una quota total segons el pla (20 MB al pla d'entrada, 50 i 200 MB als superiors), que és espai de compte, no per pacient. I el PDF del consentiment informat signat apareix en aquesta mateixa llista, marcat, sense opció d'esborrar-lo per error.

Quan ja tens dues-centes fitxes: el directori

La prova de foc d'un programari de gestió de pacients no és la primera fitxa, és la número dos-cents. A aquesta escala calen tres coses molt concretes.

La primera, un cercador que respongui mentre escrius i que no s'enfadi amb els accents ni amb les majúscules: escrius «nu» i apareix Núñez. La segona, poder ordenar pels últims moviments, perquè el pacient que busques gairebé sempre és un dels d'aquesta setmana. I la tercera, veure d'un cop d'ull a qui li falta alguna cosa: en el nostre cas cada fitxa del llistat porta les seves etiquetes —si té consentiment, si té espai de pacient, el seu codi d'accés— i des de la fila mateixa pots obrir-ne les estadístiques, escriure-li per WhatsApp si hi ha telèfon, entrar a editar la fitxa o esborrar-la.

Aquest «veure a qui li falta alguna cosa» és el que converteix un arxiu en una eina de treball. Deu minuts un divendres revisant etiquetes t'estalvien la conversa incòmoda de demanar un consentiment a algú que fa vuit mesos que ve.

Què calcula per tu un gestor de pacients

Guardar és la meitat de la feina. L'altra meitat és que el sistema faci els comptes que tu no faràs a mà. Per cada pacient, el panell d'estadístiques de la seva fitxa ens dona:

• Sessions totals, fetes, pendents i anul·lades, amb el seu percentatge de cancel·lació.
• Primera i última sessió, i els dies transcorreguts des de l'última, que és el senyal precoç d'un abandonament silenciós.
• Cadència mitjana: cada quants dies ve de veritat, no cada quants havíeu quedat.
• Taxa d'assistència i hores clíniques acumulades amb aquella persona.
• Ingressos nets i bruts, preu mitjà de la seva sessió i repartiment per forma de cobrament.
• Repartiment per tipus de teràpia i les últimes vint sessions amb data, estat, import, consulta i sala.
• Propera cita programada, si n'hi ha.

Res d'això no substitueix el teu criteri clínic, evidentment. Però «fa cinc setmanes que no ve i la seva cadència era de set dies» és una dada que en un full de càlcul no apareix sola, i en supervisió o en una revisió de cas val el seu pes en or. Si t'interessa la foto del conjunt i no d'una persona, aquesta part viu a les estadístiques de la consulta.

El cicle de vida d'un pacient, de la primera trucada a l'arxiu

Una fitxa no és un formulari que s'omple una vegada: acompanya un procés que té fases, i un bon gestor de pacients per a psicòlegs les respecta.

Alta. Algú pregunta, acordeu una primera cita i crees la fitxa amb el mínim: nom, telèfon i motiu. Res més, perquè la resta arribarà.

Primera sessió. Se signa el consentiment —en pantalla o per un enllaç d'un sol ús que el pacient obre al mòbil—, es completen dades i comença la història clínica. Aquí es decideix si li dones accés al seu espai per demanar hora.

Tractament. Sessions, notes, adjunts, bons, factures. La fitxa creix sola i el sistema va calculant el de dalt.

Tancament. Alta terapèutica, derivació o abandonament. Val més deixar-ho escrit, encara que siguin dues línies, perquè el «no va tornar» sense explicació és el buit que més costa omplir dos anys després.

Arxiu. I aquí entra la llei, que no és opcional.

Quant de temps s'ha de conservar la història clínica

La Llei 41/2002, d'autonomia del pacient fixa al seu article 17 l'obligació de conservar la documentació clínica com a mínim cinc anys des de l'alta de cada procés assistencial, i diverses comunitats autònomes han aprovat terminis més llargs en la seva normativa pròpia —Catalunya entre elles—, així que cal mirar també la del teu territori. La conseqüència pràctica per al teu gestor de pacients és doble: no pots esborrar per costum, i necessites que el sistema no et deixi esborrar per accident. A My Psico Agenda, si intentes eliminar un pacient que té cites registrades, l'aplicació s'hi nega i t'ensenya la llista d'aquestes cites; primer decideixes què fas amb l'historial i després, si escau, s'esborra.

Menors, tutors i tercers que demanen informació

Amb infants i adolescents la fitxa ha de sostenir una realitat de tres bandes: qui ve a sessió, qui signa i qui paga no sempre són la mateixa persona, i de vegades els progenitors estan separats i no es parlen. Dues coses ajuden molt: que el consentiment quedi guardat amb la seva data i la seva signatura, i que l'avís de la cita surti al telèfon que has marcat a la fitxa, no a qualsevol.

L'altra cosa que apareix abans o després és la petició d'un tercer: una escola que vol un informe, un advocat, un altre professional. Tenir el cas ordenat facilita respondre, però què es lliura i amb quin permís és una decisió deontològica teva, no una funció del programa; el Consell General de la Psicologia d'Espanya publica el marc al qual val més tornar en aquests casos. El programari només t'hauria de garantir dues coses: que pots trobar el document, i que ningú més que tu no l'ha pogut veure.

RGPD: què posa el programari i què et toca a tu

Les dades d'una consulta de psicologia són dades de salut, és a dir, categoria especial de l'article 9 del Reglament. Això apuja el nivell d'exigència i val més repartir bé les responsabilitats, perquè hi ha proveïdors que venen «compliment RGPD» com si fos un botó.

El que un gestor de pacients seriós ha d'aportar: xifratge de la informació en trànsit i guardada, servidors a la Unió Europea, verificació en dos passos en entrar des d'un equip nou, un PIN per al més sensible, control dels dispositius amb la sessió oberta i un contracte d'encarregat del tractament signat. Nosaltres ho detallem a la pàgina de seguretat, amb el que hi ha posat i el que no.

El que continua sent teu: informar els teus pacients, recollir el consentiment, decidir terminis de conservació, atendre les sol·licituds d'accés o supressió i complir el secret professional. L'Agència Espanyola de Protecció de Dades té guies específiques per a professionals sanitaris que es llegeixen en una tarda. El responsable del tractament ets tu; el programa és l'encarregat, i cap eina no t'allibera d'aquesta part.

Per què l'Excel i el WhatsApp fallen justament quan importa

Moltes consultes funcionen anys amb un full de càlcul, i no està malament com a primer pas. El problema no és el full: és el que passa al voltant.

Un Excel no registra qui l'ha obert ni quan, i si es copia a un llapis de memòria deixa de ser teu sense que te n'assabentis. Tampoc no distingeix entre una dada administrativa i una nota clínica: tot és a la mateixa fila, a l'abast de qualsevol que obri l'arxiu. El WhatsApp és pitjor company d'arxiu: l'historial del pacient queda repartit en una conversa que també conté la llista de la compra, la còpia viu en un mòbil que es perd i l'àudio de dos minuts on explicava una cosa important no es pot cercar.

I hi ha un detall que es nota el dia del disgust: si l'ordinador mor, l'Excel mor amb ell tret que tinguis còpia. Un sistema al navegador té aquest problema resolt per defecte, cosa que no és una virtut del producte, és simplement com hauria d'estar. Si ets en aquest punt, l'article sobre digitalitzar la consulta ordena bastant el camí.

Checklist: deu comprovacions abans de mudar les teves fitxes

Tant és quin gestor de pacients per a psicòlegs estiguis valorant, el nostre inclòs: demana una prova i fes aquestes deu coses amb dades de veritat abans de decidir.

1. Crea una fitxa completa i mira si et deixa escriure tot el que necessites sense inventar camps.
2. Busca aquella persona escrivint tres lletres, amb accent i sense accent.
3. Escriu una nota de sessió llarga, de les teves de veritat, i comprova que no t'obliga a un format aliè.
4. Puja un informe en PDF i una foto, i mira quant espai et queda.
5. Signa un consentiment fent-te passar pel pacient, amb l'enllaç, i comprova que el PDF queda a la seva fitxa.
6. Crea una cita des de la fitxa i mira si el recordatori surt al telèfon correcte.
7. Ven-li un bo de cinc sessions i consumeix-ne dues: les restants han de quadrar soles.
8. Emet una factura a aquell pacient i revisa numeració, exempció d'IVA i IRPF.
9. Intenta esborrar-lo. Si un programa esborra un pacient amb historial sense avisar-te de res, això no és agilitat.
10. Pregunta per la sortida: com t'emportes les teves dades i què passa si deixes de pagar. Qui no respon clar a això no mereix la teva història clínica.

Com mudar els teus pacients sense perdre la tarda

La por raonable a canviar de sistema és teclejar dues-centes fitxes. No cal. Si les teves dades són en un full de càlcul o les pots exportar del programa anterior, l'assistent d'importació accepta CSV i Excel, reconeix pel seu compte quina columna és el nom, quina el telèfon i quina el correu, i avisa dels duplicats abans de crear res. La importació corre en segon pla, així que pots tancar la pestanya.

Dos consells de qui ha vist unes quantes mudances. Primer, comença pels pacients actius i deixa els històrics per a un segon viatge: la fitxa que necessites demà és la de qui ve dijous. Segon, mira el topall de pacients del pla abans d'importar; si vas amb el pla d'entrada, el límit és de 25 fitxes i la importació s'atura aquí en lloc de cobrar-te més sense avisar.

Què no fa un gestor de pacients

Per honestedat i perquè estalvia decepcions: un programa de gestió de pacients no escriu les teves notes, no diagnostica, no decideix quin informe lliures i no t'aconsegueix pacients. Tampoc no substitueix el teu criteri sobre què mereix constar en una història clínica ni t'eximeix de cap de les teves obligacions legals o deontològiques.

El que sí que fa és treure't del damunt la feina que no és clínica: buscar un telèfon, recordar qui deu què, comprovar si un consentiment està signat, reconstruir un cas abans d'una supervisió. Aquest temps, sumat al mes, és el que decideix si un programa de cinc euros val la pena.

My Psico Agenda com a gestor de pacients

My Psico Agenda és un gestor de pacients per a psicòlegs, psicoterapeutes i centres amb tot l'anterior a dins: fitxa completa amb història clínica de text lliure, arxius adjunts per pacient, consentiments amb signatura en pantalla o per enllaç, bons de sessions amb les restants calculades, facturació conforme a VeriFactu amb descàrrega en PDF o en Facturae signada, recordatoris automàtics per WhatsApp, espai del pacient amb accés per codi i PIN, estadístiques per persona i de la consulta sencera, i tot enganxat a l'agenda, que és on comença el dia. Si treballes en equip, els plans de centre donen a cada terapeuta el seu compte amb els seus pacients i afegeixen panell de direcció, sales compartides i repartiment d'honoraris.

Els plans individuals comencen a 4,99 €/mes + IVA —pla Semilla, amb 25 pacients, 20 recordatoris automàtics i 20 factures VeriFactu al mes— i continuen a 19,99 € (Júnior) i 29,99 € (Sénior), ja amb pacients il·limitats. Els de centre parteixen de 124,99 €/mes + IVA amb fins a cinc terapeutes. El primer mes és gratis, amb totes les funcions i sense demanar targeta, i no hi ha permanència, així que les deu comprovacions de dalt pots fer-les amb els teus propis pacients abans de moure res. Pots veure'n el detall a preus o a la pàgina per a psicòlegs autònoms.