CRM per a psicòlegs: gestiona la relació amb els teus pacients

La teva llista de pacients viu repartida entre l'agenda, els contactes del mòbil i un full de càlcul, i fa temps que se t'escapen coses: a qui havies de trucar, qui va deixar de venir, qui té un bo a mitges. Així que has fet el que fa qualsevol: buscar «CRM per a psicòlegs» a Google, perquè les empreses fan servir un CRM per no perdre cap client. La intuïció és bona, però convé matisar-la. Aquesta guia repassa què és un CRM per a psicòlegs, si de debò el necessites i per què, per a una consulta, la resposta encertada no és un CRM de vendes qualsevol, sinó una cosa feta a la mida de la psicologia.

Està pensada per a qui porta una consulta i vol ordenar la relació amb els seus pacients sense acabar amb una eina que no encaixa. Si ja vas fer un cop d'ull al programari de gestió per a la consulta, aquí l'enfoquem des de l'angle de la relació amb el pacient.

Què és un CRM per a psicòlegs

CRM són les sigles de Customer Relationship Management: un programari per gestionar la relació amb els clients. Al món de l'empresa serveix per no perdre de vista ningú —contactes, seguiment, oportunitats de venda— i portar cada relació de principi a fi. Un CRM per a psicòlegs trasllada aquesta mateixa idea a la consulta: tenir cada pacient localitzat, saber en quin punt està el seu procés i que cap cita, cap seguiment i cap cobrament es perdin pel camí.

La diferència és en el «client». En una consulta no gestiones clients que compren, sinó pacients la informació dels quals és especialment sensible. Per això un bon CRM per a psicòlegs no és un CRM de vendes amb l'etiqueta canviada: és una eina que entén d'història clínica, de consentiments i de secret professional, no només de contactes i factures.

Necessita un psicòleg un CRM?

Sí i no, i el matís importa. Sí que necessites gestionar la relació amb els teus pacients: tenir la seva fitxa a mà, recordar qui ve i qui fa temps que no apareix, fer seguiment i no dependre de la memòria. Això és, en essència, el que fa un CRM, i en una consulta marca la diferència entre una agenda ordenada i un degoteig de pacients que es perden.

El que no necessites és un CRM per a psicòlegs pensat per vendre: amb embuts, «leads» i automatitzacions de màrqueting que sobren en una consulta i que, a més, tracten les dades com si fossin d'una botiga. El que de debò et serveix és un programari de gestió clínica que inclogui aquestes funcions de relació amb el pacient, però dins d'un marc pensat per a la salut.

CRM genèric davant de programari de gestió clínica

Aquí hi ha la decisió de fons. Un CRM d'empresa genèric parla de «clients» i «oportunitats», no té on desar una història clínica ni un consentiment, i moltes vegades allotja les dades en servidors fora de la Unió Europea, cosa que amb dades de salut és un problema amb el RGPD, no un detall. Hauries de forçar l'eina perquè fes una cosa per a la qual no està feta.

Un programari de gestió clínica, en canvi, és específic: pacients en lloc de clients, sessions i història clínica xifrada, portal del pacient, recordatoris i facturació, tot sota el RGPD. Per això, quan algú busca un CRM per a psicòlegs, el que gairebé sempre li encaixa és una eina de gestió per a la consulta amb bones funcions de relació amb el pacient. La paraula és igual; el que importa és que estigui feta per a la teva feina.

Què ha de tenir un bon CRM per a psicòlegs

Digues-li CRM o digues-li gestió clínica: aquestes són les funcions de relació amb el pacient que jo miraria en qualsevol CRM per a psicòlegs abans de decidir-me:

• Fitxa completa del pacient. El «contacte» de tota la vida, però amb el que necessita una consulta: dades, motiu, i la seva història clínica amb les notes de cada sessió, xifrada.
• Recordatoris automàtics. El seguiment que un CRM promet, resolt de debò: avisos per WhatsApp que surten sols i redueixen les faltes. Pots veure com funcionen els recordatoris per WhatsApp.
• Portal del pacient. La relació en les dues direccions: que el pacient confirmi o demani cita i vegi els seus bons sense tenir-te al telèfon. Així funciona el portal del pacient.
• Bons i facturació. Perquè els diners també estiguin ordenats, amb factures a punt per a Hisenda i compatibles amb VeriFactu.
• Estadístiques. Saber quants pacients actius tens, quantes faltes o quins mesos fluixegen, sense treure la calculadora.
• Compliment del RGPD de sèrie. Xifrat, servidors a la Unió Europea i control d'accés. Amb dades de salut no és opcional.

Com triar el CRM per a psicòlegs adequat

Amb diverses opcions sobre la taula, quatre preguntes t'estalvien mesos de prova i error. La primera: està fet per a psicologia o és un CRM genèric maquillat? Es nota en si parla de pacients i sessions o de leads i clients. La segona: on desa les teves dades? Xifrat i servidors a la UE per escrit. La tercera: et lliga? Fuig de les permanències llargues; un bon CRM per a psicòlegs es queda perquè serveix, no perquè obliga. I la quarta: el preu és clar i en euros, sense mòduls que es paguen a part?

Mira també com de fàcil és començar: poder importar els teus contactes i provar sense targeta canvia molt l'experiència, sobretot si véns d'aquell full de càlcul que volies deixar enrere.

RGPD: per què un CRM genèric es queda curt

Les dades dels teus pacients no són dades normals. El RGPD les considera «categories especials», l'etiqueta que reserva per al més sensible, amb un deure de protecció reforçat, i a això s'hi suma el secret professional del codi deontològic del Consell General de la Psicologia. Ficar aquesta informació en un CRM pensat per vendre, que potser allotja les dades on li convé, és assumir un risc que no cal.

Un CRM per a psicòlegs que es prengui de debò la salut et dóna tres coses que un CRM d'empresa no garanteix: xifrat de la informació, servidors dins de la Unió Europea i control de qui hi entra, amb verificació en dos passos i un PIN d'accés. Si vols aprofundir, tens una guia sobre protecció de dades i RGPD a la consulta.

Quant costa un CRM per a psicòlegs

Un CRM per a psicòlegs específic sol costar bastant menys que llicenciar i adaptar un CRM d'empresa, i a sobre ve amb el que una consulta necessita de fàbrica. A My Psico Agenda, qui treballa pel seu compte comença al pla Júnior per 19,99 €/mes —amb agenda, història clínica, recordatoris i facturació VeriFactu— i té el Sénior per 39,99 €. Els centres que coordinen un equip compten amb plans propis: Centre Mini per 124,99 € (fins a 5 terapeutes) i Centre Super per 199,99 € (fins a 15).

El que importa, més que el número, és la lletra petita: aquí no hi ha permanència, canceles quan vulguis i el preu és el que veus. Pots revisar-ho tot a la pàgina de plans i preus.

My Psico Agenda: el CRM per a psicòlegs que entén de consulta

My Psico Agenda és, a la pràctica, el CRM per a psicòlegs que buscaves, encara que nosaltres l'anomenem pel seu nom: un programari de gestió clínica. Gestiona la relació amb cada pacient —la seva fitxa, la seva història clínica xifrada, el seu portal, els seus recordatoris i els seus bons— i hi suma l'agenda i la facturació amb VeriFactu, tot en el mateix compte i complint el RGPD, amb xifrat i servidors a la Unió Europea. Funciona al navegador, al mòbil i a la tauleta, sense instal·lar res.

Comença en 19,99 €/mes sense permanència per a qui treballa pel seu compte. Si coordines un equip, la versió per a centres de psicologia aplega diverses agendes, amb les seves comissions i informes, en un sol tauler. I si prefereixes començar per l'agenda per a psicòlegs autònoms, també.