Programari per a psicoanalistes: agenda, notes i cobraments per a una anàlisi d'anys

Dilluns, dimecres i dijous a les 19.15. Des de fa quatre anys, la mateixa persona truca al timbre a aquella hora, s'estira al divan i parla. Qui treballa com a psicoanalista sap que aquesta regularitat forma part del tractament: el dia, l'hora, els honoraris i el que passa quan algú falta. Un programari per a psicoanalistes no interpretarà res per tu, i tampoc no ho hauria d'intentar. El que sí que pot fer és sostenir aquest marc sense que l'agenda, les notes i els cobraments et prenguin temps de l'anàlisi.

La psicoanàlisi, el mètode que Sigmund Freud va començar a desenvolupar a finals del segle XIX (l'entrada de la Viquipèdia en resumeix bé la història i les escoles), continua molt present a les consultes. L'Associació Psicoanalítica Internacional la descriu alhora com un mètode de tractament clínic i com un estudi vivencial de la ment, que es recolza en el que viuen analista i analitzant sessió a sessió. Aquesta manera de treballar deixa una empremta molt concreta en la gestió: pocs pacients, moltes sessions per pacient, tractaments d'anys i una confidencialitat que no admet descuits. Aquesta guia repassa què necessita de debò una consulta psicoanalítica del seu programa de gestió, amb una llista de comprovació al final per triar.

Què necessita un programari per a psicoanalistes (i què s'hauria d'estalviar)

Tant se val si en dius programari, software o programa per a psicoanalistes: al capdavall és un programa de gestió de consulta, amb agenda, fitxes, història clínica i facturació. El que canvia és el pes de cada peça. En una consulta de psicoanàlisi o de psicoteràpia psicoanalítica n'hi ha cinc que ho carreguen gairebé tot:

• Una agenda que aguanti l'alta freqüència: d'una a quatre o cinc sessions setmanals per pacient, segons l'escola i l'enquadrament, i durant anys.
• Notes que no surtin de la teva consulta, separades del que és administratiu i protegides com les dades de salut que són.
• Un enquadrament per escrit: horari, honoraris, sessions no avisades i vacances, signat en començar.
• Cobraments endreçats, per sessió o per mes, amb una factura correcta i sense fulls de càlcul paral·lels.
• Un recompte fiable de les sessions al llarg d'un tractament llarg: quantes en porta, amb quina freqüència ve el pacient i quan va ser l'última.

El que sobra també és clar. Un psicoanalista no necessita embuts de màrqueting, missatges automàtics de «com et sents avui?» ni funcions que es fiquen en la relació amb el pacient. Un bon programa gairebé no es nota: hi és quan l'obres i no molesta quan tanques la porta de la consulta.

Una agenda per a psicoanalistes: tres sessions per setmana durant anys

Amb quatre o cinc analitzants a alta freqüència, la setmana s'omple de seguida i gairebé sempre a les mateixes franges. L'agenda per a psicoanalistes t'ha d'ensenyar aquesta setmana d'un cop d'ull i deixar-te crear cada sessió sense omplir el mateix una vegada i una altra.

A My Psico Agenda, quan tries el pacient en una cita nova, la durada, el preu i el tipus de teràpia es copien de la seva última cita. Si l'anterior va ser una sessió de 45 minuts a 70 € classificada com a «Psicoanàlisi», la nova surt igual i només canvies el dia i l'hora. La vista setmanal dibuixa cada cita amb la seva durada real i l'hora d'acabament, i si intentes posar algú a sobre d'una altra sessió, l'aplicació t'avisa que aquell horari ja està ocupat.

Les hores que et reserves per a tu també compten: la teva pròpia anàlisi, el control amb el supervisor, el seminari dels dimarts. Aquestes franges es marquen com a bloquejos, d'un dia solt o repetits cada setmana, i desapareixen dels forats que el pacient veu al seu espai. Convé saber una diferència des del principi: els bloquejos es repeteixen sols, mentre que les sessions amb pacients es creen una a una (això sí, amb les dades ja copiades).

Sessions de 45 minuts, de 30 o dobles

La durada de cada cita es tria entre 30 minuts, 45, una hora, hora i mitja o dues hores. Així hi caben la sessió clàssica de 45 minuts, la de 30 i la sessió doble; per a una de 50 minuts, reserves l'hora. Si treballes amb sessions de temps variable, el més pràctic és reservar la franja habitual: l'agenda protegeix aquell forat i el final de la sessió el decideixes tu a la consulta, no el programa.

L'enquadrament psicoanalític, per escrit des de la primera sessió

L'enquadrament és la part del tractament que menys es veu i la que més sosté: dies i hores fixos, honoraris, què passa amb les sessions a les quals no s'assisteix i com es gestionen les vacances de l'analista i les del pacient. Com més clar queda al principi, menys malentesos hi ha després. Si vols repassar què cal incloure-hi, tenim una guia sobre l'enquadrament terapèutic i el contracte amb el pacient.

La manera més neta de formalitzar-lo és dins del consentiment informat. A My Psico Agenda el text de les clàusules es pot personalitzar, de manera que pots afegir-hi la teva política de sessions no avisades o de vacances tal com l'expliques a les entrevistes preliminars. El pacient el signa a la consulta o a distància, amb un enllaç, i el PDF signat queda desat a la seva fitxa. Si el pacient és menor, el document recull les dades del seu tutor.

Sessions no avisades i vacances de l'analista

En moltes consultes psicoanalítiques la sessió a la qual no s'assisteix es paga, perquè aquell temps estava reservat per al pacient. D'altres són més flexibles. La norma la poses tu; el que ha de fer el programa és deixar-ne constància. A l'agenda marques què va passar amb aquella cita i, si decideixes cobrar-la, la factura l'emets tu, a partir de les sessions o en blanc amb el concepte que vulguis. Per a les teves vacances, bloqueges aquells dies i ningú no hi podrà demanar hora des del seu espai. Trobaràs idees per redactar la norma a la nostra guia sobre la política de cancel·lacions de la consulta.

Recordatoris en psicoanàlisi: sí o no?

Aquí no hi ha consens, i té la seva lògica. Per a molts analistes, recordar la sessió forma part de la feina del pacient, i un missatge automàtic la vigília s'hi fica pel mig. D'altres els fan servir amb pacients concrets: un adolescent, algú que travessa un moment de molta desorganització, un pacient que acaba de canviar d'horari. El més assenyat és que el programa et deixi decidir pacient a pacient.

A My Psico Agenda els recordatoris per WhatsApp automàtics surten 24 hores abans (i, si vols, també en crear la cita), amb botons per confirmar o anul·lar. Es desactiven a la fitxa d'un pacient concret sense tocar els altres. I si prefereixes avisar tu d'un canvi puntual, el recordatori manual obre WhatsApp amb el missatge ja redactat i només has de prémer enviar; els manuals no tenen límit en cap pla.

Notes de sessió i història clínica en psicoanàlisi

L'analista escriu molt, però no tot va al mateix lloc. Hi ha les notes de procés, que són gairebé un quadern personal; hi ha el que has de conservar com a història clínica, i hi ha les dades administratives. Barrejar-ho tot en una llibreta és incòmode, i deixar-ho en documents solts a l'ordinador és arriscat.

A la fitxa de cada pacient tens la història clínica, els arxius adjunts (un informe de derivació, un document escanejat) i els consentiments signats. Cada cita té, a més, el seu propi camp de notes de la sessió, de manera que el que anotes un dimarts queda unit a aquell dimarts. Si has de lliurar o arxivar un resum, la fitxa s'exporta en PDF triant quines dades hi vols, amb la llista de sessions fetes al final si la necessites. Per donar forma a les notes et pot servir la nostra guia de models de notes de sessió, tot i que molts analistes prefereixen un registre lliure.

Camps propis a la fitxa d'una consulta psicoanalítica

La fitxa estàndard pregunta nom, DNI, telèfon i correu. A un analista l'orienten altres dades, i el programa hi hauria de tenir lloc. A My Psico Agenda pots crear camps propis de set tipus (text curt o llarg, nombre, data, sí o no, llista i opcions múltiples) i marcar-los com a obligatoris. Alguns exemples que tenen sentit en psicoanàlisi:

• Inici de l'anàlisi, com a camp de data.
• Freqüència acordada, com a llista: una, dues, tres o quatre sessions per setmana.
• Dispositiu, com a llista: divan o cara a cara.
• Derivat per, com a text curt.
• Honoraris pactats, com a nombre, útil si els revises de tant en tant.

Els camps apareixen a totes les teves fitxes. Si també atens pacients que no són en anàlisi, deixa'ls com a opcionals.

Quantes sessions en porta: el seguiment d'un tractament d'anys

Quantes sessions en porta ja? Ha baixat la freqüència des de l'estiu? Quan va venir per última vegada? En una anàlisi llarga aquestes preguntes apareixen, i contestar-les a mà amb un calendari és feixuc.

En obrir o crear una cita, al costat del nom del pacient apareix en gris el número d'aquella sessió, per exemple «(Cita número 212)», que compta les sessions de teràpia anteriors que no es van anul·lar. Les estadístiques de cada pacient mostren sessions i hores, assistència, dies des de l'última sessió, cadència mitjana entre sessions i propera cita, i es filtren per dates: avui, aquest mes, aquest any o l'interval que triïs. Si classifiques les sessions amb el tipus de teràpia «Psicoanàlisi», un dels 17 enfocaments de la llista, les estadístiques generals separen aquesta activitat de la resta.

Cobrar en psicoanàlisi: per sessió, per mes o amb bons

Hi ha analistes que cobren cada sessió en acabar i d'altres que passen el compte a final de mes. Totes dues maneres funcionen si el programa ho facilita. A My Psico Agenda cada sessió desa el seu preu i si està pagada, i la factura es genera a partir de les sessions fetes, amb la teva sèrie, numeració correlativa i l'exempció d'IVA sanitària i l'IRPF quan correspon. Si factures per mesos, reuneixes en una mateixa factura les sessions del mes d'aquell pacient.

Per a qui prefereix el pagament per avançat hi ha els bons de sessions. I la facturació ja està preparada per a VeriFactu, el sistema de l'Agència Tributària que arriba el 2027, de manera que no hauràs de canviar de programa quan sigui obligatori.

Confidencialitat: el que un psicoanalista no pot delegar

El que es diu en un divan és del més íntim que existeix, i el RGPD ho tracta com una categoria especial de dades, la de les dades de salut. L'Agència Espanyola de Protecció de Dades publica guies i recursos sobre com tractar-les que convé llegir almenys una vegada. El programa no et treu la responsabilitat (tu decideixes què anotes i quant de temps ho guardes), però sí que els ho pot posar difícil als curiosos.

A My Psico Agenda les dades es desen xifrades en servidors de la Unió Europea, amb una còpia de seguretat diària. Pots activar la verificació en dos passos per entrar i un PIN que bloqueja les seccions sensibles dins de l'aplicació, útil si algú més fa servir el teu ordinador. En tens el detall a la pàgina de seguretat i una guia completa sobre el RGPD a la consulta de psicologia.

Psicoanàlisi en línia i consulta en una altra zona horària

Moltes consultes ja combinen les sessions presencials amb sessions per videotrucada, sobretot quan el pacient es trasllada o viatja per feina i no es vol interrompre l'anàlisi. My Psico Agenda no inclou videotrucada: la sessió la fas amb la plataforma que ja facis servir, i la cita, el recordatori, la nota i la factura queden a l'agenda igual que en una sessió presencial.

Si passes consulta des de les Canàries o des de fora d'Espanya, tries la teva zona horària als ajustos i l'agenda, els recordatoris i l'espai del pacient funcionen amb la teva hora. I si col·labores amb un centre a més de tenir la teva consulta, un sol compte separa pacients, sales, horaris i facturació de cada lloc de treball.

Programari per a institucions i centres de psicoanàlisi

Les institucions psicoanalítiques i els centres de psicoteràpia amb diversos analistes tenen altres necessitats: agendes de diverses persones, despatxos compartits, repartiment d'honoraris i una direcció que ha de veure l'activitat sense llegir el que no li correspon. El pla de centre de My Psico Agenda dona a cada professional la seva pròpia agenda, com si treballés pel seu compte, i a la direcció un tauler amb les agendes en temps real, la gestió de sales perquè no coincideixin dos pacients al mateix despatx, les comissions i la facturació VeriFactu del centre i de cada terapeuta, sense envair el secret professional.

Els indicadors mostren, entre altres coses, els ingressos per tipus de teràpia, de manera que un centre amb una línia de psicoanàlisi i una altra d'altres enfocaments veu quant aporta cadascuna. El Centre Mini costa 124,99 €/mes + IVA per a fins a 5 terapeutes, i el Centre Super, 199,99 €/mes + IVA per a fins a 15. En tens més detall a la pàgina de programari per a centres de psicologia.

Com triar un programari per a psicoanalistes: llista de comprovació

Abans de decidir-te, prova el programa amb la teva setmana real i no amb la demostració, i repassa aquestes preguntes:

1. Puc crear les sessions d'un pacient d'alta freqüència sense omplir el mateix cada vegada?
2. Puc bloquejar cada setmana les meves hores d'anàlisi personal, control i seminaris?
3. Les durades que ofereix encaixen amb les meves sessions?
4. Puc desactivar els recordatoris d'un pacient concret?
5. Puc escriure el meu enquadrament al consentiment i que el pacient el signi a distància?
6. Tinc notes per sessió a més de la història clínica?
7. Veig quantes sessions porta cada pacient i amb quina freqüència ve?
8. Puc facturar per sessió i per mes, i està preparat per a VeriFactu?
9. On són els servidors, es xifren les dades i hi ha verificació en dos passos?
10. Me'n puc anar quan vulgui, sense permanència? Què em puc descarregar si me'n vaig (fitxes, factures, informes)?

Si vols comparar amb més criteris, la guia per triar un programa per a psicoterapeutes té la seva pròpia llista, i la pàgina de programari per a psicòlegs resumeix tot el que inclou l'agenda.

My Psico Agenda com a programari per a psicoanalistes

My Psico Agenda no està feta només per a la psicoanàlisi, i no te la vendrem així. És una agenda i un programari per a psicòlegs i terapeutes que encaixa en una consulta psicoanalítica perquè és sòbria, deixa fora el que no demanes i resol la part administrativa. En resum:

• Agenda al navegador i al mòbil, amb horari laboral, bloquejos setmanals i un espai propi per a cada pacient.
• Durada, preu i tipus de teràpia copiats de l'última cita, i el número de sessió sempre a la vista.
• Història clínica, notes per sessió, arxius, camps propis i fitxa exportable en PDF.
• Consentiment editable, amb signatura a la consulta o per enllaç.
• Recordatoris per WhatsApp que pots apagar pacient a pacient.
• Estadístiques per pacient i per tipus de teràpia.
• Facturació des de les sessions, bons i preparació per a VeriFactu.

Un analista amb pocs pacients a alta freqüència pot començar amb el pla Llavor, que costa 4,99 €/mes + IVA i inclou fins a 25 pacients, 20 recordatoris automàtics i 20 factures VeriFactu al mes; si factures un cop al mes a cada pacient, en tens per a 20. El Júnior (19,99 €) i el Sénior (29,99 €) treuen el límit de pacients i amplien recordatoris, factures i emmagatzematge; ho tens tot a la pàgina de preus. El primer mes és gratis, sense targeta i sense permanència.

Preguntes freqüents sobre programari per a psicoanalistes

Els dubtes que més es repeteixen quan una consulta de psicoanàlisi busca programa de gestió.

Què és un programari per a psicoanalistes?

És un programa de gestió de consulta (agenda, fitxes, història clínica, recordatoris i facturació) que s'adapta a com treballa un psicoanalista: pocs pacients, moltes sessions per pacient, tractaments llargs i un enquadrament estable. No cal que sigui un programa exclusiu de psicoanàlisi. El que importa és que porti bé l'alta freqüència, que protegeixi les notes i que et deixi decidir coses com els recordatoris pacient a pacient.

Puc programar d'un cop les sessions fixes de cada setmana?

Les sessions amb pacients es creen una a una, però costa poc: en triar el pacient, la durada, el preu i el tipus de teràpia s'omplen amb els de la seva última cita i només hi poses el dia i l'hora. El que sí que es repeteix cada setmana són els bloquejos, que serveixen per reservar les teves hores d'anàlisi personal, control o seminaris i perquè ningú no hi demani hora.

He d'enviar recordatoris als meus pacients?

No. Els recordatoris automàtics per WhatsApp els actives si vols i es poden desactivar a la fitxa de cada pacient. Molts analistes prefereixen no enviar-los, perquè recordar la sessió forma part de la feina del pacient; d'altres només els fan servir en casos concrets. Si un dia has d'avisar d'un canvi, el recordatori manual obre WhatsApp amb el missatge preparat.

Com registro i cobro una sessió a la qual el pacient no va venir?

La norma la decideixes tu i convé que consti per escrit a l'enquadrament; a My Psico Agenda la pots incloure a les clàusules del consentiment que signa el pacient. A l'agenda marques què va passar amb aquella cita i, si la cobres, emets la factura a partir de les sessions o una factura en blanc amb el concepte que prefereixis.

És segur desar les notes d'una anàlisi en un programa en línia?

Depèn del programa, així que pregunta sempre on són els servidors i com es protegeixen les dades. A My Psico Agenda la informació es desa xifrada en servidors de la Unió Europea, amb còpia de seguretat diària, i pots afegir-hi la verificació en dos passos i un PIN per a les seccions sensibles. Les notes de cada sessió queden dins de la cita i de la fitxa del pacient, no en documents solts.

Serveix per a una institució psicoanalítica amb diversos analistes?

Sí, amb el pla de centre. Cada analista té la seva pròpia agenda i la direcció veu les agendes en temps real, les sales, les comissions, la facturació i els indicadors, entre ells els ingressos per tipus de teràpia, sense envair el secret professional. El Centre Mini és per a fins a 5 terapeutes (124,99 €/mes + IVA) i el Centre Super per a fins a 15 (199,99 €/mes + IVA).

Quant costa un programari per a psicoanalistes com My Psico Agenda?

El pla Llavor costa 4,99 €/mes + IVA per a fins a 25 pacients, prou per a moltes consultes de psicoanàlisi. El Júnior (19,99 €) i el Sénior (29,99 €) no tenen límit de pacients. Tots es paguen al mes, sense permanència, i el primer mes és gratis sense targeta.