Control de pagos de pacientes para psicólogos: cada cobro en su sesión, también los pagos a medias

Viernes, ocho y media de la tarde. Cierras la última sesión de la semana y abres la libreta de los cobros. Laura pagó 30 € en efectivo el martes y dijo que el resto te lo mandaba por Bizum, pero no recuerdas si llegó. Daniel compró un bono de cuatro sesiones y no sabes si lo pagó entero o solo la mitad. Andrés te adelantó el lunes la sesión del día 20 y la apuntaste en una esquina. Si te suena, no es que lleves mal la consulta. La libreta y el Excel no están pensados para el control de pagos de pacientes tal y como se cobra en psicología: sesión a sesión, a veces a medias y por canales distintos.

En esta guía repasamos qué debería resolver un buen control de cobros y cómo lo hace My Psico Agenda con «Registrar pagos», la función que guarda cada pago en su sesión. Usamos los nombres que verás en pantalla y al final te contamos también lo que no hace, para que decidas con todos los datos.

Por qué el control de pagos de pacientes se complica en psicología

En una tienda, cada venta se cobra en el momento y se acabó. En una consulta, el dinero y las sesiones van cada uno a su ritmo:

• Hay pacientes que pagan al terminar la sesión y otros que pagan el mes entero de una vez.
• Hay quien paga la mitad hoy y la otra mitad la semana que viene.
• Una misma sesión se puede pagar con dos métodos, parte en efectivo y parte por Bizum.
• Los bonos se pagan una vez y se gastan a lo largo de varias semanas.
• Algunas sesiones se anulan cuando ya estaban pagadas, y hay que decidir si se devuelve el dinero.
• Si trabajas en un centro, cada cobro se reparte entre el centro y el terapeuta según la comisión.

Con todo eso, la pregunta más sencilla, «¿cuánto he cobrado hoy?», cuesta contestarla. Y la siguiente, «¿quién me debe algo?», todavía más. Cuando la respuesta depende de repasar mensajes de WhatsApp y extractos del banco, el problema no es de orden personal: falta un programa para controlar los pagos de los pacientes que una cada pago con su sesión.

Qué debe tener un buen control de pagos de pacientes

Si estás valorando un programa de cobros para psicólogos, esta es la lista que conviene tener delante:

1. Que cada pago quede unido a la sesión o al bono que paga, y no en una hoja aparte.
2. Que admita pagos parciales, en euros o en porcentaje, y varios pagos para una misma sesión.
3. Que guarde el método y la fecha de cada pago, porque el día en que cobras no siempre es el de la sesión.
4. Que enseñe el estado de un vistazo: no pagada, parcialmente pagada o pagada.
5. Que cobrar lo de siempre lleve dos toques, sin rellenar un formulario cada vez.
6. Que las estadísticas cuenten el dinero el día en que entra.
7. Que diga qué falta por cobrar de las sesiones ya hechas, paciente a paciente.
8. Que, en un centro, separe la parte del centro y la del terapeuta.
9. Que, si te equivocas, puedas quitar un pago y la sesión vuelva a quedar pendiente.

Vamos punto por punto con lo que verás en My Psico Agenda.

Registrar pagos de pacientes en My Psico Agenda, paso a paso

Cada cita tiene, debajo del precio, una fila «Pago» con su estado: «No pagada», «Parcialmente pagada» o «Pagada». Junto a la palabra «Pago» está el botón «Registrar pagos». Al pulsarlo se abre una ventana con tres cifras arriba, «Total», «Cobrado» y «Pendiente», y una barra que se va llenando a medida que el paciente paga.

Para registrar pagos de pacientes uno a uno:

1. Eliges el «Método»: «Efectivo», «Tarjeta», «Bizum» o «Transferencia». El programa recuerda el último que usaste.
2. Escribes el «Importe» en euros o, si lo prefieres, en porcentaje del precio.
3. Revisas la «Fecha del pago». Sale la de hoy y puedes poner una anterior, nunca una futura.
4. Si quieres, añades una «Nota (opcional)», por ejemplo «primer plazo».
5. Pulsas «Añadir pago».

Para los cobros de cada día están las «Acciones rápidas». «Cobrar todo hoy» apunta lo que falta con el método elegido y la fecha de hoy. «Cobrar mitad hoy» apunta la mitad del precio, o lo que quede si es menos. Cada pago aparece en la lista «Pagos registrados» con su importe, su método y su fecha. Si te has equivocado, «Quitar» lo retira después de preguntarte y la sesión vuelve a tener pendiente ese importe.

En el detalle de cada día de la agenda y en la lista de citas, cada sesión lleva además una etiqueta corta: «🟠 30,00 € / 60,00 €» si está pagada a medias o «⏳ No pagada» si todavía no ha pagado nada. Es la misma agenda del software para psicólogos que ya usas para citas, fichas y recordatorios, así que no hay un programa más que abrir.

Pagos parciales y con dos métodos

Volvamos a Laura. Su sesión cuesta 60 €. El martes pagó 30 € en efectivo: abres «Registrar pagos», eliges «Efectivo» y pulsas «Cobrar mitad hoy». La cita pasa a «Parcialmente pagada · 30,00 € de 60,00 €». El viernes llega el Bizum con el resto: eliges «Bizum», pulsas «Cobrar todo hoy» y la sesión queda «Pagada». Como se pagó con dos métodos, en los resúmenes aparece como «Mixto». Con los pagos parciales apuntados en su sesión, ya no dependes de acordarte de quién te debe la otra mitad.

Pagos por adelantado y sesiones anuladas

Si Andrés te paga hoy la sesión del día 20, el pago se apunta con la fecha de hoy y la sesión ya figura como pagada aunque todavía no haya llegado. Si una sesión pagada se anula, el pago no desaparece y la ventana te lo recuerda: si devuelves el dinero, quita el pago; si no lo devuelves, cuenta como cobrado el día en que se pagó. Lo decides tú, caso a caso.

También puedes apuntar los pagos al crear una cita nueva, antes de guardarla. Se guardan junto con la cita.

Bonos de sesiones: el pago va en el bono

Con un bono, el paciente paga una vez y va gastando sesiones. Por eso los pagos no se apuntan en cada sesión, sino en el propio bono, con el botón «Pagos del bono», que funciona igual: importe o porcentaje, método, fecha y acciones rápidas. Si Daniel compra un bono de 4 sesiones de 240 € y hoy paga 120 €, el bono queda «Parcialmente pagado · 120,00 € de 240,00 €» hasta que pague el resto.

Las sesiones que descuentan del bono no piden un pago propio. En ellas el botón dice «Pagos del bono» y te lleva directamente a los pagos del bono, para que no cobres dos veces lo mismo. Si quieres repasar cómo poner precio a los bonos y qué hacer con los que caducan, tienes la guía de bonos de sesiones en psicología.

Lo que cobras cada día: el control de cobros en Estadísticas

Esta es la parte que más se nota en el día a día. En Estadísticas, el dinero cobrado se cuenta el día en que entra, no el día de la sesión. Si eliges «Hoy» en el filtro de fechas, ves exactamente lo que has cobrado hoy, aunque sean sesiones de la semana pasada o un bono que el paciente empezará a usar el mes que viene. Con «Ayer», «Este mes», «Este año» o un periodo a medida con «Desde» y «Hasta» pasa lo mismo, así que conoces los ingresos de la consulta de cualquier día sin hacer cuentas.

En la primera fila tienes tres tarjetas: «Beneficio Centro», «Beneficio Terapeuta» e «Ingreso Total», que es la suma de las dos. Debajo de cada cifra aparece lo que queda «sin cobrar», es decir, lo que falta de las sesiones que ya se han hecho. Las que todavía no han pasado no cuentan como deuda. La gráfica «Métodos de Pago» reparte tus sesiones según cómo se pagaron: en efectivo, con tarjeta, por Bizum, por transferencia, con varios métodos, a medias o sin pagar.

Este es el control de cobros que una libreta no te da: abrir el programa el viernes y saber, sin sumar a mano, cuánto ha entrado esta semana y quién tiene algo pendiente. En la página de estadísticas e informes para tu consulta tienes el resto de gráficas, y si quieres ir más allá con los números, la guía de KPIs para consulta de psicología explica qué indicadores vale la pena mirar cada mes.

Control de pagos de pacientes, ficha a ficha

En las estadísticas de la ficha de cada paciente ves el «Beneficio terapeuta», el «Beneficio centro» y el «Ingreso total» que ha pagado, y, si lo hay, cuánto queda sin cobrar de sus sesiones. Si tiene bonos, aparece también lo que queda «sin cobrar de los bonos». Es una forma rápida de saber, antes de que entre por la puerta, si tienes que hablar con él de un pago.

Control de pagos de pacientes en un centro con varios terapeutas

En un centro, el control de pagos de pacientes tiene una capa más, porque cada sesión tiene dos destinatarios del dinero. Si la comisión del centro es del 20 % y la sesión cuesta 60 €, la cita lo dice debajo del beneficio del terapeuta: «Beneficio centro: 12,00 € (Comisión: 20%)». Cuando el paciente paga solo una parte, el programa reparte ese pago en la misma proporción. De 30 € cobrados, 24 € son del terapeuta y 6 € del centro, y lo que falta queda pendiente para los dos. Las estadísticas del centro y las de cada terapeuta cuadran así con lo que ha entrado de verdad, sin hojas de cálculo para repartir a final de mes.

Los pagos los puede apuntar el terapeuta o el centro desde la agenda del terapeuta, y en la lista se ve quién registró cada uno («Registrado por…»). Si estás pensando cómo repartir los honorarios con tu equipo, tienes los modelos más habituales en reparto de honorarios en un centro de psicología, y todo lo que incluye la cuenta de centro en la página del software para centros de psicología.

Una política de pagos clara y dentro de la ley

El programa ordena los cobros, pero antes hay que acordarlos con el paciente. El Código Deontológico del Psicólogo pide, en su artículo 55, que en el ejercicio libre de la profesión informes previamente al cliente de la cuantía de tus honorarios. El código ético de la American Psychological Association va en la misma línea: el acuerdo sobre lo que se cobra y cómo se factura debe cerrarse lo antes posible en la relación profesional (norma 6.04). En la práctica, conviene dejar por escrito:

• El precio de la sesión y el de los bonos.
• Cuándo se paga: al terminar cada sesión, por adelantado o a final de mes.
• Qué métodos de pago aceptas.
• Qué pasa con las sesiones que se anulan con poca antelación.

El límite de los pagos en efectivo

Si cobras en efectivo, ten presente un límite legal. Según el artículo 7 de la Ley 7/2012, no se pueden pagar en efectivo las operaciones de 1.000 € o más en las que una de las partes actúa como empresario o profesional. El límite sube a 10.000 € si quien paga es un particular que justifica que no tiene su domicilio fiscal en España. Para calcular la cifra se suman todos los pagos en que se haya fraccionado el servicio, así que un bono de 20 sesiones a 60 € (1.200 €) entra en la limitación aunque se pague en varias veces. La multa es del 25 % de lo pagado en efectivo y responden tanto quien paga como quien cobra. En esas operaciones, además, hay que conservar cinco años los justificantes de los pagos hechos por otros medios. Por eso es útil que cada pago guarde su método y su fecha.

Y si lo que te preocupa son los pacientes que no pagan, en la guía sobre impagos en la consulta de psicología tienes cómo prevenirlos y cómo reclamar sin dañar el vínculo.

Cobrar no es facturar

Registrar un pago no emite ninguna factura. Son dos cosas distintas: el pago dice que el dinero ha entrado y la factura es el documento fiscal. En España, My Psico Agenda emite las facturas con VeriFactu, con la exención de IVA sanitaria y la retención de IRPF que correspondan; lo tienes explicado en la página de facturación VeriFactu para psicólogos.

Las dos partes se hablan. En Facturación, «Llenar automáticamente» genera las líneas de la factura con las sesiones de un mes y deja fuera las que no tienen ningún pago, salvo que marques «Incluir no pagadas». Y en el informe de Estadísticas («Exportar» y luego «Descargar PDF») puedes incluir la columna «Pago», que muestra el método de cada sesión, «Mixto» o, si se pagó a medias, algo como «Parcial 30,00 € / 60,00 €». Te sirve, por ejemplo, para pasarle a tu gestoría lo cobrado en un trimestre.

Lo que no hace este programa de cobros para psicólogos

• No cobra al paciente: no es un datáfono ni una pasarela de pago. Apunta lo que ya has cobrado por la vía que uses.
• No manda recordatorios de pago ni reclamaciones. Los recordatorios por WhatsApp son de las citas.
• No es un programa de contabilidad: no presenta impuestos ni concilia los movimientos del banco.
• No admite pagos con fecha futura. Si alguien promete pagarte el lunes, lo apuntas el lunes.
• En una terapia recurrente nueva, cada sesión empieza «No pagada» y el pago se apunta en cada una cuando se cobra.

Cuánto cuesta el control de pagos de pacientes en My Psico Agenda

«Registrar pagos» y las Estadísticas están en todos los planes. My Psico Agenda se paga al mes, sin permanencia, y los precios llevan el IVA aparte:

• Semilla, 4,99 €/mes: para empezar, con hasta 15 pacientes.
• Júnior, 19,99 €/mes: pacientes sin límite, 100 facturas VeriFactu y 100 recordatorios automáticos al mes.
• Sénior, 29,99 €/mes: facturas VeriFactu sin límite y 250 recordatorios al mes.
• Centro Mini, 99,99 €/mes para hasta 5 terapeutas, y Centro Super, 129,99 €/mes para hasta 15.

El primer mes es gratis y sin tarjeta, con el plan Júnior si trabajas por tu cuenta y con el Centro Mini si sois un centro. Puedes probar el control de pagos de pacientes con tus cobros reales antes de decidir.

Cómo empezar sin cambiar tu forma de cobrar

1. Crea tu cuenta y reclama el mes gratis desde la ventana de bienvenida.
2. Trae a tus pacientes desde un Excel o un CSV en Ajustes, o desde Google Contacts.
3. Pon el precio en cada cita o en cada bono, y apunta los pagos al cobrar, con «Cobrar todo hoy» si es lo de siempre.
4. Mira «Hoy» en Estadísticas al cerrar la consulta: lo cobrado tiene que coincidir con lo que tienes en caja y en el banco.

Si ya usabas My Psico Agenda y tus sesiones tenían un método de pago, no tienes que hacer nada: aparecen como pagadas, con un pago marcado «Del método de pago que ya tenía».