Programari per a psicòlegs a Llatinoamèrica: agenda, WhatsApp i factures en la teva moneda

Són les vuit menys quart a Guadalajara, a Mèxic. La Daniela, psicòloga clínica, mira al mòbil qui ve avui al consultori: sis pacients, un d'ells per videotrucada des de Monterrey. Ahir a la nit els va escriure un per un per WhatsApp per recordar-los la cita, copiant la data i l'hora a mà. L'any passat va provar un programa pensat per a un altre país. Li enviava els avisos amb una hora que no era la seva i li demanava un NIF per fer una factura. El va deixar al cap de dues setmanes i va tornar a la llibreta.

Aquesta guia és per a psicòlegs que atenen a Mèxic, Colòmbia, l'Argentina, Xile, el Perú, Costa Rica o qualsevol altre país de la regió i busquen un programari per a psicòlegs a Llatinoamèrica que funcioni amb la seva hora, amb la seva moneda i amb el WhatsApp dels seus pacients. Repassem què ha de tenir, què diuen les normes d'alguns països sobre la història clínica digital i com ho resol My Psico Agenda, amb els noms que veuràs a la pantalla. També t'expliquem el que no fa, perquè decideixis amb tota la informació.

El temps de consulta és escàs a tota la regió. L'Organització Panamericana de la Salut calcula que la bretxa de tractament en salut mental supera el 70 % en molts països i que la despesa mediana en salut mental és només el 2,1 % del pressupost de salut. Amb tanta gent esperant, cada hora que se'n va a confirmar cites o a refer factures és una hora menys de teràpia.

Què ha de resoldre un programari per a psicòlegs a Llatinoamèrica

Gairebé qualsevol programa de gestió porta agenda, fitxes de pacients i alguna manera de cobrar. Les diferències apareixen quan el fas servir fora del país per al qual es va dissenyar. Abans de triar, mira aquests quatre punts.

L'hora del teu consultori

Si el programa treballa amb la zona horària d'un altre país, tot es descol·loca sense que te n'adonis: el recordatori surt de matinada, la cita es marca com a començada abans d'hora i l'agenda pública deixa d'oferir hores que encara són lliures. La zona horària ha de ser la del teu consultori de psicologia, i l'has de poder canviar si et canvies de ciutat.

WhatsApp abans que el correu

A gairebé tota Llatinoamèrica, WhatsApp és la manera normal de parlar amb el consultori, i el correu s'obre de tant en tant. Els recordatoris de cites han d'arribar per aquí, a números amb el prefix de cada país, i el pacient ha de poder confirmar o cancel·lar sense trucar-te.

Factures amb la teva moneda i els teus impostos

Un programa pensat per a Espanya factura en euros, amb IVA i IRPF. Tu necessites la teva moneda (pesos, sols, colons, quetzals o dòlars), l'impost del teu país si n'hi ha i la retenció que et toqui, si te'n toca alguna. Pregunta també què passa amb la factura electrònica del teu país, perquè en molts casos l'ha d'emetre un sistema autoritzat per l'autoritat tributària.

Dades de salut ben guardades

Les notes de sessió i la història clínica són dades sensibles en qualsevol legislació. Abans de contractar, pregunta on són els servidors, si les dades es guarden xifrades, cada quant es fan còpies de seguretat i qui pot obrir una història clínica.

La teva zona horària, detectada en crear el compte

My Psico Agenda va néixer a Espanya, així que és just explicar-te com resol cadascun d'aquests punts. Cada compte té la seva zona horària, i quan et registres l'agenda agafa la del teu mòbil o del teu ordinador. T'ho diu amb un avís com aquest: «Hem posat la teva zona horària: Mèxic · Ciutat de Mèxic. Si no és la teva, canvia-la a Ajustos ▸ General.»

A Ajustos ▸ General, l'apartat «Zona horària» té una llista de «Les més habituals» amb Mèxic, Colòmbia, el Perú, l'Equador, Veneçuela, Bolívia, Xile, l'Argentina, l'Uruguai, el Paraguai, Costa Rica, Guatemala, Panamà, la República Dominicana, Puerto Rico i Cuba, i una altra amb «Totes les zones». Abans de desar, un rellotge t'ensenya l'hora que és «Ara en aquesta zona».

Aquesta zona mana en el que importa: l'hora a la qual surten els recordatoris, la línia vermella que marca el moment actual a l'agenda, l'estat de cada cita al llarg del dia i les hores lliures que veuen els teus pacients. Si la canvies, les cites no es mouen: la de les deu continua a les deu.

Recordatoris per WhatsApp a números de qualsevol país

A la fitxa del pacient, el telèfon porta un selector amb 98 països. El busques pel nom o pel prefix (escrius «57» i apareix Colòmbia) i el número es guarda en format internacional. Si enganxes el número complet amb el prefix al davant, en sortir del camp es reparteix sol entre el país i el número.

Amb el número ben guardat, els recordatoris per WhatsApp surten sols 24 hores abans de cada cita, des del WhatsApp de l'app i amb dos botons per confirmar o anul·lar la cita. Si el pacient confirma, a la teva agenda la cita apareix com a «Confirmada pel pacient»; si l'anul·la, la cita s'anul·la i el forat queda lliure per a una altra persona. També pots activar un avís «Quan es crea la cita», i sempre tens el botó «🔔 Recordar» per escriure-li tu des del teu propi WhatsApp.

Els automàtics tenen una quota mensual segons el pla i surten en l'idioma que triïs per al teu compte. Un avís si atens a l'Argentina: WhatsApp necessita que els mòbils portin un 9 entre el +54 i el codi d'àrea, i sense el 15. Desa'ls així (+54 9 11…) i els avisos arribaran. Tens més detalls a la guia de recordatoris de WhatsApp per a pacients.

Reserves des del teu enllaç, directes al teu WhatsApp

A Ajustos ▸ «Espai Pacients» pots obrir la teva agenda al públic. Et dona un enllaç propi, del tipus mypsicoagenda.com/reservar/el-teu-nom/, per posar-lo a Instagram, al teu perfil de Google o al teu web, on a més pots inserir l'agenda amb un codi. Qui hi entra veu les teves hores lliures per a sessions de 60 minuts, amb un avís a dalt de quina ciutat són (per exemple, «Hores de Buenos Aires»), i en triar-ne una se li obre el teu WhatsApp amb el missatge ja escrit: «Hola! M'agradaria reservar el dia 14/11/2026 a les 18:00». La cita queda reservada quan tu la hi confirmes.

És el més semblant a una agenda en línia de torns, com en diuen a l'Argentina i l'Uruguai («turnos»), però sense que el pacient s'hagi de crear un compte. Si vols comparar opcions, tens la guia de reserves en línia per a psicòlegs.

Factures en pesos, sols o colons

El primer cop que vagis a emetre una factura, l'agenda et pregunta «On tens el teu domicili fiscal?» amb el teu país ja triat («L'hem preseleccionat segons la teva zona horària: canvia'l si no és el teu»). Prems «Desar i continuar» i, des d'aquell moment, les teves factures segueixen les regles d'un compte de fora d'Espanya:

• La teva moneda. Les factures en la teva moneda porten el seu codi al PDF (per exemple, 60.000,00 CRC). Si en prefereixes una altra, com el dòlar, la tries a «Moneda de les teves factures». Cada factura conserva la moneda amb què es va emetre.
• El teu impost i la teva retenció. En lloc dels tipus espanyols, escrius el percentatge que correspongui a «Impost (%)» i a «Retenció (%)», o els deixes a zero. Si els teus serveis no porten impost al teu país, marques la factura com a exempta.
• La teva identificació fiscal. Al camp «Identificació fiscal» de les teves dades de facturació hi va el teu RFC, NIT, CUIT, RUT, RUC o cèdula. Al PDF surt com a «Id. fiscal», amb el nom del teu país a l'adreça.
• Sense passos de més. Amb «Crear i emetre», la factura neix ja emesa amb el número següent de la teva sèrie. Si véns d'un altre programa, a «Véns d'un altre programa? Comença pel núm.» continues la teva numeració.

VeriFactu, el sistema de l'Agència Tributària espanyola, només es fa servir amb domicili fiscal a Espanya, així que al teu compte no s'hi aplica. Les factures que emets compten per a la quota mensual del teu pla.

Quina moneda posa l'agenda a cada país de Llatinoamèrica

Quan confirmes el teu país, la moneda es posa sola. Aquestes en són algunes:

També hi ha les del Paraguai (PYG), Bolívia (BOB), Hondures (HNL), Nicaragua (NIO), la República Dominicana (DOP), Veneçuela (VES), Cuba (CUP) i el Brasil (BRL). A El Salvador i Puerto Rico, com a l'Equador i Panamà, es factura en dòlars.

Factura electrònica a Llatinoamèrica: el que l'agenda no fa

En molts països de la regió, la factura amb validesa fiscal és electrònica i passa per l'autoritat tributària: el CFDI que timbra un proveïdor autoritzat pel SAT a Mèxic, la factura electrònica que valida la DIAN a Colòmbia o la «boleta de honorarios» electrònica del SII a Xile, per posar tres exemples. My Psico Agenda no es connecta amb aquests sistemes. El que emet és un document amb número correlatiu, data, les teves dades i les del pacient, útil com a rebut i com a registre ordenat del que cobres, però no substitueix el comprovant fiscal electrònic. Si el teu país te l'exigeix, el continues emetent amb el teu proveïdor o al web de la teva autoritat tributària, i l'agenda s'encarrega de la resta: cites, recordatoris, fitxes i cobraments.

Història clínica i protecció de dades a Llatinoamèrica

Cada país té les seves normes sobre l'expedient o la història clínica i sobre les dades personals, i el més segur és repassar-les amb el teu col·legi o la teva associació professional. Dos exemples de com tracten la versió digital:

• Mèxic. La NOM-004-SSA3-2012, de l'expedient clínic, admet que l'expedient estigui format per documents electrònics i demana conservar-lo un mínim de cinc anys des de l'últim acte mèdic.
• Argentina. La Llei 26.529 de drets del pacient permet la història clínica informatitzada (article 13) sempre que se n'asseguri la integritat, l'autenticitat, la inalterabilitat, la perdurabilitat i la recuperabilitat.

El que posa l'agenda per la seva banda: servidors a la Unió Europea (a França), les taules de pacients, històries clíniques i consentiments xifrades en repòs, còpies de seguretat diàries xifrades, verificació en dos passos per correu si l'actives i un PIN opcional de quatre xifres per bloquejar la història clínica i altres seccions. Els consentiments informats se signen amb el dit al mòbil del pacient i queden guardats a la seva fitxa.

Pacients en un altre país i teràpia en línia

Si atens per videotrucada pacients que viuen en un altre país, tingues en compte una cosa: l'agenda, els recordatoris i l'espai del pacient fan servir l'hora del teu consultori. Un pacient que viu a Madrid i es veu amb tu a Bogotà rep el recordatori amb la teva hora, així que aclareix-l'hi a la primera sessió. La videotrucada, la fas amb la plataforma que ja facis servir, perquè l'agenda no la inclou.

Per cobrar, «Registrar pagaments» admet pagaments parcials, diversos mètodes i dates diferents, i també portes els bons de sessions. Si vols repassar la part pràctica d'atendre pacients de fora, tens la guia sobre pacients internacionals, escrita des d'Espanya però amb idees que serveixen igual a la regió.

Quant costa i com es paga des de Llatinoamèrica

Els plans es paguen cada mes, en euros i amb targeta, sense permanència: cancel·les quan vulguis des d'Ajustos. El teu banc fa el canvi a la teva moneda, així que revisa si et cobra comissió per compres a l'estranger. Preus sense impostos:

• Semilla, 4,99 €/mes: fins a 15 pacients, 20 recordatoris automàtics i 20 factures al mes.
• Júnior, 19,99 €/mes: pacients sense límit, 100 recordatoris i 100 factures al mes.
• Sénior, 29,99 €/mes: pacients sense límit, 250 recordatoris i factures sense límit.
• Per a centres, Centre Mini (99,99 €/mes, fins a 5 terapeutes), Pla Mitjà (129,99 €/mes, fins a 10) i Centre Super (159,99 €/mes, fins a 15).

El primer mes et pot sortir gratis: quan entres tries «Reclamar 1 mes gratis» i tens 30 dies del pla Júnior (Centre Mini si ets un centre), sense targeta. Quan s'acaba no es cobra res i decideixes si continues. Tens la comparativa completa a preus i tot el que inclou el programari per a psicòlegs.

Com començar amb el teu programari per a psicòlegs a Llatinoamèrica

1. Crea el teu compte des del mòbil o l'ordinador amb el teu nom, el teu correu i una contrasenya. La zona horària es posa sola.
2. Tria «Reclamar 1 mes gratis» a la finestra de benvinguda.
3. Porta-hi els teus pacients, un per un amb el seu prefix o tots alhora des d'un Excel o un CSV a Ajustos ▸ «Importació».
4. Posa a l'agenda les teves properes cites i deixa que els recordatoris surtin sols.
5. Quan vagis a facturar, confirma el teu país i revisa la moneda a «Moneda de les teves factures».

Preguntes freqüents sobre el programari per a psicòlegs a Llatinoamèrica

El que més ens pregunten psicòlegs de Mèxic, Colòmbia, l'Argentina, Xile, el Perú i l'Amèrica Central.

Funciona My Psico Agenda a Mèxic, Colòmbia, l'Argentina i la resta de Llatinoamèrica?

Sí. És una agenda en línia que funciona al navegador del mòbil, la tauleta o l'ordinador, a qualsevol país. Cada compte té la seva zona horària, els recordatoris arriben per WhatsApp a números de qualsevol país i les factures surten en la moneda del teu.

Puc fer factures en pesos, sols o colons?

Sí. Un compte amb domicili fiscal fora d'Espanya factura en la moneda del seu país (pesos mexicans, colombians, argentins, xilens o uruguaians, sols, colons o quetzals, entre d'altres) o en la que triïs a «Moneda de les teves factures», amb l'impost i la retenció que et corresponguin.

Emet CFDI o la factura electrònica de la DIAN o el SII?

No. L'agenda no es connecta amb el SAT, la DIAN, el SII ni amb altres autoritats tributàries de la regió. Si el teu país t'exigeix un comprovant electrònic, l'emets amb el teu proveïdor autoritzat; la factura de l'agenda et serveix com a rebut per al pacient i com a registre del que cobres.

Els recordatoris de WhatsApp arriben a números de Llatinoamèrica?

Sí, sempre que el número estigui desat amb el seu prefix, que la fitxa afegeix amb el selector de país. Surten 24 hores abans de cada cita amb dos botons per confirmar o anul·lar. A l'Argentina, els mòbils han de portar el 9 després del +54 i sense el 15.

En quina moneda es paga la subscripció?

En euros, amb targeta i cada mes, sense permanència. El teu banc converteix l'import a la teva moneda. El primer mes pot ser gratis: 30 dies del pla Júnior sense targeta, i quan s'acaba no es cobra res.

Amb quina hora els arriben els recordatoris als meus pacients?

Amb la del teu consultori, que és la zona horària del teu compte. Si atens en línia algú que viu en un altre fus horari, recorda-li la diferència a la primera sessió.

On es guarden les dades dels meus pacients?

En servidors de la Unió Europea, a França, amb les taules de pacients, històries clíniques i consentiments xifrades en repòs i còpies de seguretat diàries xifrades. Revisa a més el que demani la normativa del teu país sobre la història clínica.